Diagnostic de système d'information
Centre névralgique, le système d’information (SI) constitue un actif stratégique pour toutes les organisations privées ou publiques et ce, quel que soient leur taille.
Il convient donc de le protéger et de le faire évoluer afin qu’il puisse continuer à créer de la valeur et qu’il assure la continuité de l’activité et des services. Aussi, est-il souvent nécessaire pour les organisations de disposer régulièrement d’une vision claire de leur système d’information.
Aussi, pour maintenir votre système d’information dans des conditions opérationnelles optimales, pallier d’éventuelles défaillances, ou encore qu’il réponde mieux à vos orientations stratégiques, autant d’occasions de réaliser un diagnostic SI et de faire appel aux consultants d’Hibyrd !
Vos enjeux
Du diagnostic ciblé au diagnostic complet
Vous souhaitez examiner la pertinence de vos outils informatiques ou encore optimiser et rationaliser les coûts de votre système d’information (SI). Dans ces cas de figure, Hibyrd vous propose un diagnostic ciblé et orienté structuration du SI qui se concentrera sur votre infrastructure informatique proprement dite et ses différents composants. Vous obtiendrez alors une photographie précise de votre système d’information à l’instant T avec ses forces et ses faiblesses.
Si vous désirez plutôt auditer votre SI en vue de l’élaboration d’un nouveau schéma directeur du système d’information (SDSI) ou d’un schéma directeur numérique (SDN) pour accompagner votre digitalisation, alors Hibyrd vous recommande dans ces cas-là un diagnostic complet. Nos consultants-experts effectueront alors un véritable état des lieux de votre Direction des systèmes d’information (DSI) aussi bien interne qu’externe. Nous mesurerons sa qualité de service (Service Level Agreement) et sa valeur ajoutée pour vos différents métiers.
Nous nous interrogerons également sur l’adéquation de votre système d’information à votre stratégie afin de l’aligner sur vos enjeux et vos besoins.
Vos bénéfices en travaillant avec Hibyrd
La démarche Hilearn
Hilearn : des convictions et un savoir-faire
Chez Hibyrd, nous sommes persuadés que les problématiques liées au système d’information (SI) résultent le plus souvent d’une mauvaise communication ou d’une incompréhension entre deux mondes qui ne parlent pas le même langage. D’un côté la Direction des systèmes d’information (DSI), de l’autre les directions métiers opérationnelles et fonctionnelles. C’est pourquoi, au-delà de son expertise technologique, Hibyrd vous apporte son savoir-faire pour évaluer le niveau de maturité du dialogue entre la DSI et ses clients. Dans ce cadre, le diagnostic va chercher à analyser les modalités de fonctionnement entre la Direction des systèmes d’information et ses différentes parties prenantes, et voir comment elle peut mieux répondre aux attentes de ces clients. Ce savoir-faire se traduit par une approche unique en son genre baptisée Hilearn®.
Hilearn : une méthodologie hybride
Pour réaliser votre diagnostic SI, Hibyrd s’appuie sur une démarche puissante, pragmatique, et originale développée depuis près de vingt ans : Hilearn®. Cette méthodologie vous offre le meilleur du consulting et le meilleur du coaching. En effet, elle associe des consultants expérimentés, maîtrisant tous les enjeux techniques des systèmes d'information (SI), et des coachs professionnels spécialisés dans le relationnel et la communication. Cette hybridation de compétences va vous permettre d’instaurer les dynamiques collectives nécessaires pour lever tous les freins à la transformation de votre SI. En outre, chaque l’équipe d’intervenants Hibyrd sera uniquement composée d’experts seniors connaissant les meilleures pratiques et l’état de l’art du moment. Soulignons enfin que cette offre de diagnostic SI s'adresse aussi bien aux Direction des systèmes d’information (DSI) privées que publiques.
Hilearn : une démarche d’organisation apprenante
Hibyrd réalisera généralement l’évaluation de votre système d’information en trois temps : diagnostic, scénarios possibles et feuille de route. Dès la phase d’analyse (technique, organisationnelle, fonctionnelle) approfondie de l’existant, notre démarche reposera sur la constitution de groupes de travail pluridisciplinaires animés par une équipe ad'hoc, constituée d’experts métiers et de coachs choisis au sein de notre communauté de consultants. Cette équipe hybride aura pour but de faire émerger des solutions coconstruites, pérennes et partagées par tous les métiers et toutes les fonctions concernées. Ainsi, tout le monde sera associé à la transformation de votre système d’information (SI), coopérera à l’élaboration de la cible et s’appropriera ainsi l’évolution du SI. Votre organisation aura alors véritablement expérimenté la démarche des organisations apprenantes selon la définition de Peter Senge*.
*Professeur de management et auteur américain, directeur du Center for Organizational Learning (Centre pour les organisations apprenantes) du MIT Sloan School of Management.
L'hybridité depuis 20 ans
L'expérience
et l'engagement
d'un cabinet
de conseil
Des solutions
qualitatives
et réélement
sur-mesure
Les ressources
d'une plateforme
de compétences
Le meilleur de deux mondes
Depuis 2001, Hibyrd conjugue l’expertise d’associer un cabinet de conseil en transformation des organisations, avec les ressources et les avantages d'une plateforme de compétences (souplesse, réactivité, pluridisciplinarité), riche de plus de 1500 consultants seniors, tous spécialisés dans un domaine d’activité spécifique. Grâce à cette double approche, Hibyrd vous accompagnera tout au long de vos projets. Après avoir défini, avec vous, l’étendu de vos besoins, nous constituerons pour réaliser votre diagnostic SI, une équipe qui vous sera dédiée, la mieux adaptée et à même de répondre à votre problématique spécifique. Dès lors, celle-ci prendra en compte toutes vos contraintes, pilotera et assurera le suivi de la mission que vous nous aurez confiée de A à Z en relation étroite avec vos équipes.
Des experts métiers et de la relation
Hybride par nature, la spécificité de notre société de conseil est de vous proposer pour chacune de nos interventions, une équipe Hibyrd composée à la fois d’experts métiers et de spécialistes de la relation humaine. Concernant les projets de diagnostics de systèmes d’information, Hibyrd met à votre service des experts techniques ou métiers seniors et aux expériences multiples : stratégie et gouvernance, architecture et urbanisme, optimisation des processus, cybersécurité, audit et qualité, infrastructure et applicatif, métiers. Pour ce qui est de la partie relationnelle, nos consultants de la relation vous apportent une expertise dans les domaines comme la communication interpersonnelle, la conduite du changement, la coconstruction et l’intelligence collective (approche organisation apprenante), le design thinking, ou encore le coaching individuel et collectif.
Croisons nos intelligences
Chez Hibyrd, nous sommes persuadés que les solutions se trouvent avant tout au sein même de votre organisation. C’est pourquoi une bonne partie de la méthodologie de notre offre de diagnostic système d'information (SI) repose sur de la coconstruction avec vos équipes. En nous appuyant sur notre approche autour de l'organisation apprenante et de l’intelligence collective, nous allons mobiliser vos collaborateurs, aplanir les difficultés d’ordre relationnelle, fonctionnelle ou organisationnelle pour faire émerger des idées et des solutions aux problématiques rencontrées. Experts de la maïeutique, nous ne réinventerons pas la roue mais nous y instillerons quelques gouttes d’huile pour en améliorer son fonctionnement. Ainsi le travail collaboratif, l’approche en groupe de travail multi-métier, permettra à toutes vos équipes d’être partie prenante du changement, de valider les évolutions nécessaires de votre système d’information, et de mieux intégrer les nouvelles postures et les nouveaux processus à mettre en œuvre.
Quelques références en diagnostic de système d'information
Accompagnement à l'élaboration d'un Plan Stratégique Numérique (PSN)
Collectivité territoriale (1200 agents)
Forte de son dynamisme numérique, la collectivité souhaite aller plus loin dans sa transition, tant pour ses usagers que pour le fonctionnement de ses services, en mettant en place un Plan Stratégique Numérique (PSN) visant à aligner son système d’information avec la stratégie globale de la mairie. La DSI souhaite se faire accompagner pour ce faire. Devant tenir compte des aspects organisationnels, fonctionnels, techniques et économiques de ce plan, l’étude devra poser un diagnostic sur l’existant, appréhender les besoins d’évolutions métiers et définir le périmètre ainsi que les scénarios pour la mise en œuvre d’un tel projet.
Conformément à l'approche hybride d'Hibyrd, qui associe les hard-skills et les soft-skills pour favoriser pertinence et conduite du changement, notre méthodologie en termes de diagnostic s'appuie sur une approche participative centrée sur les processus et les usages (et non pas seulement sur la technologie), sur une méthodologie agile transférable à la collectivité pour garantir l'adaptabilité du PSN, et sur une analyse d'urbanisation du SI.
.
- Accompagnement à la mutation du service numérique de la collectivité
- Reconnaissance de la DSI comme un centre de ressources pour l'ensemble des autres directions et un nouveau positionnement affirmé et légitime de la DSI de la ville-centre au sein de l'intercommunalité de la région
- Définition d'une cinquantaine de projets stratégiques couvrant notamment les domaines de : smart city et cille intelligente, le numérique participatif, les usages numériques, le travail collaboratif transverse, les relations usagers, la dématérialisation, ...
Cartographie et évolution des missions relatives aux systèmes d'information et de communication
Préfecture de région
La préfecture souhaite cartographier et faire évoluer ses missions relatives à son système d'information et de communication (SIC). Pour ce faire, cette administration souhaite bénéficier d'un diagnostic. Cette mission revêt un caractère particulièrement stratégique et structurant car les services concernés sont les chevilles ouvrières des chantiers liés à la transformation numérique de l'Etat en région.
Nous effectuons un état des lieux et un diagnostic. Un relevé est formalisé au travers d'une cartographie exhaustive des missions effectuées par les services SIC, sur la base du référentiel fourni par la préfecture. À partir des informations relevées, des scénarios de changement des actions et des missions sont élaborés, présentés, argumentés, évalués et si besoin déclinés en prestations d'accompagnement spécifiques. Ils explorent 3 axes d'évolutions possibles : le maintien en l'état, le transfert dans d'autres services ou l'externalisation dans le privé, la mutualisation à l'échelle départementale, régionale ou nationale.
.
- Diagnostic du système d'information et communication
- Cartographie des missions réalisées par le SIC
- Elaboration d'un programme GPEC
AMOA pour la refonte du système d'information
ETI dans le domaine viticole
La direction générale fait l'analyse que son système d'information (SI) est ancien. Elle souhaite réaliser une refonte complète de son SI afin de lui permettre une meilleure adaptabilité numérique aux projets de développement stratégique de l'entreprise.
Hibyrd réalise un diagnostic du SI en faisant intervenir un consultant expert en refonte de systèmes numériques. Une analyse détaillée du SI a permis de concevoir une proposition d'évolution de son SI.
.
- Diagnostic dans son ensemble du SI (technique, fonctionnel, organisationnel)
- Etude des données (typologie des données, analyse des redondances, sécurité des accès)
- Etude de processus clés
- Rapport de synthèse donnant plusieurs scénarii d'évolution du SI avec leurs impacts fonctionnels, techniques, humains et financiers
Diagnostic 360° du système d'information et accompagnement au suivi des plans d'actions
Etablissement d'enseignement supérieur dans le domaine de l'immobilier et gestion de patrimoine
Le système d'information de l'école présente différentes disparités d'un site à l'autre et sa gouvernance est encore embryonnaire. La direction de l'école choisit Hibyrd pour faire un état des lieux approfondi du SI, sur la base duquel sera élaboré la trajectoire d'évolution à 5 ans, répondant aux objectifs stratégiques du groupe.
L'intervention de consultants expert en diagnostic de SI et des métiers de l'enseignement supérieur permet de proposer une démarche globale, marquée par son caractère collaboratif avec les instances dirigeantes de l'école qui gardent ainsi la maîtrise des préconisations proposées (priorités métiers, budgets alloués, …).
.
- Diagnostic 360 du SI sur les axes technique, fonctionnel, organisationnel et gouvernance, financier
- Elaboration en coconstruction de différents scénarii
- Construction d'une feuille de route sur la base du scénario retenu
Vous avez des questions
En quoi la démarche Hilearn® imaginée par Hibyrd peut-elle avoir un intérêt dans le cadre d'un projet de diagnostic SI, voir même de diagnostic organisationnel d'une DSI ?
L'expérience nous a montré que les échanges entre l'équipe de la DSI et ses clients (Directions métiers, DG, clients) posaient généralement un problème de compréhension mutuelle. En effet, il s'agit souvent de deux mondes qui ne parlent pas le même langage.
Quand l'utilisateur attend de la souplesse et de la facilitation d'usage des solutions proposées par la DSI, l'ingénieur SI décode complexité fonctionnelle, risque et vulnérabilité des briques logiciels à implémenter ...
Fort de ce constat, la particularité de la démarche Hilearn® consiste à hybrider au sein de l'équipe de consultants métiers et techniques en charge du diagnostic, des experts de la relation (coachs d'équipe) qui vont permettre la facilitation des échanges entre les différentes parties prenantes et par la même permettre une mutuelle compréhension des attentes réciproques de chacun.
Ainsi, au lieu d'obtenir un diagnostic à charge de la DSI, nous élaborons en coconstruction et au travers de regards croisés, une auto-évaluation de la maturité digitale de l'ensemble de l'entreprise.
En quoi Hibyrd est-il différent d'une ESN ou SSII spécialisée dans le digital ?
Pour nous, un projet de diagnostic de SI ou de DSI ne doit pas être focussé uniquement sous l'angle technique. Par exemple, un audit sécurité du SI qui ne serait que technique, passera complétement à côté de la problématique et des risques cyber liés à la maturité des utilisateurs sur ce sujet. Or c'est là une des principales failles des entreprises.
De même, l'efficience de l'organisation d'une DSI doit être mise en regard de la maturité digitale de l'entreprise dans sa globalité et de sa gouvernance en particulier.
Fort de ce constat et grâce à notre modèle qui nous permet de fédérer une multitude d'experts aussi bien techniques que métiers et fonctionnels, Hibyrd, en tant que société de conseil, peut constituer des équipes projet pluridisciplinaires bien plus large qu'une ESN qui elle ne s'appuiera que sur un socle technique.
Ainsi, serons-nous en mesure d'aborder dans le cadre de notre mission de diagnostic du SI ou de la DSI, des aspects tels que l'efficience des processus de gouvernance, le degré de maturité digital des utilisateurs, et ce au même titre que la maîtrise par les équipes de la DSI des référentiels métiers et technique propres à leurs domaines d'expertises.
Combien coûte un audit du SI ?
C'est impossible à déterminer comme cela. En effet, il y a tout un ensemble de paramètres qui concoure à l'élaboration de l'offre de prix, qui découlera de la démarche envisagée.
Cette démarche sera différente, s'il s'agit d'un diagnostic complet du système d'information (SI) d'une PME ou bien d'un diagnostic technico-fonctionnel d'un sous-ensemble du SI d'un grand groupe.
C'est pourquoi chez Hibyrd, nous préconisons de coconstruire la proposition commerciale avec le client au travers d'un questionnement précis permettant de définir les véritables intentions recherchées et ainsi de pouvoir élaborer une démarche sur mesure qui sera alors parfaitement adaptée au contexte et attendu du client.
A partir de là, notre diagnostic pourra alors plus se concentrer sur des aspects d'optimisation et de réduction des coûts, de la recherche d'une organisation de la DSI avec ses clients plus souple et réactive ou bien de la mesure de la satisfaction des clients utilisateurs au regard de leurs besoins métiers.
Quels sont les grands axes d'un audit du SI ?
Chez Hibyrd, nous préférons parler de Diagnostic à 360°. En effet, le terme audit nous paraît trop stigmatisant et ne permet pas de responsabiliser les parties prenantes qui gravitent autour de la DSI.
En effet, pour nous, un diagnostic du SI, voir même de la DSI, se doit d'aborder les 4 grands axes suivants :
- Un axe technique au travers de différents SWOT analysant les infrastructures, la bureautique, la politique d'infogérance, etc..
- Un axe fonctionnel permettant de recenser la cartographie de l'existant au regard des besoins et attendus
- Un axe organisationnel qui va se focusser sur les politiques de sourcing, de gouvernance, de relations partenariales, ...
Et enfin un axe financier afin de benchmarker les coûts SI au regard de ce qui se pratiques selon les univers métiers du client.
Pour ce faire, au delà d'une étape de cadrage préalable et d'une analyse documentaire, nous allons organiser tout un ensemble d'entretiens, d'ateliers, de réunions de travail thématiques ou transversales permettant d'aller à la rencontre de toutes les parties prenantes de l'entreprise qui sont peu ou prou impliquées dans les processus de digitalisation de cette dernière.
C'est alors à partir de toute cette matière, que nous serons en mesure de dégager, de manière coconstruite, des recommandations et des pistes d'amélioration, facilitant ainsi le travail d'acceptabilité et de responsabilisation nécessaire à leurs mises en œuvre effectives.
