Votre société de conseil
spécialisée dans
le service public
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Hibyrd, conseil en transformation des organisations
Vous souhaitez accélérer la transformation digitale de votre collectivité territoriale ? Retrouver des marges de manœuvre au sein de votre mairie ? Améliorer la relation usager dans votre administration ?... Quelles que soient votre problématique du moment et la nature de votre organisation publique, notre cabinet de conseil Hibyrd vous propose un accompagnement sur mesure, inclusif et co-constructif, qui place l’humain au premier plan.
Partenaire privilégié des organisations publiques, notre société accompagne, depuis sa création il y a plus de 25 ans, l’ensemble des acteurs de la fonction publique territoriale :
- Collectivité territoriale (mairie, conseil départemental, conseil régional…) ;
- EPCI (établissements publics de coopération intercommunale) ;
- Communauté d’agglomérations ;
- Communautés de communes ;
- Métropoles ;
- Syndicats intercommunaux ;
- ...
Grâce à cette expertise de longue date, nous connaissons par cœur les codes, le cadre réglementaire, les enjeux et les défis rencontrés par les acteurs du public.
Forts d’une communauté de plus de 1 500 consultants expérimentés, sélectionnés par nos soins, nous sommes capables de composer de façon entièrement personnalisée une équipe d’experts de la fonction publique, dont le savoir-faire et le savoir-être sont parfaitement en phase avec votre objectif :
- Retrouver des marges de maœuvre et réduire vos coûts pour gagner en efficience, atteindre vos objectifs et améliorer la qualité de la relation usager ;
- Mettre en place une culture de la performance pour faire de votre structure publique une organisation agile, innovante et apprenante ;
- Faire face à la pénurie de talents, optimiser vos process de recrutement, fidéliser vos collaborateurs et renforcer l’attractivité de votre organisation ;
- Accompagner votre transformation digitale (implémentation de l’IA, SDSI - Schéma Directeur des Systèmes d’Information, AMOA - Assistance à maîtrise d’ouvrage, conduite du changement, Open data …).
Votre problématique
Quelques références du secteur public
Accompagnement en intelligence collective pour faciliter un audit de fonctionnement de la DSI
Collectivité locale (700 agents)
La Direction s'interroge sur l'organisation de la fonction informatique, son pilotage, son positionnement dans la structure, ses relations avec les utilisateurs et ses méthodes de travail ainsi que sur la sécurité informatique. Elle a souhaité faire réaliser un audit organisationnel et fonctionnel en y intégrant un regard sur la fonction sécurité.
Hibyrd a accompagné la direction générale, les directions métiers et le service informatique pour élaborer le diagnostic partagé de l’organisation de la fonction et de la sécurité informatiques. L’approche proposée repose sur l’intervention d’une équipe composée d’un expert en architecture et sécurité du système d’information et d’une experte de l’intelligence relationnelle et collective et de la co-construction en équipe.
- Constat partagé que le système d’information et sa sécurité sont l’affaire de tous
- Partage d’une vision commune pour le système d’information
- Mise en évidence qu’une première étape essentielle est la mise en place d’un processus commun de management : priorisation et décision des projets SI
- Co-construction des priorités des projets à lancer
Diagnostic de situation des services et proposition d'amélioration
Centre d'action social d'un établissement public municipal ( > 5000 agents)
Suite à une fusion entre les services, le CCAS a souhaité un diagnostic de situation des personnels sociaux et des propositions d'amélioration car cette opération a déstabilisé une partie des équipes entrainant de la défiance vis-à-vis de la gouvernance.
Notre équipe, composée d'experts métiers (sociologue, médiateur, connaissance du monde social) et d’experts de la relation (coach) a réalisé un diagnostic : écoute des agents, objectivation de la situation au travers des faits, partage des éléments collectés avec le plus grand nombre, et proposé des points d'améliorations.
- Climat de travail apaisé entre agents et dans la relation encadrants-agents
- Culture commune recréée et partagée. Esprit d’équipe et synergies entre les services sociaux et les administratifs
- Mise en place de fonctionnement adaptés aux métiers et acceptés par le collectif de travail
- Création d’une dynamique constructive et positive au bénéfice des agents, des usagers et de l’institution
Conseil et accompagnement en matière de fonctionnement des services, départements et directions
Musée sous la tutelle du Ministère de la culture et du Ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche
Suite à un audit, le musée a souhaité entreprendre une démarche globale destinée à fluidifier le fonctionnement collectif de l’organisation en termes de transversalité : communication interne, procédures partagées, fonctionnement de l’équipe de direction.
Notre équipe, composée d'experts métiers (réorganisation, muséographie) et d’experts de la relation (conduite du changement) a mis en place une démarche de management dans laquelle la dimension humaine et relationnelle du professionnalisme de l’ensemble des personnels est interconnectée avec sa dimension technique.
- Attachement des équipes au cœur de mission et au cœur de métier
- Valorisation des individus
- Elaboration de procédures transversales
- Etablissement de contrats de service et formalisation de charte de fonctionnement
- Mise en place d’une newsletter interne
Accompagnement dans la mise en oeuvre de Qualivilles ®
Collectivité locale
Afin d’améliorer les relations avec les usagers, la collectivité locale souhaite mettre en œuvre une démarche volontariste impliquant différents services municipaux en faisant en sorte qu'elle soit rapidement reconnue, en externe et en interne, par l'obtention de la certification Qualiville.
Notre équipe, composée d'experts métiers (fonction publique, qualité, organisation) et d’experts de la relation (accompagnement du changement) a réalisé l’assistance à la maîtrise d’ouvrage en concevant une démarche participative.
- Développement de l'implication durable des managers
- Structuration d'une fonction accueil informatif, en lien avec les services accueillant du public
- Développement des relations multicanales avec les usagers
- Développement de concepts structurants pour les services accueillant du public : accueil physique, téléphonie, amélioration de la gestion des correspondances écrites, fixation d'exigences de qualité de service, développement des usages numériques,…
- Développement de la professionnalisation et de la polycompétence des agents
- Développement de la mesure de la satisfaction des usagers et prise en compte des réclamations
Quelques chiffres
Sagesse
20
ans
Ressources
42
consultants
Expérience
1315
projets
Références
298
clients
Des offres sur mesure
Vous avez des questions
Comment contribuez-vous aux mutations des organisations publiques ?
Nous intervenons au sein de la fonction publique depuis 2003. Cette longue expérience de terrain nous confère une réelle connaissance de ce secteur et nous permet, lors de nos missions, de partager notre savoir-faire et nos retours d'expérience. Ainsi, nos consultants comprennent pleinement vos besoins par rapport à vos enjeux majeurs. Nos consultants métiers et experts de la relation seront à vos côtés, engagés pour vous apporter des solutions innovantes et opérationnelles et ce, quel que soit votre projet : mettre le citoyen au cœur des démarches de modernisation, transformer vos processus métier, redéfinir les parcours utilisateurs…
Qu'est-ce qui vous différencie des autres cabinets de conseil experts du secteur public ?
Outre nos longues années d’expérience auprès du secteur public, nous nous démarquons aussi par notre démarche Hilearn, visant à conjuguer l’expertise technique de consultants métiers à la finesse relationnelle d’experts de la relation humaine. En effet, la plupart des enjeux rencontrés sont doubles : d’une part, des enjeux liés aux questions techniques et organisationnelles ; d’autre part, des enjeux relationnels, comportementaux, et culturels. En outre, pour réussir ces transformations complexes, votre organisation a besoin d’apprendre de ses expériences et de devenir plus autonome. En un mot, devenir une organisation apprenante. C'est pourquoi nous mettons également en place une démarche de co-construction, inclusive et bienveillante qui permet à votre organisation de grandir et de développer son agilité face aux évolutions réglementaires, technologiques et humaines.
Compte tenu des grands projets de transformation des acteurs du secteur public, comment gérez-vous vos interventions ?
Chaque mission fait intervenir des consultants experts métiers mais également experts de la relation. En effet, vos transformations ont également des impacts sur les environnements de travail de vos agents. Ce croisement d'expertises, qui n'est pas une simple juxtaposition, permet à votre organisation de gagner en autonomie et d'aborder votre projet de transformation dans sa globalité.
À quelles tailles de collectivités s'adresse votre offre qualité ?
Tout à fait. Les démarches d'amélioration de la qualité s'appliquent à toutes les tailles de collectivités. Elles peuvent se traduire par une simple amélioration des processus de travail ou, pour plus de visibilité, elles peuvent être officialisées par une certification. Ces démarches peuvent s'appliquer à des périmètres très précis. Hibyrd délivre un conseil opérationnel dans les démarches d'amélioration ( Services Publics +, Qualivilles, Iso 9000, Certi'crèche, ...) touchant l'ensemble de la qualité de l'accueil et des services. Nous vous accompagnons à chaque étape de la mise en œuvre du référentiel adapté à votre besoin.
Qu'est-ce que Qualivilles exactement ?
Selon l'Afnor (Association française de normalisation), Qualivilles est un référentiel de certification de service qui porte sur la qualité de la relation citoyenne (relations quotidiennes des habitants de la commune avec les services municipaux). Il s’adresse aux acteurs des collectivités territoriales. Son référentiel est composé d’engagements de services qui permettent de structurer la politique de pilotage de la qualité portant sur l’accueil, l’information, l’orientation et les réponses à apporter aux usagers.
Quelles différences entre Qualivilles et Services Publics + ?
Avant tout, il faut savoir que Qualivilles est une certification payante délivrée par l’AFNOR (Association Française de la NORmalisation) aux collectivités locales et territoriales (mairies, services municipaux…) sur la base d’un référentiel précis constitué de 33 engagements, et faisant l’objet d’un audit annuel. L’objectif est d’améliorer la relation avec les usagers et la satisfaction de ces derniers (qualité de l’accueil, réduction des délais de traitement des demandes…), mais aussi d’optimiser les services et de valoriser le savoir-faire des agents municipaux.
Quant à Services Publics +, il s’agit d’un label national gratuit, visant à valoriser les administrations engagées dans une démarche d’amélioration continue, sans objectif de certification précis. Il concerne l’ensemble des administrations publiques. La démarche, moins contraignante que Qualivilles, repose sur un engagement volontaire sans audit externe systématique ni référentiel certifiant. Il s'agit davantage d'une reconnaissance institutionnelle que d'une certification à proprement parler.
Qu’est-ce qu’un projet d’administration ?
L’élaboration d’un Projet d’Administration vise à coordonner certains objectifs fixés par les équipes d’élus des communes et intercommunalités. Voici quelques exemples de missions dans le cadre d’un projet d’administration :
- Organiser et suivre la mise en œuvre du projet administratif ;
- Optimiser le projet d'administration de la mairie et le projet d'administration collectivités territoriales pour améliorer le service rendu ;
- Adapter l’organisation des services publics, des collectivités publiques locales et de la gouvernance au profit d’un fonctionnement plus efficace et fluide.
Le projet d’administration est un document relatant toutes les actions à mener pour répondre à ces objectifs. Une feuille de route du plan d’administration à piloter liste des projets retenus, des ressources, les compétences et les modes de fonctionnement nécessaires et définit le plan d’action. Cette feuille de route est mise au service des différents acteurs (élus, DGS, administrateurs, directeurs, etc…).
Quelles différences entre le projet d'administration, le projet de service, le projet de territoire ou le projet de direction ?
Si le projet d’administration constitue un cadre de référence commun à l’ensemble des agents de la collectivité, élaborer un projet de service (ou un projet d'administration et de services) permet de situer le travail de chaque service et des agents qui le composent. Le projet de service administratif est donc un document justifiant des différentes ressources sur lesquelles s’appuyer tout au long du pilotage du projet.
Le projet de territoire, lui, donne l’organisation de l'action publique en fonction des ressources des territoires et des enjeux auxquels ils sont confrontés, et définit un véritable projet commun d'intérêt local. Quant au projet de direction, aussi appelé projet de direction de collectivité territoriale, il répond à des aspects managériaux en impliquant l'ensemble des acteurs de la collectivité pour contribuer à la déclinaison opérationnelle des objectifs du projet d'administration.
Comment retrouver de nouvelles marges de manœuvre au sein de mon organisation publique ?
Face à des budgets de plus en plus restreints, des réglementations de plus en plus strictes et des défis de recrutement majeurs, de nombreux acteurs du public peinent à améliorer la qualité du service et à gagner en performance. Pour retrouver de la latitude au sein de son organisation publique, il est impératif d’effectuer un diagnostic complet des pratiques existantes, de repenser en profondeur l’ensemble des modes de fonctionnement et d’identifier les leviers d’optimisation de l’allocation des ressources. Il est également essentiel de développer une véritable culture de la performance et de mettre en place une démarche d’amélioration continue.
Pour aider votre organisation à dégager de nouvelles marges de manœuvre, Hibyrd vous propose une offre pour accompagner la performance des organisations publiques. Après une phase de cadrage et un diagnostic à 360°, nos équipes d’experts pluridisciplinaires identifient les axes de préconisation accompagnés d'analyses d’impacts. Cet accompagnement de plusieurs mois a vocation à vous aider à dégager des marges de manœuvre et des ressources destinées à améliorer la performance opérationnelle, la satisfaction des usagers et la qualité du service public.
Quels sont les leviers pour pallier la pénurie de talents ?
La pénurie de main-d'œuvre est l’un des plus grands défis de la fonction publique, qui souffre d’un manque d’attractivité face au secteur privé. Pour pallier cette pénurie de talents, plusieurs leviers existent, tels que :
- Moderniser les pratiques RH (mettre en place de nouveaux processus de recrutement, diversifier les canaux de sourcing, simplifier l’accès à certains postes…) ;
- Revaloriser les salaires les politiques salariales (adapter les politiques de rémunération et introduire des primes liées au mérite, par exemple) ;
- Améliorer la qualité de vie au travail (QVCT) : télétravail, limiter la charge de travail, encourager l’équilibre vie professionnelle / vie privée ;
- Adapter ses pratiques managériales : mettre en place d’un management participatif et horizontal, encourager l’autonomie et la prise d’initiative…
- Fidéliser les talents en poste : investir dans la formation continue, créer des parcours de carrière personnalisés et attractifs, favoriser la mobilité interne et externe, placer le sens au cœur de l’activité… ;
- Renforcer et valoriser la marque employeur ;
- ...
Pour pallier durablement ces problématiques de recrutement, le plus efficace reste toutefois de solliciter l’aide d’un expert externe, doté d’un regard neutre, d’une vision stratégique et d’une solide expérience de terrain. Chez Hibyrd, nous vous proposons un accompagnement dédié, 100 % sur mesure, pour aider votre organisation publique (mairie, établissement public, administration…) dans ses besoins en recrutement. Nous sommes également en mesure de mobiliser des managers de transition, experts de la fonction publique pour remplacer, au pied levé, une ressource clé ayant quitté ses fonctions et assurer la continuité du service public.
Est-ce que le management de transition est adapté à la fonction publique territoriale ?
Bien qu’il soit traditionnellement associé au secteur privé, le management de transition est un mode d'externalisation de plus en plus prisé par les organisations publiques. Il s’agit, en effet, d’une solution très avantageuse face à une situation critique : une gestion de crise (cyberattaque, pénurie de talents, crise sociale…) ; un remplacement en urgence d’un cadre clé (directeur général des services - DGS ; directeur général des services adjoint - DGA ; directeur des ressources humaines - DRH…) ; un projet de transformation de grande envergure (changement organisationnel, digitalisation des fonctions métiers, mise en place d’un guichet unique, mise en conformité réglementaire…).
Le manager de transition est un cadre chevronné fort de 15 à 25 ans de carrière. Il intervient pour une période allant de 6 à 24 mois. Grâce à son excellence opérationnelle immédiate, son regard externe, son expérience de terrain et sa vision stratégique, il repère rapidement les failles et dysfonctionnements internes, challenge les pratiques et identifie les axes d’amélioration.
Comment intégrer l’IA dans le quotidien d’une administration ? Et pour quels résultats ?
Intégrer l’intelligence artificielle dans le quotidien de son administration est une démarche très stratégique qui s’accompagne de plusieurs défis à la fois techniques, réglementaires et humains.
Voici les étapes clés pour déployer l’IA dans son organisation publique :
- Comprendre l’IA, son fonctionnement et ses limites ;
- Définir des objectifs clairs et alignés aux orientations stratégiques de l’administration ;
- Identifier les différents cas d’usage pour l'implémentation de l’IA (aide à la décision, détection des fraudes, anticipation des besoins usagers…) ;
- Lister, pour chaque fonction métier, l’ensemble des tâches répétitives et chronophages pouvant être automatisées (traitement de formulaires, gestion des courriers…) ;
- Sélectionner les solutions d’IA adaptées aux besoins et aux contraintes de l'organisation publique ;
- Garantir la transparence, la sécurité des données et la bonne conformité RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) ;
- Sensibiliser, acculturer et former ses équipes à une utilisation éthique, responsable et sécurisée de l’IA
Pour sécuriser le déploiement de l’IA au sein de votre administration, Hibyrd vous propose une offre dédiée, afin de vous accompagner à chaque étape de cette transformation digitale délicate et ce, dans le respect de l’humain.
La mise en place de l’IA peut, sous réserve d’être bien pilotée, apporter des résultats significatifs : un précieux gain de temps pour les agents ; une réduction des délais de traitement ; l’amélioration de la qualité du service rendu ; l’optimisation des ressources publiques…
L'hybridité depuis 20 ans
L'expérience
et l'engagement
d'un cabinet
de conseil
Des solutions
qualitatives
et réellement
sur-mesure
Les ressources
d'une plateforme
de compétences
Le meilleur de deux mondes
En tant que cabinet de conseil, Hibyrd déploie depuis près de 20 ans un savoir-faire fondé sur l'expertise de consultants experts du secteur public, de ses enjeux, de ses forces et de ses contraintes. Grâce à son modèle hybride qui allie la force d’une société de conseil solidement implantée et l’agilité d’une communauté de milliers de consultants, Hibyrd est en mesure de constituer une équipe de consultants sur mesure, engagés dans la réussite de leurs missions de conseil.
Des experts métiers et de la relation
Grâce à un sourcing fin, Hibyrd met à votre disposition des experts métiers et de la relation humaine au service de votre secteur. Ces derniers possèdent des compétences à la fois en conseil en stratégie, en conseil en innovation, en conseil en organisation, en processus et parcours client, mais aussi en conduite du changement, en conseil RH, en gestion des ressources humaines, en co-construction et en coaching.
Croisons nos intelligences
Grâce à notre expérience acquise auprès de plus de 500 clients, nous avons développé une capacité d’intervention dans de nombreux secteurs, auprès de tous types d’organisations publiques, dont nous maîtrisons le langage et les enjeux. Mais nous nous appuyons d’abord sur la connaissance et l'engagement de vos propres équipes, en croisant leurs savoirs avec nos propres expertises, pour produire des solutions véritablement durables.
Vos bénéfices en travaillant avec Hibyrd
La démarche Hilearn
Fusion entre organisations publiques, coopération intercommunale, transformation digitale et transferts de sièges de collectivités sont autant de projets complexes, aux défis techniques et humains, qui nécessitent un accompagnement transversal. C’est pourquoi, chez Hibyrd, nous associons des experts métiers à des experts de la relation. Ce croisement d'expertises permet à l'organisation publique de gagner en autonomie et également de co-construire. Chez Hibyrd, conduite du changement, expérience usagers, processus métiers, parcours utilisateurs, digitalisation des points de contacts sont notamment les compétences que nos consultants seniors mettent en œuvre au quotidien pour que vos agents soient pleinement acteurs de la transformation de votre organisation.
L'amélioration de la relation usager est l’un des principaux enjeux pour la majorité des décideurs du secteur public. Les démarches qualité, comme Qualivilles® pour les mairies, permettent de répondre à ce défi de l'excellence dans l'accueil et la qualité des services délivrés par une organisation publique et attendus par ses usagers. Hibyrd, en tant que cabinet de conseil expert du secteur public, met en œuvre une démarche participative et progressive afin de favoriser l'appropriation du processus d'amélioration continue par vos agents. Des experts métiers (service public, design thinking, e-administration, digitalisation, conseil en innovation, SIRH, ...) interviennent au côté des experts de la relation (conduite du changement, capital humain, coach, ...). Ensemble, ils collaborent afin de rendre vos services plus performants, tout en favorisant l'écoute des usagers et la mobilisation de vos équipes et de vos élus autour d'un projet commun.
La gestion et l'exploitation des données ainsi que l'optimisation des processus documentaires et de gestion des connaissances sont les composants indispensables à la transformation digitale du secteur public. Hibyrd associe, autant que cela est nécessaire dans ses missions de conseil, des consultants expérimentés en conseil en innovation, en conseil en organisation et en conseil en digital à des consultants dotés de softs skills éprouvés. En effet, les chantiers numériques dépassent les domaines purement dévolus aux aspects technologiques et systèmes d'information pour mieux prendre en compte ceux relatifs à l'organisation et au capital humain.
