Mise en place d'un SIRH
La mise en place d’un système d'information ressources humaines (SIRH) revêt toujours un caractère sensible de par la nature des informations et des opérations traitées. Les solutions existantes, qu’elles soient intégrées ou verticalisées proposent les moyens d’exploiter plus finement et pertinemment le capital humain. Mais ces projets ne possèdent pas uniquement une dimension système d'information (SI) ; ils doivent prendre en compte les aspects humains en recueillant les besoins de chaque niveau d’acteurs et intégrer une conduite du changement dès le départ. Hibyrd peut ainsi conjuguer son large scope d’interventions (métier, AMOA SI, conduite du changement) au service du succès de vos projets.
Vos enjeux
Les enjeux liés à la mise en place d’un SIRH se situent de plus en plus dans la valorisation de la donnée manipulée. Les Directions générales auront besoin de données fiables et pertinentes pour prendre des décisions face à des situations de crise comme de développement. La DRH souhaitera se concentrer sur l’exploitation de la donnée pour valoriser au mieux le capital humain plutôt que de simplement avoir à la générer. Le personnel quant à lui, cherchera un partage d’informations simplifié et plus direct. La réussite de la mise en place d’un SIRH passe notamment par la prise en compte de l’ensemble des ces enjeux.
Les étapes-clés de la mise en place d’un SIRH
La mise en place d’un SIRH, la digitalisation des processus RH et des processus administratifs de manière générale nécessitent de suivre un parcours précis. Certaines étapes de mise en place d’un SIRH additionnées à un bon accompagnement et des conseils en ressources humaines, sont incontournables au bon déroulé de votre projet SIRH.
1. Définissez le périmètre de votre projet SIRH
La première étape dans la mise en place d’un SIRH c’est de bien connaître l’existant. Pour ce faire, un consultant Hibyrd dédié effectue un diagnostic. Une fois réalisé, notre expert sera en capacité de délimiter avec précision le cadre à votre projet, vos enjeux, vos objectifs et vos problématiques. Dès cette première étape, il est également nécessaire de soulever les obligations légales et de confidentialité de l’administration du personnel et les fonctionnalités indispensables à une bonne gestion des ressources humaines comme la maîtrise des plans de formation, des candidatures, de la rémunération, de la paie, des congés et de la gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences.
2. Communiquez sur la mise en place de votre SIRH
Afin que la mise en place de votre SIRH soit intégrée par tous, la communication doit être fluide. Dès les prémices du projet, Hibyrd veille à ce vous ayez des bases solides pour communiquer facilement auprès de vos salariés. De plus, puisque l’ensemble des services sera amené à utiliser cette nouvelle solution complète SIRH, impliquer d’ores et déjà vos collaborateurs leur permettra d’évoquer leurs difficultés en fonctions des services. Ils verront immédiatement quel est l'intérêt d'un SIRH.
3. Mobilisez l’équipe d’intégration du SIRH
L’automatisation et la dématérialisation des processus RH réclament diverses expertises qui lient à la fois la technique et les relations humaines. Votre dream team d’experts Hibyrd sera à vos côtés pour s’assurer du bon déroulé de votre projet SIRH. Votre équipe sera composée d’experts techniques (notamment pour comprendre le schéma DSI), de consultants spécialisés dans la relation pour faire le lien entre les services et bien entendu de vos ressources internes.
4. Actez un budget alloué à votre outil RH
En fonction de votre audit et du cahier des charges SIRH réalisés auparavant, vous devez être en mesure d’établir un budget prévisionnel à la mise en place de votre SIRH avec l’aide d’un consultant dont c’est le métier.
5. Optez pour le logiciel SIRH adapté à vos enjeux
La cinquième et dernière étape viendra clôturer votre projet. Hibyrd accompagnera vos équipes et en fonction des étapes précédentes, choisissez le logiciel SIRH sur-mesure qui répondra à vos problématiques et à vos enjeux.
La méthodologie de mise en place d’un SIRH
Pour mener à bien votre projet SIRH, il est important que vous suivez la bonne méthodologie. Jamais gravée dans le marbre, cette dernière sera définie sur les bases communes de mise en place d’un SIRH dans toutes les entreprises mais adaptée à votre secteur d'activité, à vos objectifs et à vos collaborateurs.
On parle ici de méthode agile dont les avantages ont plusieurs fois fait leurs preuves dans différents cas pratiques SIRH (cf. nos quelques références pour la mise en place d’un SIRH). L’idée est de développer et d’intégrer au fil de l’eau les fonctionnalités étape par étape, de les faire tester directement par les utilisateurs et de les modifier ou les intégrer définitivement au logiciel SIRH.
Vos bénéfices en travaillant avec Hibyrd
La démarche Hilearn
La mise en place d'un SIRH doit permettre de rationaliser et optimiser les processus métiers et également la multitude d'outils, souvent bureautiques associés. Nos consultants proposent des ateliers basés sur les usages de manière à simplifier et uniformiser les pratiques RH. Nous mobilisons des ressources qui, à minima, viseront des bénéfices à trois niveaux : gain d'efficacité opérationnel, meilleur définition du besoin pour le futur outil et prise en compte de la dimension humaine de conduite du changement.
La prise en compte du changement est encore plus essentiel dans le succès de la mise en place d'un SIRH. Dés le début du projet, nos consultants associent l'ensemble des acteurs afin de décrypter les besoins et enjeux. Cet exercice est essentiel notamment pour préciser les périmètres préalablement définis, mais qui peuvent s'avérer plus difficile à arbitrer au final. Cette implication initiale impulsée par nos consultants trouvera des bénéfices tout au long du projet pour l'atteinte des enjeux et des ROI attendus.
La pertinence de notre intervention passe par notre capacité à constituer des équipes multi compétences. Notre modèle permet de mobiliser une palette de profils couvrant l'ensemble des facettes de la problématique client notamment : outils pour accompagner dans le choix de la bonne solution, technique pour s'assurer de la bonne intégration dans l'environnement existant, métier afin de prendre en compte des spécificités de la convention collective par exemple, conduite du changement pour créer l'adhésion et ainsi s'assurer de l'utilisation optimale du dispositif cible.
L'hybridité depuis 20 ans
L'expérience
et l'engagement
d'un cabinet
de conseil
Des solutions
qualitatives
et réélement
sur-mesure
Les ressources
d'une plateforme
de compétences
Le meilleur de deux mondes
Le modèle hybride permet de mettre à disposition le panel de compétences de manière à accompagner la mise en place d'un SIRH. Il est notamment important de prendre en compte les spécificités RH du secteur d'activité du client à travers la mobilisation d'anciens DRH ou d'experts de la convention collective concernée. De plus, il sera possible de compléter l'équipe par des profils outils/solution, juridiques ou organisationnels/management. C'est cette approche 360° qui permettra d'adresser l'ensemble des facettes de la problématique spécifique à chaque projet. Nous pouvons alors pleinement conjuguer la méthodologie et le savoir-faire d'un cabinet expert et la capacité d'une plateforme à mobiliser les compétences ciblées.
Des experts métiers et de la relation
La mise en place d'un nouveau SIRH est toujours sensible de par la nature des informations et des opérations traitées. Il s'agit de prendre en compte tous les impacts pour mettre en place un changement accepté et durable. Pour cela, il est nécessaire de conjuguer une approche métier RH et outils SI associé à une démarche tournée plus vers l'humain. Nous mobilisons ainsi des compétences hard skills pour traiter le quoi et d'autres soft skill concentrées sur le comment.
Croisons nos intelligences
Les enjeux adressés lors de la mise en place d'un SIRH se situent à plusieurs niveaux comme par exemple :
- Pour la Direction générale posséder les bons indicateurs de la pilotage sur un des postes les plus importants de la structure,
- Pour la DRH, pouvoir se concentrer sur leur vrai métier de gestion du capital humain,
- Pour le personnel, avoir accès à leurs informations simplement et directement.
La force de notre approche n'est pas uniquement alors de coconstruire avec le client, mais d'être capable d'adresser l'ensemble de ces niveaux d'enjeux.
Quelques références pour la mise en place d'un SIRH
AMOA pour l'harmonisation et la mise en œuvre du SIRH
Conseil régional (8000 agents)
Le conseil régional gère une région qui, suite à la réforme de 2014, est le fruit de la fusion de plusieurs autres régions. Originellement, celles-ci avaient chacune leur propre SIRH, mettant en oeuvre des processus RH et des particularités dans les payes qui leur étaient spécifiques.
Hibyrd est chargé d'une étude préalable pour cadrer la fusion des SIRH des régions d'origine dans un seul SIRH cible.
Nous mobilisons une équipe autour de 2 experts :un expert des SIRH qui traitera des aspects outillages informatiques et un expert de la gestion des RH en grandes collectivités, qui mesurera les écarts de traitement (processus, statuts) d'une région à l'autre et envisagera les mutualisations possibles.
Leur mission consiste à établir une trajectoire de convergence des données, des outils et des méthodes de travail, préparatoire à la fusion des SIRH. L’aboutissement sera le déploiement d’une application complète et uniformisée au sein d'un SIRH, fondé sur un progiciel unique.
La mission se déroule en 2 phases, au travers d'une approche participative pour lever les freins chez les agents concernés :
- Etude de cadrage pour élaborer une vision stratégique et opérationnelle
- Elaboration des contours du SIRH cible - Aide à la sélection de l'outil adéquat
- Clarification des processus respectifs aux régions et identification des écarts entre eux
- Identification des réticences spécifiques dans chaque région vis-à-vis du projet de fusion des SIRH
- Proposition d'une trajectoire de convergence organisationnelle, technique et en termes de conduite du changement
Refonte du service RH et de son SIRH
Collectivité locale (2500 agents)
Au sein du Pôle ressources et modernisation, la DRH est équipée d'un SIRH basé sur la solution Sedit Marianne, complétée de différentes briques applicatives (gestion de la formation, gestion des congés, gestion des entretiens professionnels, gestion du reporting, etc.) et de beaucoup d'outils bureautiques. Fruit de plusieurs années d'empilage de procédures de travail parfois redondantes et de développement/acquisition d'outils RH associés, le fonctionnement du service RH et du SIRH nécessitent une profonde remise en ligne avec les objectifs stratégiques de la Direction générale : efficience des processus, réduction des effectifs, montée en gamme des tâches faites par les agents. La mairie souhaite se faire accompagner pour cette mission qui mêle organisation, numérique et conduite du changement.
Hibyrd mobilise une consultante qui connaît bien le contexte et qui a des compétences transverses requises : organisation, management, informatique. La mission se déroule en quatre phases : une phase d'état des lieux, puis un audit et scénarii d'évolution, puis une phase de choix d'un scénario d'actions et enfin une phase de planification.
- Cartographie des processus
- Proposition de différents scénarii d'évolution
- Choix du scénario et mise en œuvre
Migration de plusieurs SIRH dans un unique SIRH
Entreprise du secteur de la construction
Le groupe a lancé un important chantier de transformation RH, incluant la mise en place d'un nouvel outil de paie et gestion des temps plus centralisé et qui vise à fédérer, autour de quelques d'outils logiciels moins nombreux, les divers SIRH jusque là en service dans diverses entités du groupe (soit environ 15 entités en France). Une AMOA autour du SIRH est nécessaire pour mener à bien le projet.
Le groupe a lancé un important chantier de transformation RH, incluant la mise en place d'un nouvel outil de paie et gestion des temps plus centralisé et qui vise à fédérer, autour de quelques d'outils logiciels moins nombreux, les divers SIRH jusque là en service dans diverses entités du groupe (soit environ 15 entités en France). Une AMOA autour du SIRH est nécessaire pour mener à bien le projet.
Hibyrd mobilise une équipe de quatre consultants experts (paie, convention collective et gestion des temps) afin de sécuriser la reprise de données dans le nouveau SIRH. Ce grand compte déploie une nouvelle solution dans l'ensemble de ses filiales métier. Ce chantier pharaonique possède une facette qualité de la donnée.
- Analyse des besoins et rédaction des spécifications fonctionnelles de la reprise des données de paie et de gestion des temps
- Animation d'ateliers de conception mapping afin d’affiner les règles d’extractions et pilotage de demandes auprès des différents interlocuteurs
- Analyse des résultats des contrôles de données et suivi de la résolution des anomalies
AMOA pour préparer le remplacement d'un SIRH
Association dédiée à l'éducation et l'accompagnement médical et familial pour les enfants avec une déficience motrice
Le système d'information de l'association est historiquement construit sur 3 briques : GRH, paie et gestion financière. La brique GRH semble en fin de vie avec certains besoins non couverts et un support de l'éditeur peut satisfaisant. L'ensemble fonctionne dans un contexte multi-sites avec des utilisateurs très attachés aux applications en place, même s'ils sont conscients des signes d'obsolescence.
Face à la complexité des choix à réaliser, l’association missionne Hibyrd pour identifier des scenarii possibles d'évolution de son SIRH.
Hibyrd mobilise une consultant, AMOA pour les solutions applicatives de gestion en PME et associations, avec une expertise reconnue dans la rédaction de cahier des charges préalable à refonte de systèmes d'information. Il étudie différents scénarii en mettant en exergue pour chaque scénario les avantages/inconvénients, les aspects fonctionnels, techniques et financiers.
- Trois scénarii pour répondre au besoin
- Cahier des charges détaillé
- Grille d'analyse multicritère des offres
Vous avez des questions
Comment rassurer le client sur la prise en compte de la criticité de ce type de projet (confidentialité, nature des données, dimension sensible de la paie) ?
Au-delà des engagements très forts autour de la confidentialité et du RGPD en autres, Hibyrd est capable de mobiliser des profils qui ont la connaissance des spécificités métiers de votre secteur d'activité. Mettre à disposition de telles ressources non seulement permet d'échanger entre pairs mais aussi de gagner en réactivité et qualité dans l'atteinte des objectifs.
Les solutions intégrées sont-elles les plus pertinentes?
Il n'y a pas de vérité dans l'absolu. Une étude initiale et approfondie devra faire ressortir le réel besoin notamment par rapport aux usages. Ces spécificités peuvent être couvertes par un outil intégré moyennant des développements spécifiques à la marge ou par la connexion de modules performants dans chacun de leur domaine. Hibyrd possède, de par sa valeur d'indépendance, la capacité de proposer la réponse la plus adaptée au client.
Est-il possible de choisir un SIRH sans pour autant remettre en questions les processus internes associés ?
Le changement de SIRH doit être l'occasion d'apporter son lot d'améliorations :
- Techniquement à travers plus de sécurité, plus de robustesse, plus de performance
- Fonctionnellement en intégrant des nouvelles fonctionnalités notamment dans l'analyse de la donnée
- Praticité d'utilisation en proposant une meilleure interface ou une ouverture vers la mobilité par exemple
- Mais aussi potentiellement métier à travers la mise à plat de process qui ont pu évoluer d'une manière empirique au fil des directives légales ou de la vie de l'entreprise
Il serait donc dommage, en plus de la difficulté de trouver un outil 100% sur mesure, de ne pas en profiter pour viser l'efficience opérationnelle des services concernés.
Quelles sont les principales avancées faites en matière de SIRH ces dernières années?
Les progrès ont été importants et ceci dans différents domaines (technique, sécurité, ergonomie, fonctionnalités, mode SAS). Nous retenons plus particulièrement 2 avancées intéressantes.
Les portails salariés : l'accès à l'information directement est un réel avantage pour l'utilisateur (formation, congés...) mais également pour la Direction des ressources humaines qui diminuent sensiblement les sollicitations de leurs équipes.
Le traitement de la donnée : il n'est pas question uniquement d'analyser les situations passées mais bien de faire des analyses prédictives. Cette possibilité offerte permet aux DRH d'apporter plus de conseils et d'être ainsi encore plus actrices des transformations de leur structure.
Quels sont les facteurs clés de succès de mise en œuvre d'un SIRH ?
Hibyrd vous recommande de vous appuyer sur quatre facteurs clés de succès adaptables à d’autres projets de digitalisation de vos mobilité internes, ou tout autre projet de dématérialisation :
- Les outils informatiques et techniques
- Les ressources humaines internes et externes à déployer autour du projet
- Les moyens budgétaires nécessaires
- Le temps que vous et vos équipes pourrez allouer au projet
Comment choisir un SIRH ?
Pour bien choisir votre logiciel SIRH, il est d’abord indispensable de se demander pourquoi mettre en place un SIRH et de suivre les 5 étapes-clés de mise en place préconisées en amont.
Définissez également la méthode d’hébergement de logiciel idéale pour votre gestion des ressources humaines (SaaS, SIRH ASP, on-premise) et adaptez votre portail RH au développement RH de votre entreprise ; pour une bonne gestion de vos talents vous pouvez par exemple choisir le socle RH (aussi appelé core RH), etc..
