Les facteurs clés de succès d'un PMO en entreprise
La réussite des projets de transformation des grandes entreprises dépend pour beaucoup de sa mise en œuvre, et ce dans différents types de projets (informatique, industriel, organisationnel, etc.). Passer par un chef d'orchestre expérimenté pour assurer le pilotage et le soutien au management des projets est donc primordial. Aujourd'hui, beaucoup de grands comptes font intervenir des Project Manager Office en soutien pour leurs projets. Le PMO doit avoir une vision stratégique et transversale sur tous les projets en cours et à venir, assurer l'amélioration continue des processus liés à la gestion de projet. Son rôle permet également de garantir l'appropriation et l'acculturation des projets dans l’entreprise pour que l'ensemble des équipes adhère et contribue à sa transformation. Forts de leurs expériences passées, les consultants d’Hibyrd constatent que certains facteurs clés de succès sont incontournables pour bien intégrer un PMO au portefeuille projets des moyennes et entreprises.
Le rôle du PMO dans un grand groupe
Le Project Manager Office, plus communément appelé PMO, est un professionnel chargé de cadrer les projets, chantiers ou activités de transformation des entreprises. Un PMO peut également prendre la forme d’un bureau de gestion ou d’un département entier, en fonction de la taille du projet. Plus le projet est éminent, plus le nombre de PMO augmente afin de constituer une équipe globale de consultants spécialisés et expérimentés sur certains domaines d’activité.
Le Project Manager Office est un véritable pilier d’organisation dans les projets. Son rôle est de collecter, analyser, préparer et fiabiliser les bonnes données, dans le but de fournir des indicateurs et des informations fiables sur la santé du projet (notamment les axes coûts, délais, qualité et satisfaction client). Ces indicateurs permettent ainsi, les prises de décisions stratégiques. Le PMO assure également la gestion des risques dès le démarrage du projet en identifiant les freins, dangers, etc.. Il a pour rôle de pondérer les risques, déterminer leur pourcentage d’apparition et mettre en place un plan d’actions pour les éviter ou minimiser leurs retours les risques qui se manifesteraient potentiellement.
Lors d’un comité de pilotage par exemple, pour que ce CoPil soit efficace et que les décisions soient votées de manière efficiente et consciente, la mise en place d’un PMO en amont certifie la collecte, la sécurisation et l’organisation des informations qui vont permettre les décisions de la réunion. Il offre alors un gain de temps considérable et limite la prise de risques pour les entreprises.
Le rôle du Project Manager Office est également de garantir le suivi et l’animation des projets grâce aux comptes-rendus de réunion, aux annonces de décisions et à l’analyse des retours de données tout au long du projet.
Les facteurs clés de succès du PMO dans votre entreprise
Pour que la mise en place d’un PMO soit une réelle valeur ajoutée pour votre chef de projet ainsi que votre équipe, il est indispensable que chacun prenne conscience de l’importance de son rôle. Cela passe par différentes clés de succès à suivre, dont trois principales que les consultants PMO d’Hibyrd ont choisi de mettre en exergue.
Accompagner le changement pour acculturer vos équipes
Lorsqu’une entreprise décide de faire intervenir un Project Manager Office pour accompagner un projet ou un portfolio de projets, la direction demande un travail de recherche et de transmission d’informations qui peut parfois être mal interprété. Une bonne conduite de changement est primordiale avant d’intégrer le PMO à vos équipes, pour garantir le bon déroulé de la suite.
Définir un processus d’intégration du PMO
Quand la direction et les équipes projet sont prêtes à accueillir le PMO, il faut préparer son arrivée et mettre en place des processus d’intégration, de légitimation et de reconnaissance. Les personnes avec qui il devra collaborer doivent se rendre disponibles et accessibles pour échanger afin de prendre conscience de la valeur ajoutée de ce consultant.
Mobiliser les bonnes ressources pour le PMO
Au-delà des ressources humaines qui devront accorder un peu de leur temps au Projet Manager Office, il est essentiel de réaliser un travail de recherche en amont dans l’outillage que vous lui mettrez à disposition. Identifiez et fiabilisez les données en amont pour que ceux qui fournissent et ceux qui reçoivent les informations soient alignés et que cela corresponde aux besoins de chacun.
La plus value des PMO externes
Externaliser la mise en place d’un PMO c’est intégrer à vos équipes une personne opérationnelle et en capacité de combler un manque de ressource interne, tant sur l’aspect humain que sur l’aspect expertise (notamment pour comprendre la nature du projet, les informations importantes, les indicateurs à mettre en place, etc.).
La venue d’un Project Manager Office apporte également un regard extérieur et des retours d’expérience, une capacité à communiquer entre les métiers, à analyser, croiser et comprendre les chiffres afin de prendre du recul. Alors, quand un chef de projet délègue une importante partie de son travail à un PMO, c’est pour se décharger de ces tâches d’organisation et de qualification de la donnée. Il peut ainsi se concentrer sur un axe plus stratégique de son métier dans la gestion et l’animation des projets (surtout à grande échelle).
Être Project Manager Office est donc un métier à part entière qu’il ne faut pas négliger.
Intégrez un PMO dans votre entreprise
Pour conclure, les bénéfices que peut apporter un Project Manager Office dans le déploiement d’un portefeuille de projets de votre entreprise sont considérables, tant sur le plan stratégique que sur le plan opérationnel. Pour faciliter l’arrivée de votre PMO et assurer une bonne intégration, il est indispensable de vous fier aux facteurs clés de succès cités plus haut ; bien conduire le changement afin que son rôle soit compris par tous, que chacun se rende disponible et que vous réunissiez les données et autres ressources nécessaires.
