Mise en place d'un PMO
La mise en place de Project Management Office (PMO) dans les entreprises est une nécessité devant la multiplicité des projets et la maitrise budgétaire demandée. Cependant, cette mise sous contrôle ne se résume pas uniquement au déploiement de ressources PMO. Il s’agit d’une démarche structurante nécessitant méthodologie, outillage et accompagnement du changement ainsi que le prérequis en amont de l’acculturation des équipes au mode projet. Les axes ciblés sont naturellement alors le triptyque coût, délai et qualité. Il est conseillé de rajouter une quatrième dimension avec la satisfaction des utilisateurs finaux, qui doit rester la finalité d’un projet réussi.
Le rôle du PMO est de garantir et centraliser les bonnes pratiques de gestion de projets, réunir la totalité des outils pour le suivi de projet et ainsi permettre un véritable travail collaboratif. Le Project Management Office porte et pilote le Bureau de projets (PM) en termes de management de projet, de planification, de conformité et mise aux normes et de conduite de projet (gestion classique, chemin critique ou méthode agile) afin d’assurer une certaine efficacité dans les projets. Voilà pourquoi mettre en place un PMO en incluant toutes les parties prenantes garantit sur l’avenir un bon déroulement des projets.
Vos enjeux
La fonction PMO (bureau de gestion de projet en français) se retrouve, de par son rôle de gestion de portefeuille de chantiers, au carrefour de nombreux enjeux. Deux sont particulièrement sensibles. Le premier réside dans la capacité de remonter les bons KPI de performance. Cela suppose en amont de bien définir ces derniers et fiabiliser la donnée sortante. Des décisions au plus haut niveau en dépendent. Le deuxième enjeu découle du premier. Il s’agit d’uniformiser et d’industrialiser les pratiques des activités de gestion de projet. Il apparait ainsi que la mise en place d’une telle démarche représente un chantier en lui-même.
Vos bénéfices en travaillant avec Hibyrd
La démarche Hilearn
Une démarche participative avant tout : la mise en place d'un PMO ne peut se faire sans l'adhésion de tous à savoir : l'impulsion et le sponsoring de la Direction, l'évolution des pratiques du Manager et l'intégration des process dans le pilotage quotidien du chef de projet. Pour cela, Hibyrd propose de définir au départ, dans un logique de coconstruction, les éléments constitutifs du système de mise sous contrôle des projets. De cette manière, process, indicateurs, tableaux de bord et outils seront compris et acceptés par l'ensemble des équipes concernées.
Un transfert de compétences tout au long de notre intervention : la plupart du temps, la mise sous contrôle des projets est une démarche pérenne. Celle-ci peut être initiée sur un premier périmètre pour être progressivement généralisée à d'autres programmes, services, directions. Notre approche est alors de permettre une autonomisation des équipes dès le démarrage de notre intervention. En premier en associant les acteurs à la construction du système de pilotage (process, indicateurs, tableaux de bord et outils, ...). Ainsi, le dispositif pourra évoluer dans le temps et être adapté en tenant compte de la nature des projets par exemple. En second lieu, il est question d'accompagner le changement auprès des parties prenantes. Là encore, il s'agit d'ancrer les bonnes pratiques et les relais au sein des équipes. Enfin, nous pouvons prendre en charge le rôle de PMO puis former les ressources internes par la suite.
Une démarche pragmatique : il est reconnu que trop d'indicateurs tuent l'indicateur ! Dans cet esprit, Hibyrd recommande de restreindre le nombre de données à suivre pour une meilleure lisibilité. L'intérêt de cette simplification porte également sur la rapidité de mise en œuvre ainsi que la fiabilité de l'information à terme. De même, le système de pilotage doit être intégré dans le quotidien des acteurs et ne pas être une surcharge de travail importante. Il en va de la pérennité du dispositif.
L'hybridité depuis 20 ans
L'expérience
et l'engagement
d'un cabinet
de conseil
Des solutions
qualitatives
et réélement
sur-mesure
Les ressources
d'une plateforme
de compétences
Le meilleur de deux mondes
Notre positionnement hybride nous permet de mobiliser des consultants experts dans la mise en place d'un PMO ainsi que dans l'accompagnement du changement. Cependant, notre plus-value ne s'arrête pas à la mise à disposition de ressources comme le ferait une simple plateforme. Hibyrd s'appuie sur ses nombreux retours d'expériences depuis près de 20 ans. Ainsi, en tant que société de conseil, nous apportons à travers notamment notre méthodologique des approches innovantes et un suivi sur mesure des missions chez nos clients.
Des experts métiers et de la relation
La création de bureau projet (PMO) peut intervenir dans de nombreux contextes en termes de : nature de projets (informatique, métier, recherche, ...), niveau d'enjeux (stratégiques, opérationnelles, innovation…), type de métier (fonctionnel et type de secteur), taille et nombre de projets. En fonction du contexte, nous sommes en capacité de mobiliser des consultants experts métiers et de la relation humaine afin de prendre en compte ces différentes dimensions. Par exemple, dans le secteur de l'énergie, nous avons mobilisé, pour un client, des consultants métiers et de l'accompagnement du changement de manière à appréhender les spécificités des projets ciblés dans le périmètre.
Croisons nos intelligences
Mettre en place une structure de pilotage projet de type PMO doit être une démarche participative à minimum à deux niveaux : croiser les intelligences de vos compétences et nos expertises et croiser les intelligences de l'équipe projet avec les futurs utilisateurs du dispositif. Cette hybridité comporte de nombreux avantages, notamment : une meilleure acceptation des équipes, une approche sur mesure et donc plus efficiente grâce à la coconstruction, une meilleure exploitation et donc une fiabilité des données et par conséquent des décisions prises, un transfert de compétences visant votre autonomie à court ou moyen terme en fonction de vos objectifs.
Quelques références pour la mise en place d'un PMO
Renfort dans le pilotage, le suivi et le reporting du portefeuille projets et programme d'une DSI
Métropole (> à 5 000 agents)
Confronté à un grand nombre de projets (400) liés notamment à la mutualisation des ressources métiers et informatiques entre les communes membres et l'EPIC, la DSI a souhaité renforcer ses équipes pour l'aider à gérer son portefeuille de projets : suivi individuel, synchronisation, priorisation, affectation des ressources,… L'objectif est de pouvoir disposer d'informations qualitatives et quantitatives sur l'avancement des chantiers de manière à intervenir et arbitrer le cas échéant.
Hibyrd a mobilisé un consultant PMO très expérimenté en pilotage et portefeuilles de projets. Ce consultant, dans un premier temps, a coconstruit avec le DSI un système de reporting sur mesure, initialisé les données pour un portefeuille ciblé de projets puis les a mis à jour au fil de l'eau.
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- Organisationnel : élaboration de fiches de suivi projets et programmes, de suivi des problèmes, risques et arbitrages à réaliser
- Financier : meilleur suivi des données relatives aux projets et programmes
- Humain : réalisation de supports méthodologiques afin d'impliquer les managers dans la démarche globale
- Communication : structuration de l'organisation assurant une meilleure connaissance globale des projets et programmes
Instaurer et pérenniser un suivi rigoureux des projets de recherches et développement
Acteur de la pétrochimie
Les projets de R&D conduits par le client ont la double caractéristique d'être souvent très longs (parfois plus de 10 ans entre la recherche fondamentale et l'aboutissement opérationnel), et conduits par des experts (ingénieurs et chercheurs) n'ayant pas une forte "culture projet". Il s'ensuit un manque de suivi pérenne et parfois une certaine hostilité des équipes projets par rapports aux outils proposés par le Groupe.
Le périmètre englobe jusqu'à 30 projets, avec leurs chefs de projet et environ 200 personnes contributrices.
Ainsi la DOSI a décidé de déployer pour ses équipes MOE et AMOA un outil de pilotage de portefeuille projets afin d'instaurer et de pérenniser un pilotage mensuel fiable aux équipes de Direction.
Hibyrd a mobilisé, pour une mission pluriannuelle, deux consultants PMO expérimentés pour diagnostiquer les dysfonctionnements et élaborer des solutions puis pour veiller à la bonne application des préconisations. Un accompagnement des équipes utilisatrices a été réalisé.
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- Mise en place d'un cadre méthodologique
- Formations initiales et supports des utilisateurs
- Collecte mensuelle des informations
- Construction de tableaux de bord de suivi
- Optimisation de l'outil informatique de pilotage fourni par le Groupe
- Synthèse qualitative et quantitative
- Gestion d'une enquête de satisfaction biannuelle
- Participation à l'évolution de l'application
PMO pour un projet de facturation des consommations de gaz à partir des flux issus des compteurs
Producteur et distributeur de gaz
Dans le cadre de l'amélioration de la donnée issue de ses compteurs communicants, le client a mis en place une équipe de PMO en charge de définir et améliorer les processus de pilotage ainsi que l'outillage associé.
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En collaboration avec un partenaire, Hibyrd a mobilisé un PMO junior afin d'appuyer l'équipe en place sur les aspects reporting et outillage projet.
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- Production de tableaux de bords (Power BI) et analyse des indicateurs et des tendances (reportings hebdos et mensuels à produire)
- Analyse de données (SQL) et études pour faire évoluer les règles de gestion et les contrôles qualité sur les compteurs communicants
- Pilotage du processus de gestion des changements
- Préparation des points équipe et de réunions sur différents sujets métier
- Communication avec les autres équipes et les autres régions
PMO pour la mise en place d'une nouvelle approche de la distribution des contenus de formation
Enseignement universitaire supérieur (> 5000 agents)
Engagé dans une démarche de recherche de l'excellence et dans le cadre de la création d'une plateforme de contenus innovants, le client souhaite cadrer le développement puis le déploiement de l'outil.
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Hibyrd a été retenu pour créer le dispositif de pilotage global. Nous avons opté pour une démarche participative permettant de coconstruire avec les parties prenantes : l'université, le pôle de compétitivité, les chercheurs et les partenaires externes.
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- Réalisation d'une étude de cadrage initiale
- Mise en place d'un dispositif de pilotage incluant notamment la gestion du risque, le processus de pilotage, la gouvernance, et les indicateurs et tableaux de bord
- Accompagnement au changement
Vous avez des questions
La fonction PMO se retrouve-t-elle uniquement dans les DSI ?
Pas uniquement. Les DSI fonctionnent beaucoup en mode projets et ont, de ce fait recours fréquemment à des profils PMO. Cependant, nous sommes intervenus sur ce même type de problématique d'autres fonctions métiers que la DSI comme par exemple au niveau d'un centre de recherche dans le secteur de l'énergie, la direction des bâtiments pour une collectivité territoriale, ...
La mise en place d'une démarche PMO doit-elle toujours être outillée ?
Il s'agit clairement d'un facteur clé de réussite pour ce type d'opération. L'outil doit être le réceptacle des informations issues du process de mise sous contrôle des projets. Pour cela, il existe différents niveaux de solutions allant de simples tableurs bureautiques à des progiciels élaborés. Au-delà de la complexité de l'outil, le plus important reste la fiabilité de la donnée car celle-ci conditionne des décisions parfois lourdes de conséquences.
Quel est le piège à éviter quand une structure PMO est mise en place ?
Le piège principal est la non-mobilisation des acteurs impliqués. Pour éviter cela, il est essentiel de mener une conduite du changement auprès des personnes impliquées dans les processus de mise sous contrôle des chantiers. Par exemple, les chefs de projet ne doivent pas craindre de fournir en toute transparence les informations sur la situation réelle d'avancement. De même, il est important que les managers ne considèrent pas les informations fournies comme des moyens uniquement de contrôle. Pour tous, l'objectif est de partager le bon niveau d'informations afin de de prendre les bonnes décisions.
Existe t'il différents types de PMO ?
La mise en place d'un PMO s'appuie sur les principes de gestion de projet. Les fondamentaux restent identiques même si des variantes peuvent résider dans la nature du périmètre d'actions. Le champs d'interventions peut porter aussi bien sur la mise en œuvre du plan stratégique d'une structure que de la mise sous contrôle de projets à l'échelle d'une Direction en passant par la maitrise de l'avancement d'un programme.
Comment devenir PMO ?
Le métier de PMO (Project Management Officer) désigne la personne qui pilote et suit l’ensemble des projets de son portefeuille. L’objectif majeur d’un bon PMO est de garantir l’amélioration continue de la performance du PMO (Project Management Office) grâce à une bonne conduite de projet étudiée spécifiquement pour chaque type de projets et de livrables attendus.
Pour devenir PMO et ainsi orchestrer l’ensemble des projets, des portefeuilles et des programmes, il est nécessaire d’avoir de fortes notions de conduite de projet (en gestion agile et classique) que ce soit en termes d’accompagnement des équipes ou de la prise en main des différents outils pour le suivi des projets (ex. un logiciel de planification). La bonne gestion de portefeuille projets est indispensable pour être un bon PMO et assurer à l'entreprise le bon déroulement des projets.
Pour devenir PMO, il est primordial de se faire accompagner par des experts métier et des experts du relationnel car la mise en place d’un PMO (Project Management Office) nécessite un réel suivi dans la conduite du changement.
Quelle différence entre bureau de projet (PM) et bureau de gestion de projets (PMO) ?
Un PMO (bureau de gestion de projet) travaille sur un portefeuille de projets, avec différents projets en parallèle. Chacun de ces divers projets sont gérés par un Chef de Projet (PM) spécifique.
Le PMO a donc un rôle de référent et de garant d’une forme d’homogénéisation des méthodes et outils pour suivre les différents projets de son portefeuille.
