5 étapes pour mettre en place l'open data dans une mairie

L'open data peut répondre à différents enjeux stratégiques pour votre mairie ; libérer de la donnée de votre collectivité crée une réelle relation de proximité avec vos administrés, diffuser cette donnée stimule davantage l'innovation sur le territoire et gérer plus globalement l’ensemble de vos données accroît sa valorisation pour la rendre plus qualitative et, in fine, améliore vos processus organisationnels. Pour être efficace dans la mise en place du projet open data, il est indispensable de suivre 5 grandes étapes. Le but étant d'impliquer l'ensemble de vos agents et créer une véritable acculturation à l'open data et une bonne compréhension de ses bénéfices. Les consultants d’Hibyrd reviennent avec vous sur la mise en œuvre complète d'un projet open data dans une mairie.

Les enjeux de l’open data pour votre mairie

Vous vivez des transformations hors normes de votre territoire au quotidien ; dans la culture, dans la mobilité, dans l’urbanisme, dans le développement durable, les métropoles évoluent au rythme des valeurs qu’elles partagent avec leurs usagers, et les métiers des agents territoriaux suivent le mouvement pour renforcer ces liens. Libérer les données de votre collectivité dans la mise en place d’une démarche open data, est une vraie source d’opportunités dans laquelle vous pouvez puiser dès aujourd’hui.
L’open data vient également alimenter une dimension communication qu’il est utile de soulever. En effet, montrer de la transparence à vos administrés, c’est leur accorder une certaine reconnaissance qui ne pourra que les impliquer davantage dans leur rôle de citoyen engagé. Afficher de bons résultats assoit directement le fait de faire progresser le territoire en tenant compte de l’avis des usagers. Révéler un bilan à vos citoyens dans lequel les axes d’amélioration sont nettement plus nombreux les rendra naturellement acteurs du changement.
Par ailleurs, la seconde dimension que vient stimuler l’open data, c’est l’innovation ; l’une des finalités de l’ouverture des données des mairies c’est leur usage final. En mettant à disposition des administrés, des startups, des entreprises, etc. une matière exploitable vous permettez d’enrichir les services publics et privés existants, et créez une synergie au sein de l'écosystème de votre collectivité. Des applications web très connues sont basées sur l’open data des collectivités ; City Mapper compare, pour un itinéraire, tous les moyens de transports à disposition dans la ville, Yuka dévoile les caractéristiques d'un produit et améliore constamment sa base de données via les retours des utilisateurs et d’autres applications spécifiques à chaque ville donnent des informations de trafic en temps réel ou de places disponibles dans les parkings à vélo par exemple.
Et si l’open data répond à des enjeux de communication et d’innovation, une troisième dimension, interne cette fois, est forcément corrélée aux deux premières : l’amélioration des processus organisationnels des collectivités. Ouvrir la donnée au public nécessite de la qualifier perpétuellement, et ce grâce à des montées en compétences. Les agents territoriaux doivent constamment repenser la relation à la donnée, la transmission aux autres services, à la DGS, la collaboration interservices, etc. De meilleures données sont bénéfiques pour l’ensemble des services d’une mairie mais devient également une aide décisionnelle pour les élus qui peuvent compter sur des données de qualité pour établir un point de vue objectif.
A noter : l’open data est une obligation légale depuis 2018.

Open data : 5 étapes pour mettre en place le projet

Pour mener à bien un projet open data, il est important de suivre certaines étapes pour des raisons évidentes ; savoir qui va se charger du projet, où est-ce qu’il va être possible d’aller chercher les informations, quelles nouvelles compétences devront être acquises, quelle donnée va-t-on rendre public et pour quel usage, etc ?

1. Définir le périmètre de votre projet open data

Pour que le projet open data de votre collectivité soit orchestré d’une main de maître, il est primordial de démarrer avec une réunion de cadrage. Le but est simple : déterminer les enjeux internes de la démarche et les objectifs que vous vous fixez. Idéalement et pour une avancée certaine, votre projet open data devra être porté politiquement et en interne par les agents. Identifiez alors la personne chargée du projet, de préférence rattachée au DGS, qui saura vous orienter vers les bons interlocuteurs à chaque étape du projet.

2. Maîtriser le sujet de l’ouverture des données

Une fois la bonne personne identifiée pour mener ce projet, il va bien entendu être indispensable de la former à l’open data et à ses enjeux. Au-delà de la nourrir d’un nouveau savoir-faire, l’idée est de qualifier le chef de projet open data pour qu’il devienne le référent ayant une vision transverse et constante des données de la mairie. En parallèle, lors de cette étape, le chef de projet établira la liste des données prioritaires à ouvrir au public en fonction de certains critères définis en amont.

3. Sensibiliser aux enjeux internes et externes

Un échange avec le chef de service sera nécessaire pour comparer les données et vérifier la cohérence de ce qui a été établi précédemment (données de l'état civil, données géographiques, urbanistes, etc., données de la culture, livres les plus empruntés, nouveaux achats, œuvres dans les musées, etc., places de stationnement). Cet interlocuteur sera un allié au chef de projet pour sensibiliser l’ensemble des agents des différents services et développer une acculturation et une implication naturelle sur la question de l’open data.

4. Etablir la stratégie de diffusion de la data

Définir les supports sur lesquels vous allez placer l’ensemble de vos données est évidemment une étape incontournable du projet. Vous pouvez créer votre propre portail pour une utilisation optimale de l’ensemble de vos outils, ou passer par les portails territoriaux mis à disposition par l’Etat pour les collectivités.

5. Faire le bilan du projet et des axes d’amélioration

Mettre en place une démarche open data ce n’est pas seulement ouvrir quelques données … C’est impliquer l’ensemble d’une équipe au cœur d’un projet ambitieux qui a pour but d’améliorer les relations entre les mairies, les agents et les usagers. Lorsque Hibyrd accompagne les collectivités dans leur projet open data, ses consultants vont plus loin. L’objectif avec ce bilan n’est pas de clore le sujet, mais bien de relever les aspects qui peuvent être optimisés et ceux qui doivent être améliorés pour poursuivre le projet. C’est cette dernière étape qui fera toute la différence !

Hibyrd, les consultants qui vous guident vers l’open data pas à pas

Vous l’aurez compris, l’acculturation de vos équipes dans le projet et la montée en compétences nécessaire à son bon déroulé sont les deux clés de succès de l’ouverture de vos données. Ces prérequis vous assureront la réussite de votre projet open data. Voilà pourquoi, avant d’entamer les premières démarches du projet, il est primordial de songer à intégrer des experts à votre équipe. Faites intervenir des consultants spécialisés dans la gestion de projets open data et en conduite du changement afin d’accompagner au mieux votre organisation dans sa première ouverture de données publiques.

Suivez notre saga de l’été dédiée open data pour faire le plein d’idées rafraîchissantes avant la rentrée !

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