Comment impliquer l’ensemble des acteurs RH dans votre projet SIRH ?
Un projet SIRH mis en place au sein d’une collectivité territoriale peut avoir pour objectif la fusion d’outils issus d’un regroupement d’entités ou simplement une optimisation des processus RH et administratifs. Cette amélioration va de pair avec la déconcentration des RH, qui donne davantage de responsabilités aux services opérationnels. Ce type de projet se mène main dans la main entre la DRH et la DSI. Mais ce n’est pas qu’un projet informatique, il implique également un travail médiationnel et managérial auprès des équipes. En effet, quelle que soit sa nature, un projet SIRH impacte l’ensemble des services d’une organisation. Le but est de donner du sens au projet en communiquant sur les attendus, la manière dont on va produire le projet tout au long des phases intermédiaires et les priorisations qui vont être données.
Privilégier une approche stratégique du projet SIRH via une méthode itérative
Une méthode dite classique de mise en œuvre d’un projet SIRH consiste à commencer par réunir des acteurs afin de leur faire exprimer des besoins. Ce type de démarche analytique peut produire de la surenchère sur les besoins. Le risque est alors de trop personnaliser les solutions par manque d’approche stratégique.
La démarche appliquée par Hibyrd dans le cadre d’un accompagnement de la DRH est de démarrer du haut, du macro-processus. La fonction RH est alors recentrée dans son contexte organisationnel et managérial. Cela peut se concrétiser par la construction d’une feuille de route générale. Il s’agit de trouver la bonne maille en travaillant sur les macro-processus et d’aborder des aspects concrets sans trop entrer dans les détails.
On privilégie également une approche itérative à une vision linéaire. Concrètement, cela consiste à collecter des besoins exprimés par les acteurs, puis à observer la manière dont les éditeurs y répondent. On choisit alors la solution qui apporte la meilleure réponse aux enjeux. Cette approche passe par un dialogue constant, afin de détailler et d’affiner des solutions sur les différents processus.
En quoi consiste l’accompagnement de la DRH dans le cadre d’un projet SIRH ?
Le projet SIRH commence par la mise en place d’un comité de pilotage, d’un groupe opérationnel et la tenue d’ateliers de travail. On se concentre d’abord sur les macro-évolutions attendues. Il peut, par exemple, s’agir de permettre des changements d’adresse ou de RIB en direct sur un portail agent.
Dans le passé, on parlait d’expression des besoins, mais nous préférons aujourd’hui parler d’expression des attendus et des bénéfices attendus via ces évolutions. On identifie aussi les attentes en matière d’urgence et d’importance et les confrontant à l’offre existante. On effectue un état des lieux des solutions déjà utilisées en mettant en place des ateliers impliquant différents agents. Le tout est cadré par une vision stratégique globale du projet SIRH.
On passe ensuite à une étape de préparation à la mise en œuvre d’implémentation. On rentre alors dans un dialogue plus détaillé. On réalise une analyse plus fine des processus de travail en restant ouvert sur les évolutions pour bénéficier au mieux des options offertes par le ou les progiciels. Il est rare qu’un SIRH soit constitué d’un seul outil, il faut donc identifier ceux qui conviendront au mieux aux attentes.
La direction générale est sponsor et garante des enjeux nouveaux portés par le projet SIRH. Il est donc important de partager les étapes du projet au plus haut niveau. La direction ne doit pas être surprise des retours qu’elle va recevoir de la part des équipes et doit être en capacité de les anticiper.
Les freins à lever lors d’une démarche de transformation SIRH
Dans la fonction publique, plusieurs freins peuvent se présenter lors de la mise en œuvre d’un projet SIRH. Ils concernent généralement la sécurité des données et la déconcentration des tâches.
La sécurité et la manipulation des données dématérialisées
La dématérialisation des données personnelles peut générer de la peur quant à leur éventuel détournement. Les usagers peuvent aussi appréhender des difficultés liées à la maîtrise de nouveaux outils informatiques. Ces types de frein peuvent être levés via la mise en place d’ateliers avec des agents, voire avec des habitants. Ces espaces d’interaction permettent d’écouter les besoins mais aussi d’expliquer la démarche et de rendre les interfaces les plus ergonomiques possible. Il s’agit aussi de renforcer des liens, de ne pas créer d’exclusions et d’accompagner les agents, notamment ceux qui sont en difficulté avec l’outil informatique.
On rassure non seulement par la communication mais aussi en apportant des preuves, notamment auprès des représentants du personnel. On fait des démonstrations, on permet de tester les outils et on propose éventuellement de rendre visite à d’autres collectivités servant d’exemple.
La déconcentration et le transfert de charge
Un autre frein souvent observé est lié à la déconcentration de la charge, découlant d’un objectif de la DRH de réduire ses temps de traitements à faible valeur ajoutée. La déconcentration des tâches RH, qui nécessite la réalisation d’opérations de saisies de la part des autres services, peut être perçue comme un transfert de charge de travail de la DRH vers les directions de services. Cette crainte peut être levée grâce à la négociation, via la proposition de contreparties. Les personnes concernées doivent y trouver un bénéfice en termes d’accès aux données, de développement et de requêtes qui peuvent être réalisées.
Dans le cadre d’un projet SIRH, les consultants Hibyrd accompagnent les collectivités en mettant en œuvre des compétences transverses liant organisation, management et informatique. Notre accompagnement complet de la DRH vous permet d’atteindre vos objectifs tout en maîtrisant les coûts et les délais du projet.
