Projet d'administration pour collectivités
Suite à l’élaboration du projet de mandature conçu par les élus, il est du ressort de la Direction générales des services de se questionner afin d’élaborer le projet d’administration qui permettra d’aligner la collectivité sur les enjeux du moment.
Le projet d'administration est alors l'occasion, sur la base d’un document de cadrage, d'engager des projets de direction et de services, selon un dispositif planifié et piloté.
Un projet d'administration permet de trouver une réponse efficace, pour faire, des deux logiques de pouvoir (politique et administrative), une force pour la collectivité et un levier vers plus d’efficacité et de performance.
Vos enjeux
Les principaux enjeux d’un projet d’administration consistent à :
- Lorsque cela est possible, définir et décliner des politiques publiques ambitieuses et réalistes dans les principaux champs d’intervention de la collectivité
- Voir comment associer les élus à leurs mises en œuvre, dans le cadre d'instances de gouvernance efficientes, tout en évitant que les élus ne se transforment en chefs de service
- Repenser les systèmes d’organisation et de fonctionnement de la collectivité (organigramme, fonctionnement, gouvernance, …)
- Faire en sorte que les relations au quotidien entre les services municipaux soient organisées et fluides
De par notre expérience, un projet d'administration doit également comporter un volet sur la culture d'entreprise et le développement individuel des agents. Il sera alors l'occasion de montrer à chacun qu'il joue un rôle important pour la collectivité en contribuant à la réalisation d’objectifs stratégiques pour celle-ci.
Du projet politique au projet d'administration, Hibyrd accompagne les différents acteurs du projet sur les grands enjeux ; de la conduite de projet à l’acquisition de nouvelles compétences techniques. Hibyrd intervient sur toutes les étapes d’élaboration d’un projet d’administration :
- Projeter les élus dans l’élaboration de leur projet de mandature
- Organiser la mise en oeuvre opérationnelle et le planning
- Développer un collectif d’apprenants au sein des collectivités régionales, des communes et intercommunalités et assurer le lien avec des experts métiers
- Digitaliser les aspects administratifs, les services et les spécifications
- Évaluer les actions et s’assurer de la bonne prise en main des nouvelles compétences techniques et de la conduite de projet pour un changement durable et bénéfique pour les projets.
Hibyrd assure un véritable rôle pour conseiller les pouvoirs publics et administratifs et favoriser l’implication de chacun pour apprendre comment construire un projet d’administration.
Vos bénéfices en travaillant avec Hibyrd
La démarche Hilearn
En phase d’élaboration du projet d’administration, nous mobilisons des experts des organisations et des métiers de la fonction publique afin d’accompagner la Direction générale des services pour : déterminer les enjeux et objectifs à atteindre dans le cadre du projet, trouver une zone d'équilibre entre le pouvoir politique et le pouvoir administratif et pour définir l’organisation cible de l'administration et son système de gouvernance associé. En nous appuyant sur les résultats d’un diagnostic flash 360°, piloté par nos experts métiers (organisation, RH, SI, finances …) et coconstruit avec les différentes parties prenantes (élus et administration), nous proposons alors une démarche mobilisatrice afin d’initier le projet d’administration et les éventuels projets de directions et de services qui en découlent. Pour cela, nous proposons d’associer au sein de groupes de travail et de réflexion, des élus, des managers et des agents de la collectivité. Cette approche permet alors d’élaborer une vision partagée de ce que pourra mettre en œuvre l’administration au service du politique.
Pour la mise en œuvre du projet d’administration et selon la taille de la collectivité, nous serons en mesure de mobiliser une équipe pluridisciplinaire de consultants spécialisés sous l’autorité d’un directeur de mission, en conseil en management, en ressources humaines, en organisation, mais aussi dans le domaine du digital, ou bien dans l'accompagnement des démarches de progrès. Nous nous proposons également d'intervenir dans une logique d'écoute et de transfert de compétences auprès de la Direction générale des services, des élus, des managers et des agents, afin de tenir compte de vos spécificités et de partager avec vous notre expérience acquise depuis plusieurs années au sein de nombreuses collectivités territoriales, établissements publics et entreprises privées.
Une autre de nos particularités tient au fait que nous associons très régulièrement au sein même de notre communauté de consultants, des coachs d’équipe ainsi que des spécialistes des démarches apprenantes. En effet, un des enjeux de la mise en œuvre de tout projet d’administration consiste à faire en sorte que l’ensemble des managers et agents en charge de sa mise en œuvre, développent collectivement et individuellement des modes de coopération et une agilité d’action permettant au projet de vivre et de s’adapter en permanence. Aussi, considérons-nous qu’une de nos missions lors de tels projets, consiste à vous permettre de renforcer votre collectif et de faire grandir vos équipes.
L'hybridité depuis 20 ans
L'expérience
et l'engagement
d'un cabinet
de conseil
Des solutions
qualitatives
et réélement
sur-mesure
Les ressources
d'une plateforme
de compétences
Le meilleur de deux mondes
Depuis notre création, nous avons toujours voulu intervenir aussi bien au sein d‘entreprises privées pour les aider à définir leurs projets stratégiques, qu’auprès de collectivités publiques, dans le cadre de leurs projets d’administration. En effet, nous croyons en la fertilisation croisée des regards, des avancées et améliorations issues de ces deux mondes. Notre ambition consistant alors à permettre à chacun de s’inspirer de ce qui se fait de mieux et ainsi de participer au développement d’une efficience collective au service du territoire.
Des experts métiers et de la relation
Toujours dans un souci d’apport d’expertise et de valeur ajoutée dans nos missions, nous nous appuyons sur notre modèle d’organisation, afin de mobiliser, sur nos missions, des consultants métiers pluridisciplinaires venants d’univers différents. Ainsi selon l’orientation souhaitée au projet d’administration de votre collectivité, nous serons en mesure de mobiliser tels ou tels experts métiers capables d’éclairer vos équipes et de leurs faire partager leurs retours d’expérience.
Croisons nos intelligences
Un projet d’administration est avant tout la traduction d’une ambition politique portée par des élus, en une feuille de route pour permettre à la collectivité de répondre aux enjeux qui se posent à elle. Or, il arrive souvent qu’élus, DGS et directeurs viennent d’horizons divers et ne parlent pas toujours le même langage. Il est de notre point de vue important de permettre alors à chacun de croiser le regard de l’autre et ainsi de créer les conditions d’une fertilisation croisée de l’intelligence de chacun au service d’un projet d’administration collectif.
Quelques références en projet d'administration
Accompagnement à la réorganisation des directions et des services
Communauté d'agglomération (250 agents)
Dans un contexte de regroupement des services entre la ville centre et les communes de l’agglomération, le projet consistait à réorganiser l’ensemble des directions au travers de la mise en œuvre d’un véritable projet d’administration. La direction générale des services a souhaité se faire accompagner dans l’élaboration de la stratégie sous tendue par le projet d’administration.
Hibyrd a mobilisé un consultant coach référent du pôle d’expertise secteur public et des consultants en accompagnement du changement afin de respecter le rythme de la collectivité dans sa capacité d’appropriation du projet de transformation. Un soutien et un accompagnement des directeurs et chefs de services par de l’apport méthodologique, de la formation et du coaching a été mené pour la déclinaison opérationnelle des projets de directions et de services.
- Elaboration et définition d’une organisation donnant des perspectives d’évolution professionnelle pour les agents et cadres ayant rejoint la collectivité mutualisée
- Redéfinition des missions, rôles et responsabilités pour chaque direction et service
- Développement d’une culture de la transversalité et de la coopération entre services
Accompagnement des membres du comité de direction d’une collectivité territoriale pour améliorer son fonctionnement
Collectivité territoriale (2 000 agents)
Suite au renouvellement des cadres dirigeants de la collectivité, la direction générale souhaite se faire accompagner dans la mise en œuvre des orientations du nouveau projet d’administration.
Notre mission s’est articulée au travers :
- D’une phase de cadrage : analyse documentaire, observation du fonctionnement du Codir, établissement de la communication projet, partage de la vision avec la direction générale
- D’un diagnostic approfondi : sur la base de grilles d'entretiens précises, animation d'échanges participatifs avec les membres du Codir, rapport et présentation à la direction générale
- De l’animation d'ateliers de travail thématiques puis d'un séminaire de synthèse afin d’élaborer collectivement le projet d’administration
Nous avons également mobilisé un dessinateur caricaturiste qui a croqué en temps réel les intervenants afin d'introduire de l'autodérision collective, de l'humour et faciliter ainsi, l'acceptation de la remise cause de chacun et faire prendre conscience de la nécessité du changement.
- Un projet d’administration coconstruit
- Un collectif du comité de direction fédéré autour de la DGS, engagé et pleinement mobilisé pour le déploiement du projet d’administration sur le terrain
Diagnostic, propositions d’actions et accompagnement pour l’élaboration d’un contrat de ville
Communauté d'agglomération (200 agents)
Hibyrd est sollicité pour mener un diagnostic de mise en œuvre de la politique publique menée à ce jour et proposer des actions devant impulser une progression entre l'état actuel de la situation et les objectifs à atteindre, tels que fixés par la loi et par la Communauté d'agglomération.
Nous nous plaçons dans une posture d'accompagnement de la Communauté d’agglomération et de facilitateur du travail collaboratif, en cherchant à respecter tous les acteurs dans le cadre de leurs compétences et mettons en place les modalités d’un diagnostic partagé incluant des acteurs publics différents (Etat, Conseil départemental, EPCI, Communes), des partenaires institutionnels variés (CCI, CMA, Mission Locale, Pôle Emploi) et les habitants.
- Un contrat de ville coconstruit avec les différentes parties prenantes, facilitant son acceptabilité et son appropriation pour une mise en œuvre opérationnelle plus rapide
Vous avez des questions
Pourquoi vouloir associer à la démarche les différentes parties prenantes (élus, direction, managers, agents, …) ?
Différentes études ont montré qu’en général, moins de 35 % des projets menés au sein du secteur public aboutissaient sans difficultés (source PwC et Standish) et ce à cause des facteurs d’influence qui interagissent sur ces projets, tels que :
- Influence du politique et de sa recherche d’un consensus acceptable par tous
- Influence de l’administration de par ses règles de fonctionnement et processus spécifiques
- Influence de l’intérêt public qui souvent revêt des attentes différentes à l’égard des objectifs à atteindre
- Influence des différentes parties prenantes qui gravitent autour
Pour faire face à ces difficultés, il est donc primordial de faire en sorte que dès le départ, l’ensemble de ceux qui vont devoir le réaliser soient parfaitement alignés sur le diagnostic, les objectifs à atteindre et les moyens à mobiliser pour y arriver.
C’est pourquoi, lors de nos missions d’accompagnement à l’élaboration de projets d’administration, nous proposons d’associer certaines parties prenantes, aussi bien du côté des politiques, de l’administration que des usagers.
Vos interventions comportent-elles un appui en termes de communication des parties prenantes (élus, instances représentatives du personnel, collaborateurs) ?
La communication est toujours un élément central de tout projet d’administration, que cela soit en interne au sein même de l’administration ou bien à destination des élus. En effet, pour réussir un tel projet, il est fondamental que chacune des parties prenantes se retrouve dans le projet et puisse en comprendre le sens.
En interne, la mise en œuvre d’une communication régulière et pilotée est indispensable pour réussir le changement en insistant sur le pourquoi nous changeons ? (ce que nous souhaitons améliorer, ce que nous voulons en tirer comme bénéfices), en valorisant tout au long du projet, les investissements collectifs et les succès mais aussi en rappelant sans cesse les objectifs et le cap.
C’est pourquoi, nous hybridons chaque fois que cela est possible, au sein même de nos équipes, des consultants en communication afin de coconstruire avec nos clients les outils et les éléments de langage qui permettront de porter la voix du projet.
Comment la méthodologie proposée permet-elle de s’assurer de la mise en œuvre effective du projet et de son efficacité ?
Au-delà de la production proprement dit des livrables officiels liés à la définition et la mise en œuvre d’un projet d’administration, nous nous attachons, lors de la phase d’élaboration du projet, au travers de notre démarche de coconstruction, à mettre en place les instances de gouvernance et de pilotage qui permettront de s’assurer de la pérennité de nos actions dans le temps.
En effet, chez Hibyrd, nous croyons en l’intelligence collective et aux démarches des organisations apprenantes et nous faisons tout notre possible afin de faire grandir nos clients pour les rendre plus autonomes. Ainsi lors de notre départ, l’organisation s’est autonomisée et a mis en place le système de gouvernance qui lui permettra de faire perdurer son projet mais aussi d’intégrer le changement dans son mode de fonctionnement au quotidien (le changement n’étant pas conjoncturel).
Etes-vous en capacité de nous accompagner dans les phases amont (liée à la stratégie) et aval (mise en œuvre et conduite du changement) ?
Hibyrd intervient sur les 5 enjeux liés au développement des organisations privées comme publiques (pour rappel : Se projeter pour définir sa stratégie, S’organiser pour la mettre en œuvre, Se développer en créant un véritable collectif, Se digitaliser pour démultiplier la valeur et S’adapter durablement pour rester performant). Le premier qui consiste donc à accompagner nos clients dans leur projet prospectif, fait donc partie intégrante de notre offre de conseil.
De même, lors de la mise en œuvre d’un projet d’administration, de direction ou bien de service, Hibyrd est en mesure d’intervenir sur tous les champs de compétences nécessaires à la conduite du changement, comme ceux plus techniques liés à certaines expertises métiers tels que l’e-administration, les services à la population, l’urbanisme, la petite enfance).
De plus, si besoin, nous sommes également en mesure d’accompagner l’équipe d’élus à l’élaboration de son projet de mandature.
Qu’est-ce qu’un projet d’administration ?
L’élaboration d’un Projet d’Administration vise à coordonner certains objectifs fixés par les équipes d’élus des communes et intercommunalités. Exemple de projet d’administration :
- Organiser et suivre la mise en œuvre du projet administratif
- Optimiser le projet d'administration de la mairie et le projet d'administration collectivités territoriales pour améliorer le service rendu
- Adapter l’organisation des services publics, des collectivités publiques locales et de la gouvernance au profit d’un fonctionnement plus efficace et fluide.
Le projet d’administration est un document relatant de toutes les actions à mener pour répondre à ces objectifs. Une feuille de route du plan d’administration à piloter, au service des différents acteurs (élus, DGS, administrateurs, directeurs, etc…) et relate des projets retenus, des ressources, compétences et modes de fonctionnement nécessaires et donne le plan d’actions.
Quelles différences avec le projet de service, le projet de territoire ou le projet de direction ?
Si le projet d’administration constitue un cadre de référence commun à l’ensemble des agents de la collectivité, élaborer un projet de service (ou un projet d'administration et de services) permet de situer le travail de chaque service et des agents qui le composent. Le projet de service administratif est donc un document justifiant des différentes ressources sur lesquelles s’appuyer tout au long du pilotage du projet.
Le projet de territoire lui donne l’organisation de l'action publique en fonction des ressources des territoires et des enjeux auxquels ils sont confrontés, et définit un véritable projet commun d'intérêt local.
Le projet de direction, aussi appelé projet de direction de collectivité territoriale, répond quant à lui à des aspects managériaux en impliquant l'ensemble des acteurs de la collectivité pour contribuer à la déclinaison opérationnelle des objectifs du projet d'administration.
