Profitez de la mise en conformité aux 1607 heures annuelles pour améliorer les conditions de travail dans votre mairie
Dans la fonction publique comme dans l’ensemble des organisations, il est essentiel d’adapter les horaires de travail des personnes aux contraintes de leur métier. La loi sur la transformation de la fonction publique de 2019 offre une opportunité pour les mairies de repenser les cycles de travail de leurs agents, en accord avec les intéressés. Cette loi met fin au régime dérogatoire aux 1607 heures annuelles de travail au sein des collectivités territoriales. Alors que la plupart des mairies se sont mises en conformité avec la loi, un certain nombre d’entre elles n’ont pas encore passé l’étape de la délibération fixant les cycles de travail. Cette étape est une opportunité de relancer le dialogue social afin d’améliorer les conditions de travail des agents, tout en optimisant la qualité du service aux usagers. Hibyrd accompagne votre équipe RH dans cette démarche en proposant une approche participative selon les principes de l’organisation apprenante.
Le 1607 heures annuelles source d’amélioration du climat social et du service aux usagers
La mise en conformité aux 1607 heures annuelles est une occasion pour les mairies de mieux prendre en considération les besoins et les attentes des agents comme des usagers.
Une meilleure prise en compte des contraintes des agents
La mise en conformité permet de répondre à des attentes, provenant notamment des agents en contact avec le public, en matière de conditions de travail. Les revendications régulièrement exprimées concernent le manque de considération pour certaines tâches qui font pourtant partie de leur métier. Cela concerne, par exemple, les agents d’accueil, les personnes travaillant en crèches ou les travailleurs sociaux. Bien souvent, la durée de travail payée ne concerne que le temps compris entre l’ouverture et la fermeture du lieu. Le temps nécessaire à la préparation en amont ou au traitement de dossiers en dehors des heures d’accueil des usagers n’est pas rémunéré. L’augmentation du temps de travail offre une possibilité de valoriser ce « temps caché », pourtant travaillé. Cette meilleure prise en compte du travail de chacun influe directement sur la qualité de vie au travail (QVT).
Des conditions d’accueil qui correspondent aux besoins des usagers
Les horaires de travail des agents ne doivent pas uniquement s’adapter aux contraintes inhérentes aux spécificités du métier, elles doivent également répondre aux attentes des usagers. Les horaires d’ouverture et de fermeture de nombreux lieux sont liés aux cycles de travail des agents. La réforme du temps de travail est donc l’occasion de faire un point sur les besoins des usagers afin de leur permettre d’accéder aux services municipaux dans les meilleures conditions. Pour connaître ces attentes, il suffit généralement de récupérer des informations auprès des agents eux-mêmes. En tant qu’interlocuteurs directs des usagers, ils sont en mesure d’établir un bilan des suggestions reçues.
Comment surmonter les freins à la mise en conformité aux 1607 heures annuelles ?
La mise en conformité aux 1607 heures annuelles fait naître des inquiétudes chez les agents municipaux. Pour mieux appréhender ces préoccupations, il est important de comprendre leur origine. Il est aussi essentiel de proposer des solutions adaptées, issues de l’écoute des besoins de chacun.
L’acculturation et les RTT en compensation des jours de congés acquis hors cadre légal
Le principal frein durant les négociations liées à la mise en conformité à cette réforme est la perte de jours de congés dont bénéficiaient jusque-là les agents. En effet, la loi sur la transformation de la fonction publique impose la fin des congés accordés sans base légale mis en place par les mairies. Il peut s’agir de jours d’ancienneté, du jour du maire, de la journée de solidarité non travaillée, du congé de pré-retraite ou de tout autre congé qui fait baisser le temps de travail en deçà des 1607 heures.
Ce changement peut être perçu comme une soudaine perte d’avantages sans compensation salariale. La méthode éprouvée par Hibyrd passe par une implication des agents dans la construction de la nouvelle réglementation mise en place. Il s’agit tout d’abord de leur expliquer les raisons de la baisse du nombre de jours de congés. Une compréhension du sujet leur permet d’adhérer à la démarche et de devenir coconstructeurs du nouveau règlement du temps de travail.
Concrètement, les jours de congés perdus peuvent être compensés par des jours de RTT. Pour cela, il faut augmenter le temps de travail hebdomadaire ou annuel (annualisation) des travailleurs.
Des mesures pour compenser la baisse de pouvoir d’achat
Le second frein est la perte de pouvoir d’achat, conséquence potentielle de l’augmentation du temps de travail. L’extension des horaires de travail amène par exemple des parents à laisser leurs enfants à la garderie plus longtemps qu’auparavant, un service qui a un coût. Plusieurs avantages peuvent alors être proposés afin de compenser cette baisse de pouvoir d’achat. En offrant une opportunité de négocier d’autres aspects liés aux conditions de travail, vous contribuez aussi à améliorer la cohésion entre la mairie et ses agents.
Ces avantages peuvent être les suivants :
- La mise en place du télétravail ;
- La modification des horaires pour mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle, en proposant par exemple à ceux qui le souhaitent de commencer plus tôt le matin ou une réduction de la durée de la pause méridienne ;
- L’amélioration de la protection sociale en augmentant la part employeur ;
- La création d’un plan de formation des agents ;
- La mise à disposition d’avantages non imposables tels que des tickets restaurants ou des chèques vacances en guise de compléments de revenus ;
- La monétisation du compte épargne temps (CET)
Des dérogations pour certains métiers pénibles
Dans le cadre de leur mise en conformité aux 1607 heures annuelles, les collectivités peuvent accorder des heures non travaillées aux personnes occupant des métiers pénibles. Pour que cette dérogation soit mise en œuvre, la mairie définit une liste de métiers qui sont soumis à des sujétions particulières. Ces sujétions peuvent être le travail en extérieur, avec des enfants, le week-end, le soir, etc. Cela peut concerner des ATSEM, des agents de l’assainissement ou des espaces verts, des maîtres-nageurs, etc. Ces sujétions, considérées comme difficiles, sont définies grâce à l’écoute accordée aux agents durant les groupes de travail. Une fois que les métiers et le nombre d’heures accordées en contrepartie des sujétions ont été définis par la mairie, le contrôle des légalités doit les valider (comme pour l’ensemble du règlement intérieur).
La méthode éprouvée d’Hibyrd pour une transition sereine vers les 1607 heures
L’approche participative Hilearn développée par Hibyrd se base sur les principes de l’organisation apprenante. Cette méthode passe par le transfert de méthodologies et d’outils propices à améliorer les processus de travail ainsi que la communication interne. L’objet de cette méthode est de favoriser les transformations des organisations en les amenant à apprendre de leur expérience, à favoriser la coopération et à acquérir une autonomie en vue de ses évolutions à venir. Dans ce cadre, nous associons les organisations syndicales, les agents et les cadres dans notre accompagnement à la mise en conformité avec les 1607 heures annuelles.
L’approche de Hibyrd en 7 étapes
La méthodologie Hibyrd pour la mise en conformité aux 1607 heures annuelles comporte les étapes suivantes :
1. Le cadrage, étape nécessaire à la compréhension des objectifs de notre client.
2. Un diagnostic, de nature juridique et opérationnelle
Il s’agit de dresser un état des lieux de l’organisation du travail en place en établissant le bilan des écarts suivants :
- L’écart par rapport à la réglementation ;
- L’écart par rapport aux besoins des usagers ;
- L’écart entre ce qui est défini par le règlement intérieur et les conditions de travail réelles. En effet, il n’est pas rare que les managers et les agents doivent adapter les règles en place par rapport à leur activité.
Ce diagnostic se fait via des entretiens individuels, des groupes de travail comprenant les encadrants et des ateliers avec les collaborateurs. Il s’agit de comprendre les contraintes, mais aussi les attentes de chacun. Cela nous aide à établir des préconisations qui couvrent les besoins de chaque partie.
3. La restitution du diagnostic se fait en présence de l’ensemble des parties prenantes. Nous tenons à ce que les représentants du personnel et les agents puissent être conviés lors de réunions dédiées.
4. L’étape des préconisations est une entrée dans la partie opérationnelle. Elle se fait essentiellement en présence des encadrants même si elles sont issues également des retours du terrain. Les préconisations que nous élaborons concernent l’organisation du temps de travail, l’amélioration du service à l’usager et l’amélioration des conditions de travail. Ce sont trois aspects qu’il faut traiter conjointement.
5. Nous procédons ensuite à la restitution des préconisations à l’ensemble des parties prenantes.
6. Nous vous accompagnons au comité technique, soit en y participant soit en préparant la négociation.
7. La dernière étape est optionnelle, il s’agit de la rédaction du règlement du temps de travail comprenant tous les cycles, activité par activité, service par service ainsi que du projet de délibération.
En synthèse
Le passage obligé de la délibération dans le cadre de la mise en conformité aux 1607 heures annuelles doit être perçu comme une source d’amélioration par chaque collectivité. En incluant les agents et les organisations syndicales dès le début du processus, la mairie leur attribue un rôle de cocréateurs de la nouvelle organisation. Cette prise en compte de la parole des agents permet de mieux adapter leurs horaires de travail et d’améliorer l’accueil du public. Plusieurs solutions permettent d’apaiser les préoccupations des agents. La diminution des jours de congés peut être compensée par des RTT et une explication de la loi. Plusieurs compensations peuvent être proposées en réponse à la perte de pouvoir d’achat qui peut survenir. Enfin, la mairie dispose de la possibilité de réduire le nombre d’heures travaillées pour les personnes occupant un métier pouvant être considéré comme pénible. Grâce à son approche basée sur les principes de l’organisation apprenante, Hibyrd accompagne les mairies dans cette transition tout en donnant à chaque partie des outils propices à l’instauration du dialogue social.
