Le guide ultime des 5 étapes clés de conduite de projet ToIP
La migration de votre système de téléphonie peut certes générer un grand nombre de bénéfices pour votre entreprise, mais les changements qu'engendre un changement du mode d'exploitation sont importants. Voilà pourquoi ce projet nécessite d'être orchestré d'une main de maître par des spécialistes métiers et de la relation humaine en collaboration directe avec la DSI. Les consultants Hibyrd, experts en transformation des organisations, vous proposent leur guide ultime des 5 étapes clés à suivre pour bien conduire votre projet ToIP.
Les bénéfices d’un projet ToIP
Une infrastructure classique nécessite le doublement de tous les composants ; câblage, liens d’interconnexion, technologie WAN et technologie RTC, etc… En choisissant de passer sur la téléphonie IP, vous réduisez considérablement les coûts puisque vous simplifiez les infrastructures. Cela permet donc d’homogénéiser les services téléphoniques sur l’ensemble des sites, ce qui facilite l’administration, la mobilité et les évolutions futures.
Ce choix stratégique de conduite de projet ToIP sera d’ailleurs une aubaine pour votre entreprise. Soyez certain de pérenniser votre investissement puisque le marché de la téléphonie d’entreprise s’oriente de plus en plus vers des solutions de technologie IP.
Les 5 étapes clés de succès
Si les bénéfices sont foncièrement les mêmes d’une entreprise à l’autre, les besoins, eux, diffèrent clairement. Assurez-vous de disposer d’une solution finale qui soit entièrement adaptée à votre entreprise, vos utilisateurs et leurs attentes. Voici les 5 étapes clés à respecter pour ce faire.
1. Valider l'infrastructure existante
Avant toute chose, il est indispensable d’effectuer un diagnostic de votre réseau actuel et du câblage en place dans les locaux de votre entreprise. En effet, certains réseaux câblés peuvent dater, être presque obsolètes, et ne sont donc en pas en capacité de s’interconnecter avec un système de téléphonie sur IP. Pensez également à contrôler la vétusté de vos locaux afin de garantir la sécurité de l’installation.
Dans un cas comme dans l’autre, certaines modifications pourront prendre plus de temps et engendrer des coûts supplémentaires. La première étape est alors de vérifier le câblage de votre entreprise et de valider l’infrastructure générale qui accueillera le nouveau mode d’exploitation.
2. Faire évoluer les équipements et services
Dans tout équipement de téléphonie qui se respectent existent les commutateurs de réseau, plus communément appelés : les switchs. Il est nécessaire de mettre en place des switchs adaptés à la technologie de téléphonie IP qui arrive et potentiellement de les remplacer. Les nouveaux commutateurs de réseau doivent faciliter une administration à distance et prendre en charge l’ensemble des postes IP de votre entreprise.
Profitez de cette migration pour faire évoluer bien plus que les switchs, en proposant notamment de nouveaux services aux utilisateurs finaux ; présence via les outils de chat , intégration dans les logiciels messagerie, productivité via la fonctionnalité Click to call dans les outils bureautiques, etc.
3. Sécuriser le réseau opérateur
Passer par internet pour la téléphonie, vous l’aurez compris, demande d’avoir un réseau opérateur solide. En effet, ces communications et tous les bénéfices qu’elles engendrent nécessitent un certain volume de bande passante d’abord, mais également un réseau particulièrement bien sécurisé.
Avoir un réseau opérateur fiable vous permet d’éviter toute interruption pouvant entraîner une cessation de l’activité de votre entreprise l’espace d’un moment (court ou long d’ailleurs) et donc une potentielle perte financière. Les experts vous le diront : il est conseillé de multiplier les liens pour que les uns prennent le relai des autres lorsque ceux-ci subissent une panne.
4. Faciliter l'intégration de l'interface
Jusqu’il y a encore quelques années, ce qu’on demandait aux téléphones c’était de téléphoner. Les logiciels présents sur le marché ont donc tous certaines fonctionnalités de base comme le renvoi d’appel ou la messagerie. Les choses ayant grandement évolué, faisant de ce petit appareil le meilleur ami de l’homme moderne, votre entreprise doit s’assurer que l’interface choisie pour la migration ToIP s'interconnecte parfaitement avec le système d’information déjà en place ainsi que tous les outils à disposition de vos équipes (CRM, ERP, etc…).
In fine, vous devez pouvoir faire évoluer facilement vos dispositifs digitaux sans que votre ToIP n’interfère dans leur configuration future.
5. Compter sur des prestataires de confiance
Lorsque vous mettez un projet de ToIP en place, vous vous liez avec votre opérateur, comme d’autres prestataires de services indispensables, pour plusieurs années. Il est donc primordial que vous vous assuriez de la santé financière de ce fournisseur.
Il est aussi recommandé de vous entourer d’experts métiers et de la relation pour accompagner votre DSI et votre Direction générale dans cette transformation. Le but étant de mener à bien cette conduite de projet projet ToIP en incluant toutes les parties prenantes.
Des spécialistes de la relation vous permettront d’instaurer une communication interne forte, de recueillir les attentes et besoins de tous les utilisateurs finaux pour éviter toute frustration ou incompréhension et créer le lien entre le fournisseur, la DSI et les métiers supports. Vous déployez ainsi en coconstruction la solution la plus adaptée pour votre entreprise.
De plus, l’opérateur historique Orange arrêtera bientôt la commercialisation des lignes analogiques et va progressivement retirer ce qu’on appelle la RTC, la téléphonie classique. Si vous n’avez pas encore eu le temps d’entamer votre projet de déploiement de ToIP, qui deviendra obligatoire d’ici à 2030, il est encore temps de faire appel à des experts pour vous accompagner dans cette conduite de projet.
