Migration SAP : comment réussir sa migration de Peoplesoft vers SAP ?
Le choix d’un ERP (Enterprise Resource Planning) a une incidence sur les processus dans tous les cœurs de métier de l’entreprise, la finance, la distribution, la gestion des matériels… En effectuant une migration Peoplesoft vers SAP, de grandes entreprises cherchent à gagner en efficacité, à uniformiser les progiciels utilisés dans leurs filiales ou encore à offrir une interface simplifiée aux utilisateurs. Vous envisagez d’effectuer une migration d’ERP dans votre organisation et souhaitez connaître les grandes lignes d’un tel projet ? Nous vous proposons nos conseils sur le sujet, issus de l’expérience de nos consultants Joël et Manuel. Tous deux interviennent en tant que chefs de projet IT sur un projet de migration SAP chez un grand acteur de l’énergie en France appartenant à un groupe mondial.
Quels sont les avantages d’une migration vers l’ERP SAP ?
De manière générale, Peoplesoft n’est plus considéré comme le leader sur le marché de l’ERP. SAP a lancé une nouvelle version de son ERP destiné aux grandes entreprises en 2015, SAP S/4HANA, qui a marqué une amélioration radicale dans le domaine. Cette version de l’ERP, qui connaît des mises à jour régulières, offre des performances optimisées, une interface utilisateur plus moderne et des processus simplifiés.
Dans le cas de notre client, grand acteur de l’énergie, l’objectif principal du projet de migration SAP est d’optimiser le paysage applicatif en diminuant le nombre de logiciels utilisés. Sur une version Peoplesoft très personnalisée comme chez ce client, les collaborateurs sont amenés à se servir d’une grande variété d’applications, selon leur métier. Cela complexifie la gestion de l’ERP, notamment lorsqu’il s’agit d’implémenter une version plus récente. En choisissant de recentrer ses fonctionnalités sur SAP, on simplifie le système en le standardisant, ce qui entraîne une baisse des coûts de gestion et permet de gagner en efficacité.
Manuel explique que le long travail effectué sur la migration des données est aussi une opportunité d’en améliorer la qualité. Le data cleansing ou nettoyage des données, est fait à l’aide d’un outil ETL (Extraction Transformation and Load) dans le cadre de ce projet.
Selon Joël, un gros avantage du projet est aussi de profiter d’une de ses premières étapes, le blueprint, pour remettre à plat tous les processus métiers internes.
Quelles sont les étapes nécessaires à la migration de l’ERP Peoplesoft vers SAP ?
La migration SAP est un projet d’envergure qui se déroule en plusieurs temps :
- Le projet débute par la création du template global établi à partir d’ateliers. Chaque service et filiale l’alimente en définissant ses besoins.
- La première étape aboutit à la création du blueprint, aussi appelé modèle cible en français. Le blueprint détaille les fonctionnalités finales dont l’entreprise souhaite disposer dans l’ERP. Sa création passe par une synthèse des besoins recueillis et une analyse des processus standards.
- On passe ensuite à l’implémentation de l’ERP SAP
- C’est à ce moment-là qu’on définit le fit gap, qui est une analyse d’écart entre le standard (l’ERP SAP tel qu’il est proposé par l’éditeur) et les besoins locaux. Il sert à identifier les besoins de customisation pour s’adapter aux spécificités de l’entreprise.
- S’ensuit l’implémentation du build, le développement de la solution locale à partir des éléments définis précédemment.
- On procède ensuite à des tests d’intégration, aussi appelés SIT. Ce sont des tests d’intégration de bout en bout qui incluent les applications locales. Ces tests permettent également de tester les différentes interfaces implémentées entre SAP et les applications locales.
- On passe aux UAT (User Acceptance Testing) ou tests de recette fonctionnelle métier. Il s’agit d’une phase durant laquelle les utilisateurs finaux testent les interfaces.
- La dernière étape est le Cut over, la bascule entre Peoplesoft et SAP. L’un des challenges est de maintenir la qualité de travail des usagers durant la migration. La transition entre Peoplesoft et SAP doit se faire de manière fluide, une interruption de l’accès pouvant avoir des conséquences sur le fonctionnement de l’entreprise.
En parallèle des dernières étapes, les collaborateurs des différents métiers impactés par l'arrivée de SAP sont formés à l’utilisation de l’interface et aux changements techniques à venir.
Comment maîtriser les coûts et les délais d’un projet de migration SAP ?
Il est important de prendre en compte la saisonnalité dans la planification du projet. Pour éviter tout risque de perturbations, programmez les étapes clés telles que le cut over durant une période de l’année où l’activité de votre entreprise est plutôt basse. Chez notre client qui est un fournisseur d’énergie, notamment pour les particuliers, la date de bascule de projet a été fixée en début d’été, une période creuse pour l’entreprise.
La complexité d’un tel projet est difficile à appréhender en amont de son démarrage. L’équipe doit donc se fixer un objectif de délai et de livrable minimum tout en étant prête à faire preuve de flexibilité. En définissant ces éléments, vous êtes assuré de lancer à minima une partie du projet à la date définie. Les processus peuvent évoluer en cours de projet, les méthodes de travail des collaborateurs devront donc s’y adapter, grâce à un accompagnement. Chez le client que nous évoquions, nos deux consultants ont pu constater que le projet a beaucoup évolué et s’est complexifié en cours de route. Afin de respecter les délais, il a donc fallu faire des choix en ce qui concerne l’implémentation d’applications. La première version de SAP en place n'offrira donc pas l’ensemble des processus auparavant automatisés auxquels les collaborateurs étaient habitués. Des solutions de contournement ont été mises en place en attendant le prochain lot d’évolution qui embarquera de nouvelles fonctionnalités. En contrepartie, la date de lancement sera respectée.
Du côté de l’équipe intégration qui intervient chez notre client, des best practice (bonnes pratiques) sont définies concernant l’implémentation des interfaces. On fait en sorte de les respecter en mettant en place des patern d’intégration qui respectent ces best practice.
La conservation et la transmission des connaissances acquises doivent être gérées efficacement pour assurer le bon déroulé d’un projet de longue durée. Il est essentiel de prévoir une période de transmission des savoirs lorsqu’un membre de l’équipe est amené à changer. L’utilisation d’un journal de bord partagé et d’un espace collaboratif de partage de documents est aussi un impératif pour capitaliser sur les connaissances acquises au cours du projet. Chez notre client, la migration SAP est un projet pilote, qui sera peu à peu mis en place dans toutes les filiales du groupe. La centaine de documents rédigés et mis à disposition sur un espace de travail collaboratif servira donc de guide pour les autres filiales.
Chez Hibyrd, nous avons à cœur de proposer un accompagnement sur les plans technique et humain afin de faire de la transformation une opportunité d’évolution pour les organisations.
