Migration SIRH : assurez le maintien de la qualité de vos données
Faire évoluer son système d'information en gestion des ressources humaines (SIRH) répond à bien des enjeux ; réduction des coûts, développement des compétences, gain de temps et productivité, etc... Derrière chacun de ces objectifs se cachent des données variées nécessaires à la bonne administration du personnel ; assurer le maintien de la qualité de vos données dans un projet de SIRH est donc essentiel pour votre entreprise. Les consultants Hibyrd spécialisés en ressources humaines (RH) et les experts en système d’information (SI) vous guident dans votre projet de migration SIRH ou sa mise en place avec un prisme particulier sur la gouvernance des données.
Les enjeux de la maîtrise de la donnée dans le SIRH
Dans un projet de mise en place d’un SIRH ou dans sa migration, la qualité de la donnée est essentielle à tous les niveaux ; de la direction générale à la Direction des ressources humaines (DRH) en passant par les collaborateurs. En effet, si un tel outil améliore quotidiennement la performance de vos processus RH tant par ses caractéristiques techniques que son fonctionnement, la donnée collectée qui devra être reprise et éventuellement enrichie dans le système cible, est également une vraie mine d’or. Les enjeux de la maîtrise de cette donnée résident non seulement dans la réponse aux objectifs de l’entreprise et aux attentes des salariés, mais également à certains aspects de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) par exemple.
Migration SIRH, données et Direction générale
La migration de votre SIRH vient souvent agrémenter techniquement certains objectifs stratégiques de performance de votre entreprise assignés par la Direction générale. La maîtrise de vos données dans cette migration devient un facteur clé d’analyse décisionnelle. Votre entreprise est en croissance ? Vous souhaitez intégrer davantage la qualité de vie au travail (QVT) dans votre stratégie d’entreprise ? Vous aurez besoin de données fiables et pertinentes pour prendre des décisions face à des situations de crise comme de développement.
Il est nécessaire d’effectuer un travail de qualification des données lors de votre migration pour les valoriser et faciliter ainsi l’analyse et la compréhension comportementale au sein de votre organisation, à travers des KPIs pertinents.
La maîtrise de la qualité de vos données vous permettra également d’envisager de nouvelles approches pour fiabiliser vos recrutements, augmenter l’engagement interne ou encore développer et faire rayonner votre marque employeur. Un véritable levier pour votre stratégie d’entreprise et vos objectifs annuels.
Migration SIRH, données et DRH
La Direction des ressources humaines (DRH) doit être impliquée dans la migration du SIRH de l’entreprise car elle est directement impactée. Avec le nombre de données récoltées dans son système d’information concernées par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), le service RH doit répondre à des contraintes réglementaires et techniques pour sécuriser les données et leurs propriétaires.
Au-delà de ces aspects réglementaires qu’il est impératif de maîtriser, l’évolution du SIRH répond à d’autres enjeux de la DRH. Un bon outil et des données pilotées efficacement apportent un vrai gain en productivité dans la gestion administrative des salariés (droit social, congés, carrières, GPEC ou gestion de paie) et dans les aspects de développement (plan de formation, mobilité, gestion des compétences et gestion du personnel, etc.).
Le maintien de la qualité des données dans la migration SIRH de votre entreprise est donc indispensable si vous souhaitez faire de cette Data un outil de pilotage et d’anticipation des risques à destination de la DRH.
Migration SIRH, données et collaborateurs
La grande majorité des données stockées dans votre SIRH est d’abord générée par vos collaborateurs, et est complétée par les équipes RH ; coordonnées, entretiens, demandes de congés ou encore plan de formation et gestion de carrière. Ils doivent pouvoir accéder à leur dossier dans votre système d’information en toute autonomie et faire remonter leurs attentes par écrit. Tout cela vient enrichir les données collectées et a pour but de fluidifier la communication interne et d’améliorer quotidiennement la qualité de vie au travail (QVT) en croisant les objectifs de l’entreprise et les demandes des salariés.
Maintenir la qualité de ces données lors d’une migration est d’une importance capitale. D’abord pour que vos collaborateurs retrouvent l’ensemble de leur historique, mais aussi et surtout pour préserver leur engagement. En effet, conserver une trace des demandes de chacun est un signe de reconnaissance.
L’importance de la gouvernance de la donnée
La gouvernance des données dans la migration SIRH est un terme légèrement barbare pour en définir sa bonne gestion. Elle regroupe l’ensemble des pratiques nécessaires pour assurer le maintien des données qualifiées, leur disponibilité, leur intégrité et leur sécurité. Les consultants Hibyrd spécialisés dans la migration d’un SIRH et la gestion des ressources humaines (GRH) d’une manière générale vous proposent leurs 3 bonnes pratiques pour maintenir la qualité de vos données lors de votre migration.
1. La dream team d’une migration SIRH
Convaincus qu’un projet de transformation n’est bien mené que lorsque l’équipe est au complet, Hibyrd vous recommandent fortement de vous entourer de partenaires de confiance spécialisés dans les SI et dans la gestion de la relation humaine. Il vous sera également indispensable d’impliquer une personne de chaque service dans la reprise de vos données ainsi qu’une personne de la DSI pour l’assistance technique.
Ainsi, vous êtes certains de faire évoluer votre outil stratégiquement, de répondre aux attentes de chaque utilisateur et de faire le lien entre chaque partie prenante du projet de migration.
2. La priorisation des données
Pour alimenter votre nouveau système d’information RH, vous devez identifier clairement les données qualifiées obligatoires et les données qualifiées facultatives en fonction des objectifs du projet :
- Les données obligatoires sont indispensables au bon fonctionnement de votre outil et des processus RH
- Les données facultatives apportent des informations complémentaires adaptées aux besoins des équipes métiers
C’est en travaillant avec votre dream team de consultants et collaborateurs que vous pourrez identifier ces données
3. L’enrichissement des données
Dans un plan de migration SIRH efficace, l’enjeu de la transition des données d’un système A à un système B ne réside pas simplement dans la migration des données mais bien dans leur qualification et leur enrichissement. Vous bénéficiez de l’espace idéal pour enrichir vos données existantes du système A de données, pouvant provenir de systèmes tiers, et ainsi avoir un SIRH cible bien plus complet et enrichi que le précédent.
Pour conclure, si la migration de votre SIRH répond à des enjeux stratégiques pour votre entreprise, il est indispensable de veiller au maintien de la qualité des données, voire de leur enrichissement pour rendre le projet efficace. Pour ce faire, composez la dream team de votre migration SIRH et faites intervenir des consultants dans votre projet pour créer du lien !
