Externalisez votre projet d’AMOA pour mieux maîtriser les enjeux relationnels
Chaque jour, les entreprises se transforment ; réorientation stratégique, nouveau projet d’industrialisation, augmentation des capacités de production, etc. Les grands groupes sont les premiers à devoir s’adapter à ces nouveaux enjeux organisationnels. Pour mener à bien ces projets de transformation, il est indispensable que la MOA et la MOE se comprennent, notamment à travers l’intervention souvent externe d’une assistance à maîtrise d’ouvrage, aussi appelée AMOA. Le rôle de ces consultants consiste à accompagner la MOA dans son expression du besoin et à challenger la MOE dans la mise en œuvre du projet. Le but final étant de s'assurer que les demandes de la maîtrise d’ouvrage soient entendues et respectées. Le consultant est le liant entre le demandeur et son besoin métier et les experts techniques qui vont se charger de la construction du projet. Pour que l'ensemble de votre projet soit bien piloté et que toutes les parties prenantes se sentent impliquées dès le début du projet, il est primordial de prévoir en amont une vraie stratégie de mise en œuvre d’une AMOA impartiale. Ainsi, pour mieux maîtriser les enjeux relationnels du projet, mais également bénéficier d’un vrai retour d’expériences, l’externalisation de l’AMOA peut-être une solution idéale, respectueuse des différentes parties prenantes internes.
L’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, la MOA et la MOE
Que vous évoluiez dans le secteur d’activité du tertiaire, du transport, de l’industrie, de la distribution, ou encore de l’agroalimentaire, lorsque vous enclenchez un projet de transformation c’est souvent pour répondre à un besoin métier de l’un de vos services ou directions. L’objectif final étant notamment d’améliorer les process métier, et développer plus d'autonomie et d'efficience. Les personnes les mieux placées pour connaître les axes d’améliorations et les best practices attendues sont vos propres équipes.
Dans un premier temps, l’assistance à maîtrise d’ouvrage consiste donc à comprendre et récolter auprès de vos collaborateurs métiers, leurs demandes, attentes et besoins, et de vous conseiller au mieux dans votre intérêt. Elle vient ensuite les traduire au sein d’un cahier des charges ou d’une expression de besoin, en langage plus technique pour les transmettre à la maîtrise d'œuvre et ses parties prenantes, qui apporteront alors la solution industrielle, digitale, technique, …
Tout au long du projet, le maître d'ouvrage doit également être entouré d'une AMOA solide qui fera parfaitement le lien entre les experts métiers et les experts techniques. Son deuxième rôle consiste alors à faire le rapprochement entre ces deux mondes (MOA et MOE) qui ont une culture, des référentiels, des termes, des mots qui sont foncièrement différents.
Par exemple, lors de l’implémentation d’un progiciel métier, la direction qui va bénéficier des fonctionnalités du produit, est la MOA. L’éditeur et/ou son intégrateur qui vont apporter la solution, sont la MOE. L’assistance à maîtrise d’ouvrage sera alors la garante de la bonne avancée du projet et sera l’interprète entre ces différents interlocuteurs. Il est indispensable qu’il garantisse que les attentes exprimées par le métier soient prises en charge par les informaticiens en charge du paramétrage ou des développements de la solution.
L’assistance à maîtrise d’ouvrage peut, dans certains cas, devenir le donneur d’ordre face à la MOE pour la challenger et s’assurer qu’elle comprenne bien la demande de la MOA et qu’elle y réponde correctement.
Voilà pourquoi externaliser votre projet d’AMOA vous offre la possibilité de faire intervenir des consultants qui parlent à la fois le langage du métier et le langage de l’ingénieur afin de traduire de l’un à l’autre les attentes et les avancées du projet.
L’AMOA, véritable lien entre le donneur d’ordre et l’équipe de réalisation
In fine, l’AMOA est là pour faciliter le déroulé du projet, tant pour la maîtrise d’ouvrage que pour la maîtrise d'œuvre. S’il est une aide au pilotage, c’est également pour créer des moments d’échanges entre le demandeur et les parties prenantes de la MOE afin de garantir que les avancées du projet correspondent aux attentes initiales. Le but est également de s’assurer que vous soyez en mesure de suivre le projet comme il faut, et ce, jusqu'au bout.
L’assistant à maîtrise d’ouvrage s’incorpore alors à votre projet de transformation pour vous aider dans son pilotage et dans la création de lien entre les experts métiers et techniques. Il est donc nécessaire que chacun soit vigilant sur un point : la MOA doit être vigilante sur le fait de rester le principal responsable du projet et de ne pas le déléguer entièrement à l’assistant à maîtrise d’ouvrage. Pour que cette vigilance soit équitable, de son côté l'AMOA doit vérifier que la maîtrise d’ouvrage ne se repose pas entièrement sur lui. Ainsi, le dialogue doit rester ouvert et permanent. Aussi, les consultants d’Hibyrd vous recommandent de suivre les 4 étapes suivantes tout au long du projet.
1. Initier la mission et cadrer le périmètre d’intervention
Lorsque vous choisissez d’initier une démarche de transformation de votre entreprise, il est une première étape intangible pour bien démarrer votre projet : la réunion de cadrage. Elle permet de définir les attentes des services métiers, les règles du jeu et le périmètre de la mission de l’AMOA. En amont du projet, il est donc primordial de définir le niveau de délégation et de responsabilité confiée à l'assistance à maîtrise d’ouvrage, cette dernière pouvant, dans certains cas, se prévaloir de parler en votre nom.
2. Réaliser des points d’étapes et de synchronisation réguliers
Tout au long de votre projet de transformation, il est indispensable d’ouvrir un dialogue régulier entre MOA et MOE et d’échanger perpétuellement lors de points de synchronisation pour partager l'avancement du projet, et l’AMOA permet alors une certaine médiation en cas d’incompréhension. L’idée de ces points de synchronisation consiste à connaître les avancées techniques présentées par les interlocuteurs côté maîtrise d’œuvre et de les mettre en face des attendus de la maîtrise d’ouvrage afin de s’assurer que tout correspond.
3. Sécuriser l’acceptabilité au changement induit par le projet
Il est à noter que des études ont montré que plus de 70 % des projets de transformation n'atteignent pas leurs objectifs. Ces échecs sont très souvent dû aux réticences au changement imputable au facteur humain, bien trop souvent minoré. C’est pourquoi, chez Hibyrd, nous avons intégré à nos équipes d’AMOA, des experts de la relation en charge d’assurer l’accompagnement au changement, voire même la mutation culturelle nécessaire à l’acceptabilité du projet dans son ensemble. Cette démarche sous le nom d’Hilearn©, permet de renforcer le rôle central de l’AMOA en tant que garant de la réussite du projet.
4. Clôturer le projet et le célébrer
Lorsque le projet est mené à son terme, l’assistance à maîtrise d’ouvrage doit prévoir un moment pour répondre aux dernières questions en suspens s’il y en a, tirer les conclusions des différentes prestations exécutées, mettre en exergue les axes d’amélioration et d’efficience et célébrer cette réussite. Il est ainsi souhaitable de prévoir un atelier de retour d’expérience (REX), ainsi qu’un séminaire de clôture du projet pour le célébrer et remercier l’ensemble des parties prenantes impliquées dans ce projet de transformation. En effet, c’est au travers de ces moments collectifs qui actent du changement présent, que l’on prépare les équipes à l’agilité nécessaire pour réaliser les changements à venir
Hibyrd, l’expertise AMOA métier et technique
Pour changer les choses dans votre entreprise, votre organisation, votre système de production, etc. vous devez faire émerger la créativité de vos collaborateurs au service de cette transformation et transmettre ces attentes à l’ingénierie pour créer la solution parfaitement adaptée à vos besoins.
Vous devez donc pouvoir compter sur l’accompagnement d’une assistance à maîtrise d’ouvrage en capacité de réaliser une traduction simultanée des discours entre le maître d’ouvrage et le maître d'œuvre, mais surtout sur des consultants en AMOA qui prend en compte, dès l’amont du projet, la façon de traiter l'acceptabilité du changement. Chez Hibyrd lorsque nous intervenons sur des missions d’AMOA, nous créons une équipe composée de consultants stratèges jusqu’aux consultants opérationnels ainsi que des coachs de la relation.
L'AMOA d’Hibyrd a un devoir de conseil et de par son savoir-faire, son retour d'expérience, son expertise est en mesure d'anticiper les éventuelles difficultés que vous pourriez rencontrer dans le cadre de votre projet de transformation. En effet, l’externalisation de votre projet d’AMOA avec Hibyrd vous apporte un regard croisé et un retour d'expériences sur des projets similaires que nos consultants en AMOA auraient mené auparavant. De plus, cela nous confère une certaine liberté d’expression et la transparence de vous faire part des zones fragiles à éviter. C’est ce qui fait notre valeur ajoutée.
