La méthode Kaizen, à l'origine de la démarche d'amélioration continue en entreprise

L’amélioration continue donne à l’entreprise la capacité d’apprendre de son expérience pour améliorer peu à peu ses processus, éliminer les coûts inutiles et gagner en productivité. Elle devient ainsi une organisation apprenante et agile. La méthode d’amélioration continue qui a inspiré les suivantes, nommée Kaizen, se base sur la résolution de problèmes. Didier Mielcarek est expert en amélioration continue, qu’il décrit comme le “système immunitaire” de l’entreprise. Il nous explique en détail comment il accompagne les entreprises dans la mise en place de cette démarche via la montée en compétence des collaborateurs grâce à la méthode Kaizen.

Qu’est-ce que la méthode d’amélioration continue Kaizen ?

Une méthode créée par Toyota

La méthode Kaizen a été créée par l’entreprise japonaise Toyota, qui a dû optimiser ses processus de production afin de faire face à une crise de qualité de ses voitures dans les années 1950. La méthode a ensuite été découverte par le gouvernement japonais lors de la crise pétrolière de 1973. Nommée Kaizen en japonais (littéralement changement pour le bien), cette démarche se concentre sur la résolution des problèmes de tous les jours. L’essentiel est de trouver une solution qui traite la cause racine et de prendre rapidement des mesures suite à l’apparition du problème. Une nouvelle culture d’entreprise s’installe, invitant chaque équipe à trouver elle-même des solutions à ses problèmes. Il est en effet essentiel que chaque équipe s’attaque aux problèmes qui sont dans son périmètre puisqu’il s’agit de sujets qu’elle maîtrise.

Une démarche rapide, de petits-pas

Le problème doit être traité « à chaud », un à deux jours maximum après son apparition. Plus on attend pour résoudre le problème, plus les indices risquent de disparaître et les parties prenantes risquent d’oublier ce qui a pu se passer. Une fois les problèmes récurrents éliminés, l’organisation de l’entreprise devient progressivement plus fluide. La méthode Kaizen est une démarche de petits pas.

Quelles sont les étapes pour intégrer la méthode Kaizen dans une entreprise ?

La méthode Kaizen est avant tout une transformation de la façon d’envisager la résolution du problème. Pour l’implanter dans une entreprise, la formation commence au niveau individuel. L’objectif n’est pas de résoudre le problème, mais d’apprendre à faire évoluer la mécanique de pensée.
Ensuite, pour que l’entreprise toute entière soit initiée à la méthode, des tuteurs sont formés en interne. Ils vont à leur tour adopter la posture de formateur, ou tuteur, afin d’assurer la montée en compétences du reste des équipes.
Il faut enfin s’assurer de former la direction qui a un rôle à jouer pour que l’amélioration continue se maintienne dans le temps et soit source d’une productivité accrue.

Quelles conditions sont indispensables à la mise en place de la méthode Kaizen ?

L’une des conditions pour que la méthode d’amélioration continue Kaizen fonctionne est que le problème choisi durant la formation puisse effectivement être résolu. Pour cela, le problème doit respecter certains critères :
- Les leviers de ce problème doivent se situer en interne. Il est plus difficile de résoudre un problème en interne s’il relève de délais de livraisons de fournisseurs par exemple.
- La personne qui cherche à le résoudre doit disposer d’un niveau de connaissance suffisant sur le sujet pour pouvoir identifier des solutions.
- Enfin, pour que la solution ait un impact pérenne sur le fonctionnement de l’entreprise, le problème doit être récurrent.
Au quotidien, une fois que les outils d’amélioration continue ont été déployés dans l’entreprise, le choix des problèmes doit être rapide. Comme nous l’avons vu, le succès de la démarche Kaizen tient à son immédiateté. Le responsable de service choisit rapidement le problème à résoudre. On s’appuie sur la connaissance et l’expérience du responsable pour passer à l’action.
La réussite de la démarche au niveau de l’entreprise tient aussi à l’existence et au respect de standards, c’est-à-dire un cadre comprenant des règles et des procédures. Un problème étant un écart par rapport à un standard, il ne peut pas être perçu par l’ensemble des équipes s’il n’existe pas de standard dans l’entreprise.

Quelles sont les autres méthodes d’amélioration continue les plus répandues ?

Hibyrd fait de l’amélioration continue une de ses bases de travail. Quel que soit le projet sur lequel nous intervenons, nous adoptons une démarche hybride appelée Hilearn®, qui allie accompagnement technique et coaching.Nous tenons compte des problématiques de chacun de nos clients pour sélectionner les outils et méthodes les plus adaptés au développement quotidien de leur performance.
Voici les principales méthodes d’amélioration continue utilisées pour améliorer la performance des entreprises :

- Le Lean Management, également inventé par Toyota, passe par l’élimination des sources de gaspillage. Avec le Lean, on cherche par exemple à identifier et éliminer les tâches sans valeur ajoutée.
- Le PDCA ou Roue de Deming fonctionne via la répétition de 4 étapes qui visent à améliorer les processus : planifier, exécuter le plan, évaluer les résultats et enfin ajuster.
- La méthode 5S, initialement appliquée à la production, se décline aujourd’hui dans différents environnements de travail. Elle se base sur 5 principes : garder uniquement le nécessaire, ranger ce qu’on utilise au quotidien, nettoyer régulièrement, établir des règles et respecter ces règles.
- La méthode 6 Sigma (Six Sigma) a aussi pour origine une application industrielle. Elle vise à réduire les erreurs des produits et des services en se basant sur des indicateurs.

De plus en plus d’organisations publiques se tournent vers l’amélioration continue pour optimiser leur fonctionnement, améliorer la qualité de service et dégager des marges de manœuvre financières. Fort de notre expertise dans le secteur public et d’expériences en amélioration continue, nous menons de plus en plus de missions tant dans le secteur privé que dans le secteur public.

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