Organisation apprenante : qu'est-ce que c'est ?

L’organisation apprenante présente de nombreux avantages. Elle est résiliente, favorise la productivité et le bien-être de chacun. Ce concept a connu des évolutions depuis qu’il a été théorisé par Peter Senge dans les années 90. En tant que société de conseil, nous l’appliquons dans chacune de nos missions à travers notre démarche Hilearn. Vous souhaitez adopter une approche apprenante au sein de votre organisation et cherchez à en comprendre les mécanismes ? Pour vous donner une définition approfondie de l’organisation apprenante, Chrystel Farnoux et Isabelle Lafond, consultantes et expertes en coaching, livrent des clés de compréhension appliquées aux entreprises et à la fonction publique.

L’approche apprenante se base sur l’amélioration continue

Une organisation apprenante est capable de construire elle-même ses solutions, elle évolue en tirant des leçons de ses expériences au fil du temps. Pour mettre en place cet apprentissage continu, elle s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue, aussi appelée Lean. Pour Chrystel « Dans une organisation apprenante, chaque projet est l’occasion, pour les individus comme pour le collectif, d’apprendre à travailler autrement. Chacun à son poste de travail est capable de détecter les améliorations possibles et de les mettre en place sans que ça passe par la hiérarchie. Ainsi, chacun est un élément de cette organisation apprenante. C’est ce qu’on appelle l’excellence opérationnelle, qui vient du Lean. »

Isabelle complète, « On observe beaucoup un mode d’amélioration continue où on pointe ce qui ne va pas. Mais il faut aussi regarder ce qui fonctionne bien. Il faut prendre du temps, notamment en réunion, pour faire le point sur ce qu’on a bien fait et ce qu’on peut en apprendre. Il faut réutiliser et capitaliser sur ce qui a bien marché. »

Cette amélioration continue ne peut être mise en place que grâce à un management adapté. Il s’agit d’un management qui laisse chacun s’exprimer et autorise l’expérimentation. Dans l’organisation, chacun doit intégrer que les erreurs sont des opportunités pour apprendre. Il faut donc sortir de la culture de la récompense et de la punition. Pour Chrystel, spécialiste du secteur public « La culture du positif et de l’expérimentation est encore plus éloignée dans le public. La situation, souvent tendue, dans laquelle se trouvent les cadres de la fonction publique, les pousse à tomber dans les travers du management classique de contrôle. »

L’ancrage de l’organisation apprenante dans la culture interne

Au-delà de l’aspect opérationnel, une organisation apprenante se définit, en effet, sur l’aspect culturel. La culture d’une entreprise ou d’une collectivité se construit sur des mythes, des procédures, du non-dit, une façon d’être des personnes… Dans l’organisation apprenante, toute action doit être considérée comme une opportunité pour apprendre, qu’on développe un nouveau produit, qu’on réponde à une demande d’un client ou qu’on effectue un retour d’expériences sur un projet. Selon Isabelle « tout ce qui se passe dans l’entreprise doit être vécu et perçu comme une occasion d’apprendre ».
Il faut alors instaurer une culture du droit à l’erreur et de l’expérimentation. Elle doit être ressentie à travers la manière dont sont menées les réunions et les briefs. Chaque collaborateur doit se sentir libre d’essayer, d’évaluer les résultats et de faire un retour d’expérience.
Il faut aussi être en capacité de prendre du recul sur le fonctionnement interne et les mécanismes de communication. Chaque individu doit prendre conscience de la manière dont il s’exprime, de l’impact de ses paroles et de ses actions. « À travers mon rôle de coach, explique Isabelle, je favorise le dialogue en réunion. Le but est que les personnes apprennent à se parler et à s’écouter. Même lorsqu’un retour d’expérience est plutôt négatif, il doit être accueilli dans un cadre bienveillant et de non jugement. »

L’organisation apprenante répond à des besoins actuels

Cette transformation des organisations vient apporter des solutions à des enjeux actuels des entreprises et des collectivités. En modifiant le style managérial, l’approche apprenante améliore le bien-être et la qualité de vie au travail (QVT). Une culture managériale valorisant la créativité et l’expérimentation contribue, en effet, à l’épanouissement des personnes. Aujourd’hui, il existe une volonté de se réaliser dans son travail, de se sentir utile. Les salariés aspirent à davantage d’autonomie et à trouver du sens dans leur métier. Pour Isabelle « Même si la théorie peut être difficile à mettre en place en pratique, les organisations privées comme publiques évoluent peu à peu. On peut trouver de l’inspiration dans la culture des start up qui laissent la part belle à l’expérimentation. Cela va de pair avec une autre façon de penser l’organisation. Une organisation avec des autonomies plus fortes et des relations informelles, une organisation plus symbiotique que structurelle. ».
Dans le secteur public, il y a une nécessité croissante d’optimiser les ressources, notamment humaines. Or, l’encadrement de proximité n’est pas nécessairement formé et doit faire face à de la pression. Pour Chrystel « Il faut aider l’encadrement à changer de posture. Il doit passer d’une posture hiérarchique à la capacité de faire grandir l’individu et le collectif. Il faut alors lever les freins pour faire du manager un manager coach. C’est incontournable pour que les agents puissent évoluer. ».
La QVT est un outil pour booster les performances individuelles comme celles de l’organisation. Elle répond aussi à une problématique d’attractivité que connaissent les collectivités. Depuis la mise en place de la loi imposant le passage aux 1 607 heures de travail annuel dans la fonction publique territoriale, les RH éprouvent des difficultés à recruter. Le fort absentéisme dans les collectivités représente également un enjeu humain, mais aussi financier. Dans la fonction publique, ce coût est estimé à 6 000 € par agent et par an. Un coût qui s’élève tout de même à 4 000 € dans le secteur privé.

Quels outils pour soutenir une organisation apprenante ?

Pour devenir apprenante, une organisation a besoin d’adopter des outils informatiques permettant de collecter et de traiter des données afin d’être en mesure de tirer des conclusions sur des événements et des projets passés. Elle a aussi besoin d’outils organisationnels et d’accompagnement à l’évolution de posture, qui vont l’aider à grandir.
Chez Hibyrd, nous intervenons sur l’approche apprenante, qui va permettre à l’organisation d’évoluer. Il s’agit de la démarche Hilearn, développée grâce à notre expérience auprès des entreprises et des collectivités. Lors de notre intervention, nous transmettons des outils notamment sur les postures, des manières de faire, des méthodologies, Chrystel explique « On se saisit de l’opportunité de la mission pour impulser notre manière de fonctionner, de travailler et faire en sorte que ça puisse être ancré, tout en levant les blocages au fur et à mesure. Par exemple, dans le cadre d’un projet d’administration, nous avons mis en place un groupe d’ambassadeurs internes. Ces personnes expérimentent notamment via la co-animation de groupe à nos côtés. Nous leur avons transmis nos outils et notre approche pour qu’ils soient en capacité à la fin de notre mission, de prendre le relai et de continuer à ancrer cette nouvelle manière de travailler et de collaborer. »

Notre approche hybride alliant expertise et coaching offre à chaque organisation une opportunité de gagner en autonomie et de sortir grandie de notre collaboration. Pour obtenir des renseignements ou faire appel à nos services,  contactez nous dès maintenant pour en savoir plus