Le bilan de mi-mandat, outil de pilotage et aide à la mobilisation
Les élus locaux cumulent plusieurs défis durant leur mandat. Ils doivent respecter leurs engagements électoraux via un pilotage étroit du projet de mandat en lien avec l’administration, maintenir la motivation de leur équipe d’élus et créer une relation de proximité avec la population. Le bilan de mi-mandat est un outil optionnel qui permet de mieux piloter les projets de la collectivité tout en favorisant l’ouverture du dialogue avec les élus, l’administration et les citoyens sur ce qui a été fait ou sur les projets à venir. Mené collectivement, ce bilan est un instrument aux bénéfices multiples et peu coûteux à réaliser.
Un instrument de pilotage de la politique publique
Le bilan de mi-mandat est une opportunité de comparer les projets de la collectivité mis en place aux promesses électorales. Pour faire le point sur l’évolution concrète de ces projets,il est essentiel de comprendre ce qui a fonctionné, mais aussi de connaître les difficultés rencontrées par les élus comme par l’administration. Ce n’est qu’une fois ces freins identifiés qu’il est possible de mettre en place des actions correctives sur la deuxième partie du mandat. Les conclusions du bilan sont ensuite utilisées comme un outil de pilotage par le maire et le DGS.
Le bilan de mi-mandat est un outil qui aide à :
- Faire le point sur les avancées réalisées ;
- Redéfinir les priorités ;
- Réaffecter des ressources si nécessaire ;
- Revoir éventuellement les objectifs initiaux en sachant expliquer les écarts, notamment aux administrés.
Une feuille de route est créée à partir du bilan de mi-mandat. Ce document définit les axes d’actions pour la deuxième partie du mandat. Bien entendu, la feuille de route tient compte des événements qui ont pu perturber le début de mandat, comme la crise sanitaire. L'élaboration de la feuille de route prend aussi en considération l’émergence de nouveaux leviers au service de l’amélioration du service rendu aux usagers. Il s’agit notamment de la loi de transformation de la fonction publique territoriale qui a augmenté le temps de travail des agents via les dispositions concernant les 1607 heures. La loi sur la transformation de la fonction publique de 2019 a obligé les collectivités territoriales à se conformer aux 1607 heures annuelles de travail. L’application de cette mesure a permis de dégager du temps de travail supplémentaire chez certains agents. Le bilan de mi-mandat va permettre de voir comment ce temps a été utilisé. Est-ce que le service aux usagers a été amélioré ? De nouveaux projets ont-ils été mis en place ? A-t-on observé une amélioration de la qualité de vie au travail ?
Le bilan de mi-mandat au service de la communication interne et externe
De la collecte des données jusqu’à la publication des résultats, le processus d’élaboration du bilan de mi-mandat nourrit la communication des élus. Pour servir la communication de la mairie, le bilan doit être objectif afin de témoigner d’une volonté de transparence. Il aide alors à valoriser ce qui a été réalisé tout en adoptant une vision allant au-delà de ce qui était prévu dans la politique publique.
Créer des liens avec les citoyens
Les informations nécessaires à la création du bilan sont d’une part quantitatives et d’autre part qualitatives. La prise en compte de l’aspect qualitatif est essentielle. Elle passe généralement par l’organisation d’ateliers avec les citoyens. La population, invitée à coconstruire la politique de sa ville, se sent utile et entendue. Par ailleurs, la participation citoyenne est source de progrès et de créativité.
Remobiliser les élus
Le bilan de mi-mandat est un levier de mobilisation de l’équipe d’élus qui peut avoir tendance à s’épuiser avec le temps. Il aide également à conserver la motivation des adjoints. Au fur et à mesure du mandat, les liens peuvent se distendre en interne. Comme avec les citoyens, le bilan de mi-mandat est une occasion de donner la parole à chacun et de redéfinir les priorités. En remettant les actions quotidiennes dans leur contexte et en relatant les accomplissements, le bilan de mi-mandat contribue à redonner du sens au travail de chacun. Les élus ont l’opportunité de reprendre conscience des problématiques de terrain et des missions de l’administration et des actions à entreprendre pour atteindre les objectifs.
Renforcer les relations élu-administration
Le bilan est enfin un levier pour améliorer la relation élu-administration et le fonctionnement de l’administration en redirigeant, si besoin, les priorités. Il ne s’agit pas nécessairement d’augmenter les moyens mais de les répartir au mieux pour optimiser les processus de réalisation. Les directeurs, chefs de service, voire les agents, sont invités à coconstruire la mise en œuvre de la deuxième partie du mandat. Le bilan de mi-mandat contribue ainsi à améliorer l’efficacité des actions conduites ainsi que le climat social via l’écoute et l’association de l’ensemble des parties prenantes au pilotage.
L’accompagnement Hibyrd en 4 étapes
Hibyrd, spécialiste de la transformation des organisations, accompagne les collectivités territoriales tout au long du bilan de mi-mandat. Notre prestation vise à accompagner les collectivités grâce à une méthode suivant 4 grandes étapes.
Le diagnostic en présence des élus
Un séminaire entre élus, se déroulant en plusieurs parties, permet de dresser un diagnostic détaillé prenant en compte plusieurs sujets. Les participants font une autocritique des avancées de leur projet politique.
La rencontre entre administration et élus
On organise des temps de rencontre avec l’administration, des directeurs aux chefs de service. Le but est de confronter les visions sur ce qui a fonctionné ou non durant cette première partie de mandat.
Les allers-retours avec la population
Les élus vont consulter la population sur des sujets phares en ciblant des projets d’administration avec des groupes usagers. On effectue un travail d’écoute, on croise les visions et on réfléchit ensemble à la suite.
La feuille de route
On crée une feuille de route prenant en compte l’ensemble des éléments indispensables à l’orientation de la seconde partie de mandat. La feuille de route décrit les actions à mener et les indicateurs de performances afin que le DGS et le maire ou le président puissent suivre l’avancée des projets.
Le bilan de mi-mandat est bénéfique pour toutes les collectivités (notamment communes et intercommunalités) , quelle que soit leur taille . L’approche d’Hibyrd, alliant expertise technique et coaching, favorise l’intelligence collective . Nous veillons aussi à donner des outils aux collectivités que nous accompagnons afin de leur permettre de gagner en autonomie, notamment dans le pilotage de leur feuille de route.
