Optimisez et fluidifiez vos services municipaux avec une opération de regroupement
Depuis plusieurs années, les communes sont dans l’obligation de mener des opérations de regroupement de services municipaux en créant des d’établissements publics de coopération intercommunale (EPCI). La Cour des comptes incite dernièrement les municipalités à créer des schémas de mutualisation visant à développer davantage ces établissements. Soumises à de fortes tensions budgétaires ces dernières années, les communes ont des avantages à tirer du regroupement, au-delà de l’obligation. La hausse des prix de l’énergie ou encore la transition énergétique font peser de nouvelles charges sur les communes. En parallèle, leurs ressources diminuent parfois avec la baisse des dotations forfaitaires, les réformes des indicateurs, l’augmentation de la valeur du point, etc. La mutualisation des services municipaux est un bon moyen de répondre à ces problématiques tout en améliorant le service aux usagers et les conditions de travail. La mutualisation aide aussi à être plus attractif au niveau du recrutement. L’intérêt des postes et la gestion de carrière font partie des points qui peuvent améliorer l’image en tant qu’employeur. Hibyrd propose un accompagnement au niveau de la création et de la régulation du regroupement. Alors, comment faire d’une obligation légale un atout ?
Les enjeux du regroupement pour préserver le service public
Le regroupement des services municipaux relève d’enjeux à la fois financiers, techniques et humains. Il est essentiel de construire la mutualisation sur une vision tournée vers l’avenir, ses impacts sur le plan économique se faisant ressentir au bout d’une dizaine d'années. En effet, les résultats d’un regroupement sont généralement visibles au gré des économies générées par les départs en retraite non remplacés. Cependant, les impacts peuvent apparaître plus rapidement sur le plan technique.
Nous avons pu constater que des événements liés à la situation internationale et une crise sanitaire ont des répercussions sur l’ensemble de la société. Le dérèglement climatique fait déjà sentir ses effets et peser des coûts, notamment sur les collectivités. Dans ce contexte, la mutualisation permet de développer et de maintenir une offre de service public de qualité.La mutualisation de compétences peut prendre plusieurs formes, elle peut être ascendante ou descendante entre communes et EPCI. Lors d’une mutualisation ascendante, tout ou partie d’un service communal est transféré à l’EPCI. Lorsqu’un service municipal dans un domaine faisant l’objet d’un transfert de compétences conserve des agents, il existe une obligation de mettre ces agents à dispositions de l’EPCI. Dans le cas de la mutualisation descendante, l’EPCI met des agents, voire des services, à disposition des communes membres. La mutualisation peut aussi prendre la forme de la création d’un service commun.
Une mutualisation de compétences, d’achats et de projets
Les intercommunalités sont plutôt jeunes, elles ont pour la plupart entre 10 et 15 ans. Elles doivent peu à peu mutualiser des moyens techniques dans différents domaines pour assurer les compétences qui leur sont transférées. Par exemple, lorsqu’une communauté de communes acquiert le statut de communauté urbaine, elle doit se doter de la compétence « voirie ». La mutualisation des achats, de matériaux ou de véhicules, est aussi un moyen de rationaliser les coûts. Le prix d’achat diminue, ainsi que le nombre de personnes affectées à la gestion des achats.
Au-delà de la question économique, le regroupement de services municipaux répond à des enjeux environnementaux de plus en plus pressants. Le décret tertiaire Innovation de la loi ELAN de 2018 impose aux collectivités une réduction de la consommation énergétique des bâtiments de plus de 1 000 m². Celà dépend du choix de l’année de référence entre 2010 et 2020 : la réduction doit être d’au moins de 40% d’ici 2030 par rapport à 2010, de 50% en 2040 et de 60% en 2050. Cette baisse de consommation passe en grande partie par la rénovation énergétique, ainsi que par l’installation d’équipements de chauffage performants. Les coûts des travaux et d’achats de matériaux peuvent faire l’objet d’une mutualisation des moyens. Beaucoup de collectivités recrutent également des référents sobriété énergétique dans les intercommunalités afin de les mettre à la disposition des communes. La mutualisation permet aussi l’achat groupé de véhicules électriques, la construction de piscines ou gymnases sobres en consommation énergétique…
Une meilleure offre de service pour les usagers
Historiquement, le développement de l’intercommunalité a permis de créer des offres culturelles et sportives qui n’auraient pas pu voir le jour à l’échelle d’une commune. La question n’est pas seulement le financement de la construction des infrastructures, mais aussi l’entretien, la gestion et le coût des dépenses en énergie.
Les services mutualisés peuvent être multiples :
- Médiathèque et relais de médiathèques ;
- Salles de spectacle ;
- Piscines ;
- Services ressources humaines ;
- Services de marché ;
- Systèmes d’information géographique ;
- Matériel de déneigement ;
- Gestion des points lumineux, etc
Certaines collectivités se retrouvent confrontées à la question de la conservation ou non de certaines compétences. On peut alors mettre en place des séminaires de compétences pour s’interroger sur le périmètre d’action. C’est-à-dire savoir quelles compétences garder et quels moyens donner aux compétences qu’on assure. Il est essentiel de s’interroger régulièrement sur des enjeux du service public en constante évolution afin de répondre au mieux aux besoins des usagers.
Une amélioration des conditions de travail au service de la marque employeur
Il devient difficile de recruter sur des postes techniques demandant une forte expertise, comme la menuiserie par exemple. Des collectivités décident d’externaliser sur ces métiers en tension quand d’autres veulent conserver des compétences fortes. Le choix de conserver ces métiers valorise le travail d’agents déjà présents sans faire appel à des prestataires externes. Les services techniques ne sont pas les seuls à être concernés par la mutualisation des compétences pour pallier le manque d’effectif. Les métiers de la jeunesse et de la petite enfance font aussi l’objet de ce type d’opérations. Ces profils sont de plus en plus difficiles à recruter et à conserver. Sur ce type de métier souffrant d’un fort absentéisme, les remplacements sont également plus faciles à gérer dans les grandes équipes.
La question de l’attractivité et de l’avantage de travailler dans la fonction publique se pose particulièrement depuis la mise en place des 1 607 heures annuelles. Les DGS et DRH se demandent aujourd’hui comment recruter sur des postes dans l’animation, mais aussi des chauffeurs ou infirmiers par exemple. En regroupant ce type de compétences dans un EPCI, on peut offrir des avantages aux agents, tels que des tickets restaurant ou une hausse de la participation employeur sur la complémentaire santé… Plus la structure est grosse, plus les salariés peuvent bénéficier d’avantages. Une opération de regroupement offre aussi de meilleures perspectives d’évolution de carrière ou encore de la possibilité de pratiquer le télétravail. C’est enfin un moyen d’offrir un régime indemnitaire plus attractif, régime qui varie selon la taille et les ressources des collectivités.
Se faire accompagner pour lever les freins à la mutualisation
En tant qu’expert de la transformation des organisations du secteur public, Hibyrd intervient pour accompagner la mise en place du regroupement de services municipaux ou pour en faire le bilan. Il s’agit alors de voir ce qui a fonctionné et ce qui doit être amélioré. Au-delà des chiffres, notre accompagnement porte aussi sur le volet humain. De nombreuses intercommunalités se sont développées en peu de temps, au risque de perdre du sens pour les personnes. Durant notre accompagnement, nous identifions les risques, puis mettons en place un dialogue. En tant qu’intervenant impartial, nous aidons à fluidifier la communication sur le sujet et entre les personnes. Nous privilégions la coconstruction afin de remobiliser les équipes. Nous redonnons du sens en mettant en avant les bénéfices du regroupement pour chaque acteur, agents comme élus.
Nous avons aussi la capacité de suivre les projets dans le temps. Une mission ne s’arrête pas au rapport. Nous adoptons une démarche dans un esprit « lean », à la recherche d’une amélioration continue. Cette approche permet d’ancrer le projet de regroupement des services municipaux et de garantir son succès à terme.
