Quelle méthode projet pour la fonction publique ?

Longtemps perçu comme un concept réservé au secteur privé, le mode projet participe à rendre les organisations publiques plus agiles, ouvertes et efficaces. Hibyrd vous donne des clés pour mieux appréhender un sujet qui peut constituer un levier puissant pour votre organisation. En adoptant une méthode projet, les administrations agissent sur leurs performances certes, mais souvent aussi sur leur attractivité, jusqu’à réduire l’absentéisme. Quels avantages tirent les administrations en adoptant le mode projet ? Et quelles sont les caractéristiques des différentes méthodes qui en découlent ?

Qu’est-ce qu’une méthode projet dans la fonction publique ?

Le mode projet est la mise en application par une organisation d’un concept appelé la méthode projet. Ce mode d’organisation est largement répandu dans l’univers des start up et des grandes entreprises où l’on mise depuis longtemps sur une approche collaborative au sein des équipes. Concrètement, le mode projet est une organisation du travail qui passe par l’utilisation d’outils et d’une méthodologie commune. Il apporte une approche plus participative du travail et un nouveau mode managérial.
Le mode projet est particulièrement adapté au secteur public car il vient apporter des solutions à certains de ses défis organisationnels. Les organisations publiques comptent une multitude de métiers (en moyenne 280 dans une collectivité territoriale). Il peut également y perdurer une culture hiérarchique très pyramidale, laissant peu de place à la délégation et à l’initiative individuelle, pourtant moteur d’amélioration. Le mode projet se trouve à la croisée des métiers, il favorise la collaboration entre les services afin de créer un écosystème territorial plutôt qu’une organisation fonctionnant en mode silo.
L’instauration de méthodes projet a été poussée par des lois, circulaires, décrets, dont la loi de transformation de la fonction publique de 2019. Alors que le mode projet était jusque-là adopté à un niveau individuel, certaines organisations publiques s’en sont emparées et l’ont retranscrit dans leur culture organisationnelle.
Cette nouvelle culture plus collaborative donne également lieu à une réflexion sur l’aménagement des bureaux des collectivités et administrations d’État (réflexion encouragée par la circulaire Borne du 8 février 2023). En ce sens, la solution flex office est aujourd’hui expérimentée dans de nombreuses organisations publiques. Ce nouvel aménagement, plus ouvert et aux pièces multi-usages, matérialise physiquement l’ambition du mode projet de travailler en transversalité aux interactions en transversalité.

Pourquoi adopter le mode projet dans la fonction publique ?

La fonction publique peut tirer de nombreux avantages de l’adoption du mode projet :
- Sortir de la logique de silos pour travailler en transversalité, en incluant les fonctions supports pour répondre aux besoins de compétences spécifiques selon les projets. Chaque membre de l’équipe projet se voit attribuer un rôle et des responsabilités, ce qui constitue un levier d’engagement.
- S’ouvrir à des logiques d’innovation pour répondre aux enjeux actuels de la fonction publique. En effet, selon les projets, on passe par les étapes de réalisation d’un benchmark, d’une étude de faisabilité, d’une analyse de risques, d’une étude d’opportunités…
- Adopter un langage commun qui permet de faciliter la coopération et d’apporter du sens. Cela se produit lorsque les équipes partagent les mêmes outils et communiquent en utilisant les termes utilisés en groupe de travail.
- Mener une réflexion sur les objectifs opérationnels pour mieux penser l’utilité du projet vis-à-vis du territoire. Managers et élus peuvent avoir tendance à être entraînés dans une logique de répétition dans l’action publique. Le processus de structuration du projet les amène à s’interroger sur l’utilité de l’action au regard de l’actualité, des attentes des bénéficiaires et de l’environnement.
- Apporter des outils d’évaluation, qui, dans la même logique, aident à la prise de décision et permettent d’évaluer la performance de l’action publique. Ces outils sont des indicateurs et des objectifs définis en fonction de l’organisation et du contexte.
- Introduire l’amélioration continue et le changement dans la culture de l’organisation. Les administrations entrent généralement dans une méthode projet pour l’efficience alors que c’est plutôt la transformation sur le long terme qu’il faut viser. Contrairement à la gestion courante, derrière le mode projet, il y a une volonté d’aller d’un pour A à un point B tout en initiant un changement.
- La valorisation des compétences des agents, à titre individuel. Il peut s’agir de compétences qu’ils possèdent déjà et qui sont alors reconnues. C’est aussi une opportunité de sortir du quotidien pour se lancer dans un projet motivant et travailler en collaboration avec d’autres personnes.
- Améliorer l’attractivité et ainsi lutter contre la difficulté des recrutements dans la fonction publique. L’attractivité joue aussi sur la conservation des talents et sur le phénomène d’absentéisme dans le secteur public en proposant des missions variées et en créant de la diversité dans le quotidien.

Quelles sont les méthodes projet les plus répandues ?

Il existe deux principales catégories de méthodes pour travailler en mode projet.
Avec les méthodes projets planificatrices, le projet est cadré, des objectifs fixes sont définis, ainsi que des jalons permettant de réaliser des points d’étape. Le projet se déroule jusqu’à son évaluation en suivant un rétroplanning arrêté.
Dans le cas des méthodes agiles, le déroulement est plus adaptatif. Il n’y a pas de planification à moyen terme, mais plutôt à la semaine ou au mois. La gestion se fait en fonction de l’urgence et de la valeur ajoutée. Ce qui est le plus utile pour l’avancée du projet sera alors réalisé en premier. On se base, par exemple, sur la loi de Pareto aussi appelée règle des 80/20. Cette technique permet de hiérarchiser les tâches les plus importantes. La programmation des actions est mouvante, elle se fait au regard des personnes présentes dans l’équipe et de la mise à jour des besoins des usagers.
On distingue deux méthodes agiles. La méthode Scrum est adaptée aux petites ou moyennes équipes qui travaillent sur des projets simples. L’organisation interne est gérée grâce à des outils comme Trello. La méthode SAFe se situe à une échelle macro, impliquant plusieurs services, toute l’organisation, voire des organisations externes. Elle concerne des projets complexes qui nécessitent un cadre organisationnel structuré.

Quel(s) accompagnement(s) d’Hibyrd pour adopter une méthode projet ?

Hibyrd est une société de conseil spécialisée dans le service public qui exerce depuis 23 ans. Nous avons développé une expertise du secteur public, de ses problématiques et de ses enjeux. Au sein de la communauté de près de 1 500 consultants que nous avons constituée, nous comptons des experts de l’accompagnement des organisations publiques qui travaillent régulièrement sur des missions relatives aux méthodes projet. Ils interviennent selon deux approches distinctes, qui peuvent être appliquées de manière complémentaire, ou indépendamment, selon la maturité du projet.
L’approche d’ordre stratégique est une aide à la co-construction d’une culture du mode projet. Il s’agit d’un accompagnement à l’élaboration d’une méthodologie spécifique à l’administration au regard de sa saisonnalité, de ses activités et des services qu’elle rend. Nous aidons l’organisation à définir une façon de se structurer qui prenne compte de sa raison d’être. Nous travaillons sur les outils et méthodes de pilotage du projet avec le DGS et les autres personnes chargées de la gestion. La méthode projet se diffuse ensuite au sein des services. En cas de besoin, des ateliers et groupes de réflexions peuvent être menés avec la direction et les managers.
L’accompagnement peut aussi être une réflexion plus opérationnelle, qui part de la conception d’outils jusqu’à leur déploiement. Une fois que la structure et la culture ont été créées, elles ont besoin de se manifester de manière concrète. Des outils bien ajustés (fiches projets, plannings partagés…) sont co-construits avec les agents, ce qui les aide à s’emparer du mode projet. Ces outils aident aussi au pilotage global. Par ailleurs, on s’interroge sur l’impact du changement à l’échelle de l’agent, sur sa façon de travailler et la répartition de sa charge de travail. D’un point de vue RH, il faut travailler sur la modification des fiches de poste pour qu’elles reflètent au mieux le nouveau mode de fonctionnement. Il faut aussi penser en amont à la reconnaissance des agents qui voient leur métier et missions changer.
Enfin, Hibyrd adopte une approche hybride, Hilearn®, mêlant expertise technique et accompagnement humain, prenant en compte des enjeux relationnels et comportementaux. Cela permet aux organisations que nous accompagnons de se transformer en profondeur, notamment en faisant évoluer leurs dynamiques relationnelles.

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