Est-ce que l'Open Data est un projet spécifique à la DSI ?

L’ouverture des données publiques relève du droit de chaque citoyen à connaître les actions des élus et des agents du service public. Cette notion de droit d’accès aux documents publics a été introduite par la Convention du Conseil de l’Europe sur l’accès aux documents publics de 2009. La possibilité d’accéder et de réutiliser des données donne une opportunité à la société civile et aux entreprises de s’informer, mais aussi de prendre part à l’évolution de la société. L’ouverture des données revêt un enjeu démocratique, en améliorant la qualité du débat public. Elle permet aussi aux collectivités d’innover et d’améliorer leur organisation interne.
Les opérations relatives au numérique sont du ressort de la DSI, la Direction du système d’information. Cependant, les données publiques étant produites par l’ensemble des services d’une collectivité, quel rôle jouent les autres agents dans une démarche open data ?

L’open data, un sujet urgent et source de progrès pour les mairies

L’ouverture des données est non seulement un impératif légal, mais aussi une opportunité pour les mairies d’améliorer leur fonctionnement.

Qu’est-ce que l’open data ?

Le terme open data désigne une démarche qui consiste à partager des données produites par le service public sur des plateformes en ligne libres d’accès. La loi pour une République Numérique de 2016 fait de l’open data une obligation au sein des administrations. Seules les collectivités territoriales de moins de 3 500 habitants et comptant moins de 50 agents en sont exemptées. En octobre 2021, 715 collectivités locales dont 456 mairies avaient déjà sauté le pas de l’open data. Si la grande majorité des métropoles françaises se sont déjà lancées, ce sont aujourd’hui les collectivités de petite et moyenne taille qui rejoignent le mouvement. Les thématiques des données mises à disposition concernent principalement les équipements, l’administratif, le transport, l’environnement et la citoyenneté.

Comment l’open data encourage la modernisation ?

L’open data des collectivités accompagne la modernisation des services publics. En se lançant dans l’état des lieux de ses données, une mairie est amenée à en réorganiser la gouvernance. Elle fait un pas de plus vers la digitalisation et repense ses systèmes d’informations (SI). Le sujet des SI va prendre de plus en plus d’ampleur dans la fonction publique au fil du temps. En effet, les données sont utilisées pour établir des tableaux de bord et faciliter les processus de décision. Ces informations doivent être fiables, complètes, à jour et dans un format exploitable.
La méconnaissance du sujet constitue le principal frein à la mise en place de l’open data dans les mairies. N’étant pas maîtrisée, l’ouverture des données n’est pas placée dans les priorités face à d’autres thématiques du quotidien. Pour pallier ces blocages, Hibyrd veille à inclure l’acculturation dans sa démarche open data auprès des mairies. La première étape de notre intervention consiste à former sur les enjeux, les objectifs et les modalités de l’open data.

Comment monter un projet open data transversal, impulsé par la DSI ?

Tout agent de la fonction publique doit être capable de rendre des comptes aux citoyens, l’open data est une opportunité de mettre ce principe en pratique. Tous les services d’une collectivité produisent et utilisent de la data. Les agents ont donc tous un rôle à jouer dans la gestion des données. Dans un projet open data, les techniciens de la donnée centralisent les bases de données et les mettent en ligne. Mais ce sont les agents qui sont à même de caractériser les données à extraire. Ils définissent notamment leur degré de confidentialité, décidant de ce qui peut être inclus dans le projet open data.
Lorsqu’une démarche open data est mise en place dans une mairie, c’est la DSI qui gère et organise les opérations. Selon la méthode mise en place chez Hibyrd, la DSI devient à la fois porteuse de projet et médiatrice. Une personne est tout d’abord désignée chef de projet open data au sein de la DSI. Cette personne référente se charge des relations avec les chefs de service et les agents au sujet de l’open data. Elle est chargée de l’acculturation des personnes sur le sujet de l’open data, elle explique la démarche et fédère autour du projet. Le chef de projet open data récolte les informations nécessaires à la structuration des données, rassemble et organise les données, puis les publie sur un portail open data.
Si le rôle de la DSI est central - et indispensable pour la gestion de l’aspect technique - la mise en œuvre du projet open data ne peut être menée à bien qu’à condition que l’ensemble des équipes s’implique. Cette technique de travail, développée par Hibyrd, favorise les échanges, l’entraide et l’implication de chacun.

Une opportunité de valoriser le travail des agents et de fédérer en interne

Les métiers et les missions du service public sont parfois mal connus des citoyens. L’open data améliore la perception des administrés sur les rôles du service public. En disposant librement de ces informations, ils peuvent aussi constater des difficultés auxquelles font face les acteurs publics. Cette reconnaissance nouvelle de leur travail améliore la motivation des agents tout en renforçant les relations entre mairie et citoyens.
L’ouverture des données peut être une opportunité pour les citoyens de disposer d’informations nécessaires pour participer à l’action publique. La société civile et les entreprises utilisent ainsi les données pour émettre des propositions d’amélioration à destination des collectivités et créer des outils au service des citoyens.
Si le projet open data d’une mairie est mené de manière transversale, il devient aussi fédérateur en interne. Dans le cadre de notre accompagnement open data, nous organisons des ateliers de sensibilisation qui réunissent les responsables de différents services. Ces échanges inter services permettent aux agents de monter en compétences et d’améliorer leur compréhension du travail des autres.

Hibyrd vous accompagne dans l’ouverture des données de votre mairie

À travers la démarche Hilearn, Hibyrd engage le collectif dans les projets open data des mairies. Cet engagement passe par l’acculturation et la montée en compétence des services. Il est primordial d’informer les équipes sur les enjeux et le déroulé du projet pour bénéficier de leur implication totale. Notre intervention en mairie consiste au lancement du projet open data en mettant en ligne huit jeux de données sélectionnés. Cette première impulsion a pour but de mettre la DSI, mais aussi l’ensemble des agents, sur la voie de l’administration apprenante.
La démarche open data Hibyrd se déroule en plusieurs étapes :
- Identifier le chargé de projet open data au sein de la DSI et accompagner sa montée en compétences
- Guider cette personne dans la récupération des données en lui fournissant des outils. Notre méthode consiste à compiler les informations de chaque service concernant leurs données : leur nature, leur format, le temps nécessaire à leur récupération et les éventuels besoins de mise à jour
- Accompagner le référent open data dans la publication de données et le choix du portail. Il existe des portails nationaux et régionaux, chaque collectivité choisit la meilleure solution pour la publication de ses données
Nous vous accompagnons tout au long du processus open data, afin d’améliorer la qualité de vos données, d’accélérer et de sécuriser leur circulation comme leur exploitation.
En tant que co-créateurs de données publiques, tous les agents d’une mairie doivent être impliqués dans la démarche d’ouverture des données pour en assurer la réussite. La DSI occupe une place majeure, elle doit porter le projet dès le départ. Elle continue ce portage en accompagnant les services autant sur la sensibilisation aux enjeux que sur les tâches opérationnelles. Elle est progressivement amenée à adopter une posture nouvelle, plus à l'écoute des services. Grâce à l’implication de la DSI dans les actions métiers, notamment via la mise en relation des référents open data de chaque service, la communication interne gagne en qualité.
Une collectivité qui ouvre l’accès à ses données améliore également la motivation de ses agents, dont le travail bénéficie d’une reconnaissance nouvelle de la part des citoyens. La mairie apprend à mieux gérer ses données durant le processus et instaure de nouvelles relations basées sur la transparence avec les citoyens. Avant de lancer votre projet open data, contactez-nous pour bénéficier de l’expérience des consultants de notre société de conseil Hibyrd, expert de la transformation des organisations depuis 2001.

Pour en savoir plus, contactez un consultant open data Hibyrd