Schéma Directeur Informatique (SDI) : le cas particulier des collectivités territoriales

La création du schéma directeur informatique (SDI) est une étape essentielle pour le développement d’un système informatique. Son rôle est tout aussi crucial dans le secteur privé que dans le public, où il vient contribuer au maintien de la qualité du service public. Le SDI des collectivités locales répond à des enjeux spécifiques. Il doit s’aligner avec les objectifs du mandat, garantir l'interopérabilité des systèmes dans un environnement aux multiples métiers et intégrer de nouveaux outils technologiques. Sa création, qui requiert une vision d’ensemble, peut être réalisée en interne ou accompagnée par un spécialiste externe.

SDI, SDN dans les collectivités, quelles distinctions et quels liens ?

Le SI (système d’information) rassemble les données, équipements informatiques, systèmes d'exploitation, réseaux, logiciels métiers/techniques et les personnes qui permettent à l’organisation de fonctionner. Il est constitué de plusieurs strates. On retrouve les serveurs informatiques et les ordinateurs individuels tout en bas, puis les logiciels installés sur ces machines ainsi que les réseaux qui les relient. Enfin, la strate supérieure est celle qui régit le fonctionnement global et apporte les fonctionnalités attendues par les utilisateurs métiers. C’est à ce dernier niveau qu’interviennent le schéma directeur informatique et le schéma directeur numérique pour formaliser la planification et le développement du système d’information.
L'approche et la direction que prend le SI sont ainsi formalisées par deux types de documents stratégiques :
- Le SDI, ou schéma directeur informatique, traite des données, des applications, du matériel et des procédures.
- Le SDN, pour schéma directeur numérique, est rédigé en termes moins techniques que le SDI, il traite de l’organisation à un niveau plus global.
Dans une collectivité, le SDI et le SDN sont généralement renouvelés à chaque nouveau mandat car une partie de la stratégie politique oriente le numérique. De cette stratégie découle le schéma global qui est créé pour une période donnée.

Qu’est-ce qui rend la création du SDI plus complexe pour une collectivité ?

Comparé à une entreprise, le schéma directeur appliqué à une collectivité poursuit des objectifs bien spécifiques. Il doit se conformer au projet politique, aux attentes des citoyens et à la complexité de l’organisation de la collectivité aux métiers multiples qui font appel à des besoins différents. Enfin, comme chaque collectivité locale est amenée à collecter et gérer de nombreuses données sensibles, leur protection est un enjeu crucial.

Une stratégie dépendante du projet politique

L’une des grandes particularités des collectivités territoriales , par rapport aux organisations privées, est l’obligation de se conformer au projet de mandat. Le nouveau projet politique se répercute sur le projet d'administration, qui se décline en projets de services. Le le SDI et le SDN sont donc conçus à partir des informations issues du projet de mandature. Des choix en matière d’orientation sociale, de développement économique, de sécurité, etc. sont pris en compte dans ces documents. Les choix stratégiques politiques peuvent aussi être multiples, puisque chaque élu porte son propre projet, dont le SI doit tenir compte. Le DSI devrait donc élaborer un SDN qui tient compte à la fois du projet de mandature et des contraintes internes.

Une grande variété de services et de métiers

Un des défis lors de l’élaboration du SDN d’une collectivité relève du grand nombre d’activités à prendre en compte. Une collectivité locale est composée de services aux spécificités très éloignées : police municipale, petite enfance, culture, social… Le SDI et le SDN doivent prendre en compte les besoins de tous les métiers qui composent la collectivité. Or, une collectivité compte en moyenne 280 métiers différents. Durant le processus d’élaboration du schéma directeur, il est essentiel de faire le point sur ces besoins.
Le DSI s’assure aussi de la compatibilité des logiciels métiers. Les éditeurs de logiciels ont développé une multitude d’applications pour ces métiers. Le DSI doit s’assurer de l'interopérabilité entre ces systèmes.

La protection des données, un enjeu fort

Comme le met en valeur le 24e panorama de la cybercriminalité du Clusif, ce risque touche tout type d’acteur public : mairies, centres hospitaliers, services de secours… Les communes de moins de 25 000 habitants sont particulièrement exposées aux cyberattaques, avec comme conséquences l’interruption des activités, la destruction des données, des pertes financières et une dégradation de l’image de la collectivité.
Il faut aussi noter qu’une grande partie des données traitées par les collectivités territoriales sont sensibles, telles que les données personnelles et sociales des habitants, les informations de marchés publics ou les coordonnées bancaires des agents et entreprises. Face à ces menaces, les collectivités locales doivent mettre en place des mesures préventives. Le SDI doit prévoir l’application obligatoire du RGPD, règlement général sur la protection des données, qui encadre le traitement des données personnelles. La directive européenne NIS 2, qui vise à assurer un haut niveau de cybersécurité, est aussi vouée à être appliquée dans les collectivités d’ici peu.

Une GRC orientée multicanal au cœur du SI

S’il doit tenir compte des besoins des agents, le SDI doit aussi servir les usagers. Les exigences de ceux-ci, tout comme les obligations légales, sont toujours plus fortes en matière de qualité de service et de mise en place d’outils numériques. Les interactions avec les usagers se font désormais via une stratégie multicanale offrant accueil physique, web, email, téléphone, avec de nouveaux lieux d’accueil dans des quartiers éloignés du centre.
La GRC (Gestion des Relations Citoyens) organise cette stratégie d’accueil et d’accompagnement en favorisant la qualité de service et un accès équitable à ceux-ci. La GRC prévoit notamment la traçabilité des demandes des usagers et des réponses qui y ont été apportées, dans le respect de la conformité au RGPD. Il est, par exemple, essentiel de savoir si la demande de l’usager est en cours de traitement, quel service l’a prise en charge et comment elle est traitée. C’est dans ce cadre que le portail citoyen, véritable espace numérique d’où réaliser les diverses démarches administratives, a vu le jour.
Cet impératif de réponse de plus en plus personnalisée aux requêtes des citoyens implique non seulement une bonne organisation des équipes, mais aussi la possibilité de faire interagir les différents systèmes. Ainsi, il devient possible d’envoyer une seule facture pour plusieurs prestations (cantine scolaire, abonnement sportif, centre de loisirs…). Ainsi l’usager devient l’élément central au cœur du système d’information de la collectivité.

Quelles sont les contraintes à surmonter lors de la création du SDI pour une collectivité locale ?

Le SI des collectivités fait face à de nouveaux défis que le SDI doit aider à surmonter. Les collectivités disposent de moyens financiers et humains limités. Elles doivent lancer de nouveaux chantiers comme l’open data et prévenir les cybermenaces. Enfin, de nouveaux outils numériques à destination des citoyens viennent s’ajouter aux services existants.

Des moyens pas toujours corrélés à la taille de la collectivité

La nécessité d’établir un SDI concerne les collectivités locales de toute taille. Seulement, les plus petites disposent généralement de moyens financiers et humains moins importants. On y retrouve pourtant la grande variété de métiers évoqués précédemment dans toutes les collectivités. De plus, le problème de l’absentéisme dans le secteur public et des difficultés de recrutement de talents perturbent l’organisation interne tout en reportant une partie de la charge de travail sur d’autres agents.
L’une des solutions peut être d'externaliser le côté "vision stratégique" sur les épaules d'un DSI de transition à temps partagé. Dans de petites collectivités, le service informatique, en effectif restreint, est souvent pris par les tâches du quotidien et ne dispose pas de moyens ni de temps pour travailler sur des projets de planification comme le SDI.

Concilier ouverture et sécurité des données

Les collectivités locales ont l’obligation de rendre leurs données publiques, c’est ce qu’on appelle l’open data. Cette démarche est bénéfique pour la collectivité. Elle répond à une attente de transparence de l’action publique et favorise la création de projets innovants, notamment dans le domaine de la transition écologique, à l’initiative d’organisations privées.
La mise en place d’une démarche open data dans une collectivité requiert un travail de création de stratégie, d’organisation des données, d’amélioration de leur qualité et éventuellement de formation des personnes. Toute cette démarche doit être prise en compte dans le SDI.
Parallèlement, les collectivités territoriales doivent lancer des chantiers qui nécessitent l'ouverture de leurs systèmes d'informations, les exposant d'autant plus aux cybermenaces (travail collaboratif, accès à des services métiers depuis internet : application RH par les collaborateurs, applications de services techniques par les usagers/associations..., la gestion technique des bâtiments par des prestataires, le télétravail ...). Il faut donc s’assurer de tout mettre en œuvre pour maîtriser ce risque en parallèle.

L’essor des nouvelles technologies dans les collectivités

Les nouveaux outils numériques se développent pour soutenir l’action publique sur le territoire :
- L’IA est utilisée dans de nombreux domaines dont la vidéoprotection et les marchés publics (pour accompagner le sourcing, la rédaction et l’attribution) ;
- L’internet des objets prête main forte au niveau de la gestion des bâtiments, des éclairages publics et des accès ;
- La collecte de données accompagne la démarche éco-responsable et solidaire des collectivités ;
- Le guichet unique offre un espace d’échange unique aux citoyens tout en améliorant l’efficacité du service public ;
- La gestion collaborative des workflows facilite la communication élus-agents et avec les prestataires ;
- Des outils de travail permettant de travailler en mode projet, en transversalité entre les services ;
- Des outils garantissent la protection des données dans le cadre du développement du télétravail dans la fonction publique ;
- L’archivage électronique est un gros chantier, seulement commencé dans les plus grosses collectivités ;
- “Smart city”, nouveau concept de développement urbain, rend la ville plus adaptative et pratique pour les citoyens.

Pourquoi faire appel à un consultant pour un accompagnement ?

Les équipes internes sont souvent mobilisées sur leurs missions du quotidien, ce qui les empêche de prendre en charge le projet supplémentaire du SDI. Un cabinet de conseil intervient en soutien. Il a aussi l’habitude de travailler en équipe et est capable de mobiliser les personnes autour du projet.
Ce sont aussi les expertises qui peuvent manquer en interne. Le cabinet de conseil est capable de transmettre des connaissances, les bonnes pratiques et procédures issues de sa propre expérience acquise dans des projets similaires. Il établit un diagnostic du système d’information en interagissant les différents acteurs et élabore un SDI sur mesure.
Chez Hibyrd, cabinet de conseil spécialisé dans le secteur public, les consultants et chefs de projets sont issus d’une grande variété de métiers, ce qui nous permet de construire des équipes polyvalentes en fonction des besoins de la mission. Nos consultants ont tous des profils seniors, certains ont même acquis leur expérience en tant que cadre de la fonction publique, ce qui leur offre une vision claire des contraintes et enjeux du secteur.

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