Collectivités : le chef de projet pour accompagner votre transformation numérique
La transformation numérique des collectivités présente des enjeux stratégiques forts sur l'ensemble du territoire, en interne (auprès des agents) et en externe (auprès des administrés). Confier l'accompagnement de cette digitalisation à un chef de projet spécialisé dans la transformation numérique des collectivités vous permet de cadrer l'ensemble des missions. Qu'est-ce qu'un chef de projet ? Quel est son rôle au sein de votre collectivité ? Comment peut-il vous accompagner pour sécuriser le projet ? Les consultants d’Hibyrd experts en gestion de projet de digitalisation vous donnent toutes les informations nécessaires au bon déroulé de cette future collaboration.
Dans cet article
En résumé
- Un rôle de pivot et facilitateur : Faire le lien entre les élus, les directions métiers et la DSI technique.
- Cadrage et expression des besoins : Traduire les attentes des usagers et des agents en spécifications opérationnelles.
- Pilotage et suivi du projet : Garantir le respect du planning, du budget et de la qualité des livrables.
- Accompagnement à l'usage : Organiser les formations et le support pour garantir que l'outil soit adopté par les services.
- Veille et innovation : Proposer des solutions modernes pour améliorer l'efficience du service public local.
Les enjeux du numérique dans les collectivités
Si la transformation digitale de votre collectivité est un projet de taille, c’est parce qu’il concerne l’ensemble des processus en place dans vos administrations, dans votre système d’information ou encore dans votre Gestion de la Relation Usagers (GRU). Les défis de cette nouvelle ère sont donc importants à relever stratégiquement, de l’outillage général du territoire à l’alignement des politiques publiques. Les consultants d’Hibyrd ont choisi de vous parler des deux enjeux principaux auxquels répond la transformation numérique de votre collectivité.
L’enjeu de digitalisation de votre collectivité en interne
Les mairies et leurs élus ont toujours fait face à un défi de rentabilité perpétuelle ; les baisses de dotations ont souvent entraîné une baisse des coûts budgétaires avec laquelle les collectivités doivent composer. La digitalisation des procédés est devenue un objectif essentiel à atteindre, mais il a dépassé, depuis longtemps, le seul enjeu économique qu’il représentait au départ. En effet, initier un projet de transformation numérique de votre commune, c’est mettre en marche une expérience globale différente, notamment en interne, pour les agents et leur offrir un environnement de travail modernisé.
Prenons un exemple plutôt fréquent au sein des collectivités ; les consultants d’Hibyrd ont pu relever différents témoignages dans plusieurs services RH qui nous disent “Avec les outils actuels nous délivrons uniquement les tâches opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la collectivité comme répondre aux demandes des agents, gérer les process de recrutement, informatiser la paie, etc. La digitalisation de certains procédés de la fonction RH qui nous demandent vraiment du temps nous permettrait d’aller vers davantage de conseil, d’analyse de données, de stratégie de recrutement, etc. le vrai rôle d’un RH en somme.”
Digitaliser vos processus internes c’est vous assurer de simplifier la vie de vos agents grâce à la dématérialisation, la centralisation et la fiabilisation de l’ensemble des données interservices. Vous garantissez également un traitement plus rapide de plusieurs tâches chronophages (traitement de dossiers, saisie dans les logiciels, etc.). In fine, vous êtes en capacité de créer une équipe solide et de faire évoluer les personnes contractuelles sur des missions ou des postes plus stratégiques.
L’enjeu de digitalisation de votre collectivité pour la relation avec vos administrés
Digitaliser votre commune c’est répondre à un deuxième enjeu conséquent, celui de développer une relation de confiance entre vos administrés et vos services administratifs. Pour instaurer ce climat propice à de bons échanges avec les agents des collectivités, il est indispensable de créer des services numériques citoyens fiables et de qualité. L’objectif est de centraliser leurs demandes et d’assurer un suivi collaboratif interservices de leurs dossiers, notamment grâce à la mise en place d’un outil de Gestion de la Relation Usager (GRU) ou la création d’un guichet unique par exemple.
Stratégiquement, la démarche de transformation numérique dans votre collectivité vous offre la possibilité d’aller au-delà du simple outillage dans votre relation usagers. Dématérialiser l'administratif, centraliser et sécuriser les demandes des administrés, etc. permet aux élus de se concentrer sur des items à plus forte valeur comme la transformation de l'urbanisation, l’aspect smart city, la mise en œuvre de l’open data.
Le rôle du chef de projet dans votre transformation digitale
La digitalisation ayant pris une ampleur particulièrement grande ces dernières années, les collectivités font face à une véritable pénurie de profils de compétences digitales. Intégrer un chef de projet externe pour vous accompagner dans votre transformation numérique vous apportera un réel soutien.
Le rôle d’un chef de projet en digitalisation des collectivités est de faire le lien entre les besoins métiers et les besoins informatiques, pour poser les méthodologies de projets, réunir et faire avancer les projets. Il est capable de fournir une double compétences et une expertise métier pour sécuriser le dispositif. Bien entendu, un tel projet nécessite de croiser les intelligences et de faire valoir une démarche participative de conduite du changement pour garantir l'implication de l'ensemble des acteurs qu'ils soient élus, agents des métiers supports ou experts techniques.
Les consultants Hibyrd au service de votre digitalisation
Vous l’aurez compris, s’il est un monde qui évolue régulièrement et en permanence, c’est bien l’univers du digital. L’approche Hibyrd et la méthode Hilearn consistent à impliquer dès le début de votre transformation et au sein même de votre équipe projet, des experts de la technologie et des experts de la communication et de l’intelligence collective. Nos consultants limitent ainsi les risques d’incompréhension tout au long du projet.
Nous sommes convaincus, de par nos expériences, que la capacité des chefs de projet à faire dialoguer les expertises des deux mondes (DSI) et directions métiers clientes assurait la réussite de la digitalisation. C’est pourquoi, chez Hibyrd, nos consultants experts des systèmes d'information (SI) et nos consultants métiers renforcent ensemble votre équipe projet.
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