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Accompagnement démarche Qualivilles

Un des paradoxes que rencontrent les collectivités locales réside dans l’accueil des usagers. Alors que ce point de contact représente une vitrine pour les administrés, trop souvent la fonction d’accueil est insuffisamment considérée et prise en compte.

Il existe en effet souvent un manque de professionnalisation des agents chargés de l'accueil, qui se traduit par l’absence de réels processus, l’insuffisance de formation des agents et un défaut d’outillages ou de moyens.

Pourtant, il existe de nombreux remèdes permettant de renforcer la qualité de l’accueil et, plus généralement, des services délivrés : le référentiel Afnor Qualivilles permet, à travers les engagements qu'il porte, d'améliorer l'organisation et de professionnaliser les personnels concernés.

Le label Qualiville présente de nombreux bénéfices stratégiques pour les mairies ; la mobilisation des agents municipaux engagés dans un processus de certification reconnue, la valorisation de démarche qualité de la ville, et bien entendu, le développement de la satisfaction des usagers et l’amélioration des relations. La certification Qualiville propose également des avantages opérationnels non négligeables ; mutualisation des services, création de guichet unique, développement de l’informatisation, guichet électronique, boîte vocale, services à distance, accueil téléphonique, qualité de la signalétique, etc...

Vos enjeux

Les enjeux d’une telle démarche se situe à 3 niveaux :

  • Offrir un accueil et des services de qualité aux administrés. L’exigence grandissante des usagers doit être adressée quel que soit les modes d'accueil (approche multicanal), présentiel, téléphone, courrier, numérique, …
  • Améliorer les conditions de travail des agents. La fonction d’accueil est trop souvent mal valorisée. L’objectif est de professionnaliser cette fonction à travers des processus, des outils et de vraies formations
  • Ajuster l'affectation des ressources humaines face à la baisse des dotations. L’optimisation de la fonction accueil, à travers notamment la polyvalence, permet le redéploiement d'agents au bénéfice d’autres services en tension

Les étapes de l'accompagnement Qualivilles

Pour bénéficier des engagements de service Qualivilles grâce à la certification volontaire représentée dans le référentiel AFNOR et figurer dans la liste des villes certifiées Qualivilles, votre structure peut se faire accompagner par un cabinet de conseil et suivre les étapes d’accompagnement qu’il propose.

Dans un premier temps, un consultant expert vient diagnostiquer votre mairie (vous pouvez réaliser en amont une auto-évaluation), rencontrer vos agents municipaux et analyser le fonctionnement actuel et le système qualité de vos engagements de service. Il rédige alors une synthèse documentaire qui vous donne les axes d’améliorations concernés par le référentiel de services Qualiville.

Dans un deuxième temps, vous passez à la mise en œuvre des actions correctives proposées par votre consultant, qui vous accompagnera dans leur mise en place pour un travail d’équipe optimal.

Dans un troisième temps, vous rentrerez en phase d’audit qui vous permettra d’avoir accès à la certification Qualiville.

Vos bénéfices en travaillant avec Hibyrd

Faire de Qualivilles un projet partagé

La démarche Hilearn® qu'Hibyrd a développé, place l'accompagnement au changement au cœur du projet (avant ses aspects techniques et qualiticiens) et se déploie dès le début du projet. Ainsi, le premier volet n'est pas un audit simple mesurant techniquement les écarts du terrain par rapport aux préconisations du référentiel. Nous le concevons comme un diagnostic partagé permettant à chacun d'apporter sa vision et sa perception et de donner du sens à la démarche. Cette approche participative favorise l'adhésion des personnels impactés en les rassurant et en les valorisant. Ce partage des objectifs et des contraintes mutuelles, dès le départ du projet, place les agents et leurs managers dans une dynamique positive et prépare leur adhésion pérenne à une démarche d'amélioration continue qui optimise les processus et renforce la qualité de vie au travail.

Capitaliser sur vos savoir-faire

La méthodologie participative ne s'arrête pas à l'état des lieux initial. L'approche Hilearn® favorise le recueil des meilleures pratiques de la collectivité. Ces axes d'amélioration sont alors capitalisés, intégrés au plan d'action du projet et ensuite diffusés pour une efficience globale. Chacun retrouve ainsi une partie de ses contributions ce qui permet la valorisation des acteurs ainsi que leur adhésion dans la durée.

Faire vivre la démarche en interne

Un projet qualité possède par définition un début mais pas de fin. Cette amélioration continue doit donc être portée en interne. La démarche Hilearn® vous permet d'identifier les futurs porteurs internes afin de les positionner légitimement dans cette dynamique. Ce transfert de compétences portera autant sur le savoir-faire que le savoir-être de la nouvelle fonction.

Nos références

Hibyrd

L'hybridité depuis
plus de 25 ans

Le meilleur de deux mondes

Notre modèle hybride permet de réunir le meilleur des deux mondes : la capitalisation d'un cabinet de conseil à travers une offre éprouvée, de nombreuses références, une boite à outils méthodologique riche et la puissance d'une communauté de consultants permettant de mobiliser les expertises métiers, qualité, conduite du changement, ...

Des experts métiers et de la relation

Le chemin vers la certification Qualivilles nécessite de prendre en compte les aspects techniques de la norme mais surtout de l'intégrer dans l'écosystème humain de la collectivité. L'hybridité de notre modèle permet d'associer les expertises hard skills (auditeur, designer d'espace, qualiticien...) et soft skills (formateur, spécialiste de la conduite du changement, coach, ...).

Croisons nos intelligences

Les personnes ressources dans les collectivités possèdent une expertise réelle et très souvent une solide expérience. L'approche n'est donc pas de se poser en spécialiste métier mais en animateur d'une coconstruction. Le principe de croiser nos intelligences se décline alors à minima sous deux axes : agents/consultants perettant un échange sur les retours d'expériences interne et l'oeil neuf externe et aussi entre agents facilitant la mutualisation des meilleures pratiques de chacun.

Hibyrd

L'expérience
et l'engagement
d'un cabinet
de conseil

Des solutions
qualitatives
et réélement
sur-mesure

Les ressources
d'une plateforme
de compétences

+ de 500 clients nous font confiance
depuis plus de 25 ans

Envie d'aller plus loin ?

Hibyrd,
le consulting avec un H

H comme hybridité. Ce concept, emprunté à la biologie, nous inspire depuis notre création en 2001.

Hilearn™, la démarche qui rend les organisations apprenantes

Apprendre de l'expérience pour renforcer coopération, autonomie et capacité de transformation.

Un projet,
parlons-en !

Échangeons sur vos enjeux pour construire des solutions adaptées et opérationnelles dès les premières étapes.

Vous avez des questions

Pouvez-vous accompagner mon organisation publique dans sa démarche qualité ?

Tout à fait. Notre cabinet de conseil en qualité se positionne comme l’un des leaders du consulting en qualité auprès des organisations publiques. Depuis la création de notre société il y a plus de 25 ans, nous accompagnons collectivités territoriales, collectivités locales, administrations et établissements publics dans la mise en œuvre et l’optimisation de leur démarche qualité. En effet, la qualité n’est aujourd’hui plus la chasse gardée du secteur privé : elle doit être intégrée dans l'ensemble des missions du service public pour assurer l’efficacité des services rendus et améliorer la satisfaction des usagers. Nous identifions, pour votre organisation, un consultant qualité expert de la sphère publique, qui maîtrise l’ensemble des référentiels en vigueur (Qualipref, Marianne, Qualivilles…) et qui connaît par cœur les enjeux et problématiques spécifiques à votre secteur.

En quoi ma démarche qualité peut-elle être un levier de performance ?

Outre des enjeux de mise en conformité réglementaire, la mise en place d’un système de management de la qualité performant répond à des enjeux stratégiques de premier ordre. En optimisant vos processus, en harmonisant vos pratiques et en alignant vos équipes sur les mêmes standards de qualité, vous gagnez en efficacité, vous améliorez la satisfaction client et valorisez votre image de marque. De plus, vous réduisez considérablement vos coûts opérationnels (moins de rebuts, baisse des erreurs, du gaspillage et des défauts de fabrication, meilleure allocation des ressources…) et gagnez en marge de manœuvre. La qualité est ainsi un levier incontournable pour maximiser les performances et renforcer la compétitivité de votre entreprise ou de votre organisation publique.

Quelles missions peut réaliser votre cabinet de conseil en qualité ?

Voici quelques exemples de missions que peut réaliser notre cabinet de conseil en qualité :

  • Diagnostic qualité (analyse de l’existant, identification des dysfonctionnements et des axes d’amélioration…) ;
  • Détermination du SMQ le plus adapté ;
  • Mise en place ou optimisation d’un SMQ ;
  • Accompagnement à la certification de normes ou référentiels (ISO 9001, ISO 26000, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 14001, Qualivilles, …) ;
  • Formation des équipes et actions de sensibilisation aux enjeux qualité, sécurité, environnement ;
  • Accompagnement du changement ;
  • Pilotage de la qualité et mise en place d’une démarche d’amélioration continue ;
  • Audit à blanc sur tous types de certifications et labels ;
  • Accompagnement au traitement des non-conformités ;
  • Pilotage de tout projet en lien avec la qualité, la sécurité et l’environnement (gestion des RPS - Risques psychosociaux ; mise en place d’une démarche RSE ; rédaction du document unique d’évaluation des risques professionnels - DUERP…) ;
  • ...

Nous pouvons également mobiliser un Directeur qualité de transition pour gérer une crise ou combler une vacance de poste afin d’assurer la continuité opérationnelle jusqu’au recrutement d’un nouveau responsable.

Notre offre de conseil en qualité s’adresse aux entreprises de tous secteurs d’activité (agroalimentaire, industrie, énergie, transport, banque, assurance, distribution, aéronautique, IT, construction & BTP, luxe, pharmaceutique…).

Quelles sont les normes qualité maîtrisées par vos consultants ?

Notre communauté regroupe des consultants qualité maîtrisant tous types de normes et référentiels métiers, que ce soit pour le secteur privé ou public :

Les consultants Qualité mobilisés maîtrisent ainsi parfaitement les normes, exigences réglementaires et enjeux propres à votre secteur et peuvent vous accompagner dans l’ensemble de vos démarches de certification et mises en conformité.

Pourquoi faire appel à un cabinet de conseil en qualité ?

Faire appel à un cabinet de conseil en qualité, c’est avant tout bénéficier d’un regard extérieur neutre, stratégique et riche de nombreux retours d’expérience. Le recul du consultant en qualité lui permet d’effectuer un diagnostic impartial, lucide et exhaustif de vos pratiques actuelles et d’identifier avec précision les dysfonctionnements existants, ainsi que les opportunités d’amélioration souvent difficiles à déceler en interne.

Chez Hibyrd, nos consultants qualité ne se contentent pas d’appliquer des modèles théoriques. Ils abordent vos enjeux qualité de façon très pragmatique et opérationnelle. Leurs forces : une solide expérience de terrain, une vision stratégique et un accompagnement méthodologique éprouvé. Ces atouts leur permettent de déployer des actions concrètes, pertinentes, avec des résultats concrets. En outre, ils maîtrisent parfaitement les normes et référentiels métiers en vigueur dans votre secteur d’activité (ISO 9001, ISO 26000, ISO 14001, Qualivilles…), ainsi que l’ensemble des outils qualité (PDCA - Plan, Do, Check, Act, lean management, méthodes agiles, méthode Kaizen, Six Sigma…).

Ils vous aident à faire de votre démarche qualité un levier de compétitivité, d’excellence opérationnelle et de satisfaction client et à intégrer votre système de management de la qualité au sein même de la culture de votre organisation.